audit payroll

Ketahui 9 Tips Ini Agar Audit Payroll Efektif!

Audit payroll adalah suatu proses penting dalam manajemen keuangan perusahaan yang memeriksa dan mengevaluasi sistem penggajian. Hal ini melibatkan perhitungan gaji karyawan, pemotongan, serta pematuhan terhadap peraturan perundang-undangan yang berlaku. Dengan memahami pentingnya dan langkah-langkah yang tepat dalam audit payroll, perusahaan dapat mengoptimalkan pengelolaan sumber daya manusia dan keuangan mereka dengan lebih baik. Simak penjelasan selengkapnya!

Tujuan dan Manfaat Audit Payroll

Audit payroll adalah proses pemeriksaan atau audit yang dilakukan terhadap sistem penggajian (payroll) suatu perusahaan atau organisasi. Tujuan utama dari audit ini adalah untuk memastikan bahwa proses penggajian di perusahaan tersebut berjalan sesuai dengan kebijakan perusahaan, peraturan perundang-undangan yang berlaku, serta standar keuangan yang berlaku. Melakukan audit sistem penggajian merupakan hal yang sangat penting bagi perusahaan. Berikut adalah beberapa manfaatnya:

1. Kepatuhan Hukum

Pemeriksaan payroll membantu perusahaan untuk memastikan bahwa sistem penggajian mereka mematuhi semua peraturan perundang-undangan yang berlaku. Ini termasuk peraturan perpajakan, peraturan ketenagakerjaan, peraturan kesejahteraan sosial, dan peraturan lainnya. Dengan menjalankan audit payroll, perusahaan dapat menghindari sanksi hukum dan denda yang mungkin timbul akibat pelanggaran peraturan.

2. Ketepatan Penggajian

Kegiatan ini memastikan bahwa gaji karyawan dihitung dengan benar, termasuk komponen seperti upah, tunjangan, insentif, dan potongan gaji. Ini membantu mencegah kesalahan dalam pembayaran gaji dan potensi konflik dengan karyawan.

3. Pencatatan Akurat

Audit payroll memeriksa pencatatan transaksi penggajian dan memastikan bahwa semua data yang terkait dengan gaji karyawan diarsipkan dengan benar. Ini membantu dalam menghindari kebingungan dan kesalahan di masa depan serta memudahkan audit internal atau eksternal.

4. Mencegah Penipuan

Audit penggajian membantu mendeteksi dan mencegah potensi penipuan dalam penggajian, seperti pembayaran gaji palsu atau manipulasi data. Ini bisa menjadi langkah pertahanan yang penting terhadap tindakan tidak sah yang dapat merugikan perusahaan.

5. Efisiensi Operasional

Dengan mengaudit proses penggajian, perusahaan dapat mengidentifikasi potensi efisiensi operasional dan mengimplementasikan perbaikan untuk mengurangi biaya administrasi. Selain itu, perusahaan bisa menghemat waktu.

6. Pemantauan dan Kontrol

Audit penggajian memungkinkan perusahaan untuk memantau dan mengendalikan biaya penggajian. Ini membantu dalam merencanakan anggaran keuangan dan mengidentifikasi area-area di mana perusahaan dapat menghemat biaya.

7. Perlindungan Reputasi Perusahaan

Kesalahan dalam penggajian atau skandal penggajian dapat merusak reputasi perusahaan di mata karyawan, mitra bisnis, dan masyarakat. Dengan menjalankan audit penggajian secara teratur, perusahaan dapat menghindari masalah tersebut dan memastikan bahwa mereka dianggap sebagai perusahaan yang profesional dan terpercaya.

8. Manajemen Risiko

Pemeriksaan payroll membantu dalam mengidentifikasi risiko-risiko yang terkait dengan penggajian, seperti risiko hukum, risiko pajak, dan risiko operasional. Dengan mengenali risiko ini, perusahaan dapat mengambil tindakan pencegahan yang sesuai. Kegiatan inil adalah alat yang penting untuk memastikan bahwa perusahaan mengelola sumber daya manusia dan keuangan mereka dengan baik, meminimalkan risiko, dan mematuhi peraturan yang berlaku. Hal ini membantu perusahaan menjaga reputasi mereka dan menghindari konsekuensi hukum dan finansial yang merugikan.

Langkah-Langkah Melakukan Audit pada Payroll

audit payroll

Sumber: iStockPhoto

Melakukan audit penggajian bisa menjadi tugas yang rumit, tetapi ada beberapa langkah-langkah sederhana yang dapat membantu Anda memulai proses ini. Berikut adalah langkah-langkah dasar untuk melakukan pemeriksaan payroll:

1. Menetapkan Tujuan Audit

Tentukan tujuan audit penggajian Anda, seperti memastikan kepatuhan peraturan perundang-undangan, mengidentifikasi kesalahan dalam penggajian, atau mendeteksi potensi penipuan.

2. Persiapkan Dokumentasi

Kumpulkan semua dokumen terkait penggajian, termasuk daftar karyawan, catatan gaji, catatan potongan, peraturan penggajian, dan peraturan perusahaan terkait.

3. Identifikasi Karyawan dan Komponen Gaji

Identifikasi semua karyawan dan komponen gaji yang akan diaudit. Pastikan Anda memahami komponen gaji seperti upah, tunjangan, insentif, dan potongan.

4. Cek Pemotongan dan Potongan Pajak

Periksa potongan gaji dan pajak penghasilan yang dihitung dan dibayarkan dengan benar sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

5. Cek Kepatuhan Perusahaan

Pastikan bahwa perusahaan mematuhi semua peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan penggajian, termasuk peraturan pajak, ketenagakerjaan, dan kesejahteraan sosial.

6. Audit Catatan Gaji

Audit catatan gaji karyawan secara individu untuk memastikan bahwa perhitungan gaji mereka sesuai dengan kebijakan perusahaan.

7. Periksa Proses Penggajian

Tinjau proses penggajian secara keseluruhan, termasuk bagaimana data gaji dimasukkan, dihitung, dan diaudit.

8. Identifikasi Potensi Penipuan

Periksa adanya potensi penipuan dalam sistem penggajian, seperti pembayaran gaji palsu atau manipulasi data.

9. Lakukan Rekonsiliasi Keuangan

Rekonsiliasi catatan gaji dengan laporan keuangan perusahaan untuk memastikan bahwa semua transaksi tercatat dengan benar.

10. Buat Laporan Audit

Setelah selesai melakukan audit payroll, buat laporan yang mencakup temuan, rekomendasi perbaikan, dan tindakan yang perlu diambil.

11. Tindak Lanjut

Implementasikan rekomendasi perbaikan yang diberikan dalam laporan audit. Pastikan tindakan koreksi diambil jika ditemukan kesalahan atau pelanggaran.

12. Review Kembali

Lakukan review kembali untuk memastikan bahwa perbaikan telah diimplementasikan dan bahwa masalah yang diidentifikasi dalam audit telah diselesaikan.

Tips Melakukan Audit yang Efektif

Berikut beberapa tips yang bisa Anda gunakan dalam mengaudit proses penggajian

1. Tinjau Data Karyawan

Langkah proses audit penggajian ini memerlukan komunikasi antara SDM dan penggajian, karena Anda ingin memastikan bahwa data penggajian sesuai dengan informasi yang diterima karyawan. Jika sistemnya terhubung, Anda akan memiliki lebih sedikit peluang kesalahan daripada mengirim spreadsheet bolak-balik. Pastikan semua orang yang dibayar adalah karyawan aktif. Pastikan orang-orang yang sedang cuti juga menerima gaji yang tepat. Ini bisa berbeda dari gaji reguler mereka.

2. Tinjau Jam Kerja dan Pembayaran

Verifikasi jam kerja terhadap kartu waktu, pastikan jam kerja karyawan sesuai dengan jumlah yang dibayarkan. Hal ini sangat penting bagi karyawan per jam. Jika Anda melihat terlalu banyak karyawan dengan kartu waktu yang sama, departemen Sumber Daya Manusia mungkin perlu menyelidiki. Itu bisa menjadi tanda bahwa seseorang mengedit kartu waktu.

3. Periksa Pembayaran Variabel dan Berbagai Jenis Kompensasi

Pembayaran jam lembur, bonus, komisi, dan informasi upah borongan perlu diperiksa. Jika Anda memiliki karyawan yang diberi tip, pastikan mereka melaporkan penghasilan aktual mereka untuk data yang lebih akurat. Jika perusahaan Anda memberikan upah liburan atau perbedaan shift, ini juga merupakan hal yang penting untuk diperiksa.

Karyawan mengandalkan pembayaran ekstra ini. Ingat, membayar lebih bisa sama menegangkannya dengan membayar kurang. Tidak ada karyawan yang ingin diminta untuk membayar kembali uangnya karena enam bulan yang lalu, bagian penggajian membuat kesalahan dan membayar mereka dua kali lipat padahal seharusnya mereka menerima waktu setengah.

4. Periksa dan Dokumentasikan Transaksi Penggajian yang Tidak Lazim

Ini juga merupakan area yang memiliki potensi penipuan yang tinggi. Pikirkan bonus penandatanganan, gaji relokasi, gaji kembali, dan koreksi sebelumnya. Jika Anda memproses penggantian biaya dengan penggajian, periksa kembali apakah ini juga akurat. Ini mungkin memerlukan hubungan dengan bagian Keuangan atau siapa pun yang menangani penggantian biaya. Jika seorang karyawan menerima banyak penggantian biaya tetapi tidak memiliki peran yang melibatkan banyak perjalanan, ini mungkin merupakan tanda penipuan.

5. Periksa Pemotongan dan Penyetoran Pajak

audit payroll

Sumber: iStockPhoto

Apakah Anda memotong jumlah yang benar untuk karyawan Anda? Apakah Anda membayar jumlah pajak penghasilan yang benar? Angka-angka ini bisa berubah, terutama jika orang pindah atau undang-undang berubah.

6. Rekonsiliasi Penggajian

Tinjau aktivitas bank. Apakah laporan bank sesuai dengan catatan penggajian Anda? Apakah Anda memiliki dokumentasi yang tepat untuk semua permintaan perubahan setoran langsung? Fraud yang umum terjadi sekarang adalah meminta penggajian untuk menyetor gaji seseorang ke rekening bank si penipu. Periksa kembali dokumentasi Anda.

7. Pertimbangkan Aturan Penggajian

Jika Anda diaudit oleh pemerintah, ini akan menjadi bagian penting. Ini bervariasi di setiap negara bagian, jadi pastikan Anda mematuhi peraturan di tempat Anda beroperasi. Ingatlah masalah dengan karyawan yang dulunya bekerja di kantor di satu negara bagian tetapi sekarang bekerja penuh waktu dari rumah di negara bagian lain.

8. Laporkan Temuan

Buat laporan audit payroll dan bagikan dengan mereka yang perlu melihatnya. Ini mungkin harus, minimal, kepala SDM dan kepala Keuangan. Dokumentasi audit secara teratur dapat bermanfaat jika nanti muncul masalah, seperti gugatan hukum.

9. Mengidentifikasi Peluang Perbaikan

Otomatisasi menjadi semakin populer dalam manajemen penggajian, membantu menghilangkan ketidakakuratan dan mengurangi kesalahan. Jika Anda memiliki HRIS atau software payroll seperti BroadwaysHR, Anda akan mengurangi kesalahan data secara substansial. Selalu mencari cara untuk membuatnya lebih baik.

Kelola Payroll Perusahaan Secara Otomatis dengan BroadwaysHR

Di perusahaan, manajemen payroll menjadi aspek yang sangat penting. Ini disebabkan oleh kenyataan bahwa payroll, atau proses penggajian, berkaitan erat dengan kesejahteraan karyawan dan memiliki dampak signifikan terhadap tingkat produktivitas.

Oleh karena itu, BroadwaysHR menyediakan solusi pengelolaan payroll yang lebih nyaman, efisien, dan cepat. Proses perhitungan semua elemen penggajian dilakukan secara otomatis dan tepat melalui fitur Payroll Management. Segera coba aplikasi ini secara GRATIS selama 30 hari dengan registrasi di sini.

audit payroll