5 Cara Menerapkan Analisis Jabatan, Tujuan, dan Manfaatnya
Analisis jabatan adalah hal yang lumrah terjadi pada sebuah perusahaan. Istilah ini merujuk pada proses menentukan deskripsi kerja serta kualifikasi dan skill yang dibutuhkan untuk posisi/jabatan tertentu.
Proses analisis yang tepat akan membuat seseorang bekerja sesuai dengan kompetensinya, sehingga hal ini akan mendorong pertumbuhan bisnis ke arah yang lebih positif. Simak tujuan, manfaat, dan cara penerapan analisis jabatan yang tepat berikut ini!
Pengertian Analisis Jabatan
Sebelum menjabarkan tujuan, manfaat, dan cara penerapan analisis jabatan, sebaiknya pahami dulu definisinya. Analisis jabatan adalah proses penilaian terhadap posisi atau jabatan tertentu di dalam perusahaan.
Umumnya, perusahaan akan merinci hal-hal yang wajib dipenuhi seorang karyawan saat menjabat posisi/jabatan tertentu, seperti kompetensi dan skill yang dibutuhkan. Hasil analisis tersebut, nantinya juga akan memengaruhi kondisi kerja dan berdampak pada bagian bisnis lainnya.
Proses analisis juga menjadi upaya perusahaan untuk mengumpulkan informasi secara lengkap terkait tanggung jawab, tugas, keahlian, dan lain-lain sebagai pedoman dalam membuat job description pada setiap jabatan.
Untuk hasil yang lebih efektif, perusahaan bisa menerapkan standar profesional kerja yang sama pada proses pelaksanaan analisis. Selain memperhitungkan kualifikasi dan hard skill, perusahaan juga perlu mempertimbangkan penilaian terkait soft skill sebagai persyaratan untuk jabatan tertentu.
Baca juga: Leadership adalah Skill Penting untuk Memajukan Karier, Ini 6 Cara Membangunnya!
Tujuan Analisis Jabatan
Tujuan utama dari analisis jabatan adalah untuk mengetahui kebutuhan perusahaan akan SDM secara seksama. Saat perusahaan mampu menemukan standar kerja pada setiap jabatan, maka hal ini juga akan mempermudah tim HR untuk menemukan kandidat yang tepat saat rekrutmen pegawai.
Analisis jabatan juga menjadi aset berharga pada manajemen sumber daya manusia yang meliputi proses seleksi karyawan, pemberian kompensasi, pelatihan kerja, dan evaluasi kinerja pegawai. Berikut adalah beberapa tujuan penting lainnya yang harus Anda tahu.
1. Memudahkan Proses Rekrutmen
Setiap posisi tentunya memiliki persyaratan kerja yang berbeda-beda. Hal tersebut dapat disimpulkan melalui proses analisis jabatan. Artinya, analisis pekerjaan memudahkan tim HR dalam memilih calon kandidat yang memenuhi kriteria perusahaan dan standar kerja suatu jabatan.
2. Pedoman dalam Menganalisis Kinerja Karyawan
Analisis jabatan juga berguna untuk proses analisis lainnya seperti penetapan standar kerja, penilaian individu, dan syarat-syarat penilaian untuk evaluasi pegawai.
3. Mengontrol Penilaian Pelatihan Kerja
Selain digunakan sebagai pedoman penilaian pada saat rekrutmen kerja dan evaluasi pegawai, hasil analisis jabatan juga dapat diaplikasikan untuk menilai progress karyawan pasca pelatihan kerja. Selain itu, perusahaan juga bisa menyiapkan fasilitas yang tepat saat pelatihan kerja berlangsung.
4. Menghitung Kompensasi yang Layak
Hasil pengumpulan data pada proses analisis juga bisa dijadikan bahan pertimbangan perusahaan dalam memberikan kompensasi yang layak. Selain menjadi landasan dalam penetapan gaji karyawan, analisis tersebut juga dipakai sebagai acuan dalam memberikan tunjangan karyawan dan uang insentif.
5. Menetapkan Beban Kerja
Setiap jabatan punya tanggung jawab dan kewajiban yang berbeda-beda. Semakin tinggi posisi seseorang, maka beban kerja yang harus dipikul juga semakin besar. Dengan kata lain, analisis pekerjaan sangat diperlukan untuk membagi beban kerja secara adil pada setiap posisi.
Baca juga: Ternyata Ini 7 Tugas HRD yang Jarang Orang Tahu
Manfaat Analisis Jabatan di Perusahaan
Sumber: Freepik
Analisis jabatan juga secara nyata memberikan kontribusi besar pada pertumbuhan perusahaan. Kira-kira apa saja manfaatnya? Simak rangkumannya di bawah ini!
1. Menentukan Job Description pada Setiap Posisi
Jenis analisis ini akan membantu tim HR dalam mendeskripsikan gambaran kerja pada setiap jabatan yang ada di perusahaan. Hal ini tentunya akan menambah wawasan manajer atau yang selevel, dalam memahami setiap posisi yang ada di bawah kepemimpinannya.
Di sisi lain, karyawan juga dapat melaksanakan tugas dan tanggung jawab kerja sesuai standar yang perusahaan.
2. Memperbaiki Sistem Evaluasi Kinerja Karyawan
Database yang dihimpun selama proses analisis dapat dijadikan pedoman dalam melakukan evaluasi kinerja karyawan. Dengan kata lain, perusahaan dapat mengukur kompetensi yang dimiliki tiap-tiap pegawai berdasarkan standar kerja yang dibuat oleh tim analisis.
3. Menetapkan Gaji dan Menawarkan Promosi Jabatan
Penilaian kinerja karyawan tersebut nantinya akan menjadi tolak ukur pada penghitungan gaji yang layak untuk setiap pekerja. Tak hanya itu saja, hal ini juga menjadi landasan dalam pengambilan keputusan promosi jabatan pada SDM yang tepat.
4. Memudahkan Problem Solving Terkait Masalah SDM
Penerapan analisis jabatan secara tepat akan memudahkan perusahaan dalam menangani masalah terkait SDM, terutama yang berhubungan dengan pekerjaan. Masalah pun akan lebih cepat tertangani karena perusahaan sudah mengantongi daftar lengkap perihal tanggung jawab kerja pada setiap jabatan.
Baca juga: Ada 6 Metode Penilaian Kinerja Karyawan untuk Keuntungan Bisnis Anda
Begini Cara Penerapan Analisis Jabatan
Sumber: Freepik
Dalam melakukan analisis jabatan, diperlukan langkah-langkah yang tepat agar tujuan perusahaan dapat tercapai sesuai rencana. Terapkan lima cara ini jika ingin perencanaan perusahaan berhasil.
1. Gali Informasi di Resume Calon Kandidat
Proses rekrutmen kerja mencakup tahap administrasi, tes psikologi, dan wawancara kerja. Pada saat interview, tim HR bisa memanfaatkan momen ini untuk menggali informasi yang ada di dalam daftar riwayat hidup calon kandidat secara tatap muka.
Mintalah calon karyawan untuk menjelaskan deskripsi kerja dan tanggung jawab mereka di perusahaan sebelumnya. Buatlah perbandingan antara apa yang tertera di resume dengan pernyataan calon kandidat pada saat interview.
Rangkum semua pernyataan dan buatlah kesimpulan berdasarkan departemen dan posisi yang ada di dalam perusahaan.
2. Melakukan Research pada Perusahaan Lain
Tim HR juga bisa melakukan research atau membandingkannya dengan perusahaan lain dalam menentukan standar deskripsi kerja dan skill yang wajib dimiliki pekerja pada setiap posisi.
Melihat deskripsi pekerjaan dari beberapa perusahaan lain akan membuat pekerjaan menjadi lebih mudah. Anda juga bisa memanfaatkan platform LinkedIn untuk mengetahui gambaran pencapaian karier pada setiap pekerja.
3. Mengutamakan Kebutuhan Perusahaan
Analisis sebaiknya dibuat dan disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Pahamilah skill yang dibutuhkan pada setiap posisi sehingga nantinya akan memudahkan Anda dalam menilai tingkat kesulitan pada karyawan baru dan pegawai senior.
4. Membuat Deskripsi Kerja yang Tepat
Deskripsi kerja pada setiap posisi adalah salah satu output dari analisis jabatan. Oleh sebab itu, Anda harus membuatnya dengan jelas dan akurat supaya tujuan bisnis bisa berjalan dengan baik.
Hal ini dilakukan untuk meminimalisir kesalahan atau risiko kerja di dalam perusahaan. Namun, jika kemungkinan buruk terjadi, perusahaan harus segera memindahkan tanggung jawab pekerjaan tersebut ke individu/tim lain yang bisa diandalkan.
Baca juga: 6 Tujuan Performance Management dan Tahapannya di Perusahaan
Ada banyak manfaat analisis jabatan yang berdampak pada pertumbuhan dan perkembangan perusahaan. Oleh sebab itu, Anda tidak boleh meremehkan dan berusaha semaksimal mungkin dalam setiap prosesnya.
Untuk mendukung proses analisis pekerjaan tersebut, perusahaan dapat memanfaatkan fitur Organization Development dari BroadwaysHR. Selain memudahkan proses analisis jabatan, fitur ini juga dapat digunakan untuk pengaturan job holder, employee assessment, employee training, dan lain-lain.
Klik di sini untuk informasi lebih jauh dan jangan lewatkan untuk coba gratis aplikasi BroadwaysHR sekarang juga!
