absensi karyawan

7 Sistem Absensi Karyawan yang Perlu Diketahui HRD, Ada Manual dan Digital!

Employee attendance atau absensi karyawan adalah sebuah sistem yang digunakan untuk melacak kehadiran karyawan di suatu perusahaan. Keberadaan sistem ini sangat penting dalam suatu organisasi dalam rangka menjaga efektivitas sistem kerja. Bahkan di beberapa perusahaan, sistem absensi perusahaan juga berdampak pada perhitungan gaji. Kini berkat digitalisasi sistem absensi karyawan, semakin memudahkan tugas HRD di banyak perusahaan. Sistem absensi seperti apa yang perlu dimiliki perusahaan? Manual atau digital? Untuk itulah kita akan mengulas berbagai sistem absensi karyawan yang perlu diketahui oleh HRD perusahaan.

Pentingnya Sistem Pelaporan Kehadiran Karyawan

Kehadiran atau attendance mengacu pada sistem yang melacak kapan waktu karyawan mulai dan berhenti bekerja. Sistem pelacakan ini memungkinkan pemberi kerja atau perusahaan dalam memantau jam kerja karyawan, datang terlambat, datang awal, waktu istirahat, hingga ketidakhadiran karena alasan tertentu.

Berikut ini adalah alasan pentingnya sistem pelaporan kehadiran karyawan bagi sebuah perusahaan:

  • Melacak Kehadiran Karyawan

Alasan pertama pengadopsian sistem untuk melacak kehadiran karyawan adalah untuk mengontrol kehadiran dan waktu masuk kerja karyawan. Perusahaan dapat mengamati seberapa sering karyawannya datang terlambat, pulang lebih awal, atau bekerja melebihi jam kerja normal.

  • Mendapatkan Data yang Komprehensif dan Terintegrasi

Sistem absensi karyawan ini membantu perusahaan untuk menghimpun dan mencatat data karyawan dengan benar. Di samping itu, ini akan memudahkan departemen SDM dalam menentukan jumlah pekerja yang tidak hadir atau tidak masuk kerja.

  • Komponen Penilaian Kinerja Pegawai

Sistem absensi yang akurat akan membantu organisasi untuk mengevaluasi kinerja karyawan. Apakah performa mereka baik atau sebaliknya dapat disimpulkan dari rekaman kehadiran karyawan.

Jenis Sistem Absensi Karyawan di Perusahaan

Umumnya, terdapat dua jenis sistem absensi, yaitu manual dan digital/aplikasi. Berikut ini adalah penjelasan lengkapnya:

Sistem Manual

absensi karyawan

Sumber: Freepik

Absensi berbentuk manual mengharuskan karyawan untuk mengisi waktu kehadiran mereka sendiri. Sistem manual terbagi menjadi dua jenis:

1. Absensi Berdasarkan Buku (Attendance Based on a Book)

Jika seorang karyawan datang ke kantor atau pergi untuk keperluan tertentu, mereka harus menuliskan waktu di buku kehadiran. Biasanya dicantumkan nama karyawan, waktu kedatangan, dan tanda tangan.

2. Sistem Analog

Pada sistem analog, setiap karyawan memiliki kartu absensi yang digunakan untuk mencatat kehadirannya sendiri, mirip dengan buku absensi.

Sistem Digital

absensi karyawan

Sumber: Freepik

Sistem digital yang diaplikasikan dalam pencatatan kehadiran karyawan, saat ini telah digunakan secara luas di banyak perusahaan karena dinilai lebih aman dan sukar untuk disabotase. Adapun beberapa jenis sistem digital dan pencatatan kehadiran karyawan adalah:

3. Sidik Jari (Fingerprint)

Pengertian sistem sidik jari dalam pencatatan kehadiran karyawan ini membutuhkan sidik jari karyawan untuk masuk dan keluar saat jam kerja. Kelebihan dari sistem digital ini adalah tidak mudah untuk dimanipulasi karena autentik. 

4. Pengenalan Wajah (Face Recognition)

Sistem pengenalan wajah lebih rumit jika dibandingkan sistem fingerprint. Sistem ini memeriksa potret wajah dan mata manusia yang telah direkam sebelumnya pada sistem. Jika wajah Anda cocok dengan data yang terekam dalam sistem, artinya Anda telah berhasil masuk dan keluar.

5. Sistem Berbasis Situs Website (Website-based System)

Setiap karyawan diharuskan mengakses situs website untuk login sebelum masuk dan keluar dari kantor. Prosedur umum yang diterapkan dalam sistem berbasis website ini dimulai dari menelusuri situs web, memasukkan nama pengguna dan kata sandi, dan login.

Sistem absensi karyawan ini memang cepat dan mudah. Namun kekurangan dari sistem absensi berbasis web adalah memerlukan koneksi internet yang stabil dan cepat untuk mencatat kehadiran Anda.

6. Kartu Magnetik (Magnetic Card)

Sistem pencatatan kehadiran karyawan ini hanya perlu melakukan gesekan kartu magnetik ke mesin. Setelah itu, data kehadiran Anda kan tersimpan pada sistem secara otomatis.

7. Sistem Berbasis PIN (PIN-based System)

Setiap karyawan memiliki PIN atau Personal Identification Number masing-masing yang umumnya berbentuk angka dan huruf atau kombinasi keduanya. Untuk kehadiran karyawan, Anda hanya perlu melakukan secara mandiri dengan memasukkan PIN atau kata sandi ke sistem absensi. Kelihatannya cukup sederhana, namun sistem ini dinilai aman karena sulit dimanipulasi.

Baca juga: Ketentuan Shift Kerja yang Perlu Anda Pahami, Jangan Sampai Overtime!

Demikian ulasan mengenai beberapa jenis sistem absensi karyawan, terdiri dari kategori manual dan digital. Inovasi digital terkait sistem absensi yang menjadi tugas dari HRS tentu akan mempermudah segalanya terutama saat perusahaan ingin melacak kehadiran karyawan dan perhitungan payroll karyawan. Nah, sudahkah perusahaan Anda menerapkan sistem digital seperti demikian?

absensi karyawan

Sebagai software HRD terbaik, BroadwaysHR menyediakan aplikasi digital dengan sistem berbasis cloud dalam menangani urusan HR, termasuk absensi karyawan. Memakai product features kami, Time Management, pencatatan waktu kerja secara fleksibel mengikuti kebijakan perusahaan dalam pengaturan waktu kerja, lembur, ganti libur, dan overtime. Data absensi terkirim secara otomatis dan digunakan untuk perhitungan payroll karyawan. Percayakan kami untuk membantu memenuhi kebutuhan perusahaan Anda akan sistem yang berkualitas. Hubungi kami di sini dan silahkan manfaatkan Free Trial Gratis.