
Bagaimana Cara Kerja ERP dalam Suatu Bisnis?
Semakin berkembangnya teknologi membuat segala aktivitas pekerjaan kantor dapat dikerjakan secara otomatis dan mudah. Salah satu perkembangan teknologi dibidang bisnis yang mengefisienkan pekerjaan adalah ERP (Enterprise Resource Planning). ERP merupakan salah satu ide untuk meningkatkan produktivitas perusahaan untuk menyediakan informasi yang nyata. Lalu bagaimana cara kerja ERP dalam suatu bisnis? Simak penjelasan selengkapnya di bawah ini.
Sumber: Freepik
Definisi ERP
Bagi anda yang bekerja di dunia industri bisnis tentunya tidak asing dengan istilah ERP. Karena hal ini sangat membantu pekerjaan, khususnya dalam membangun database terpadu. Enterprise Resource Planning, atau ERP adalah sebuah proses pengumpulan dan pengorganisiran data bisnis menggunakan perangkat lunak yang terintegrasi. ERP adalah inovasi baru yang memungkinkan sebuah perusahaan untuk mengelola rantai pasok inventaris, akuntansi, dan berbagai aktivitas lainnya.
Kini, ERP mulai banyak digunakan industri dari berbagai sektor. Bahkan, ERP juga banyak digunakan oleh UKM karena biayanya yang terjangkau. ERP dapat memfasilitasi bisnis Anda secara real-time dan akurat. Sehingga memungkinkan sebuah perusahaan untuk membuat keputusan bisnis yang tepat. Kabar baiknya, saat ini ERP telah banyak disediakan pada platform-platform cloud-host.
Manfaat ERP pada Perusahaan
1. Meningkatkan Efisiensi
Proses bisnis yang dulunya memakan waktu dan rentan terhadap human error dapat diotomatiskan dan disederhanakan melalui ERP. Misal saja pada proses pengadaan dan manajemen, dimana sistem ini dapat mengurangi risiko kelebihan atau kekurangan stok. Selain itu, ERP memungkinkan perencanaan yang lebih baik dengan memadukan data dari berbagai departemen. Sehingga membantu Anda membuat keputusan yang lebih cerdas dan strategis.
2. Meningkatkan Visibilitas dan Transparansi dalam Bisnis
Dengan memiliki akses real-time ke data yang relevan, Anda dapat melacak kinerja bisnis secara menyeluruh, hingga melihat masalah potensial sebelum berkembang menjadi ancaman serius. Ini memungkinkan Anda untuk mengambil tindakan yang tepat dan mengambil keputusan yang didasarkan pada data, bukan pada perkiraan semata.
3. Meningkatkan Kolaborasi dan Komunikasi antar Departemen
Dengan semua data yang terpusat dalam satu sistem, tim pun dapat bekerja sama lebih efektif. Mereka dapat berbagi informasi secara instan dan saling melengkapi satu-sama lain. Proyek juga dapat dikelola dengan lebih terstruktur dan timbulnya potensi human error dapat diminimalisasikan.
4. Mengurangi Biaya Operasional
ERP dapat membantu mengurangi biaya operasional dengan mengotomatisasi proses bisnis yang sebelumnya memakan waktu dan SDM. Dengan adopsi sistem ERP, tugas-tugas rutin seperti pengolahan transaksi keuangan, pengelolaan persediaan, dan pengadaan dapat diotomatisasi. Hal ini secara langsung dapat mengurangi kebutuhan akan pekerjaan manual yang memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan. Pada akhirnya, pemangkasan ini akan mengarah pada efisiensi yang lebih tinggi, pengurangan biaya operasional, dan peningkatan produktivitas.
5. Meningkatkan Keamanan Data
ERP menyediakan lapisan keamanan yang tinggi untuk melindungi data bisnis yang konfidensial. Dalam sistem ERP, akses ke data dapat dikontrol secara terpusat. Sehingga memastikan bahwa hanya pengguna yang berwenang yang dapat mengakses informasi sensitif. Selain itu, dengan adanya pemantauan dan audit trail yang ketat, aktivitas yang mencurigakan atau melanggar kebijakan dapat dideteksi dengan cepat. Ini membantu mencegah kebocoran data dan pelanggaran keamanan yang dapat merugikan perusahaan.
6. Membuat Perkiraan yang Realistis dan Akurat
ERP menyediakan akses real-time ke data bisnis yang terkait, sehingga memungkinkan stakeholder untuk membuat perkiraan yang lebih realistis dan akurat. Dengan adanya integrasi data dari berbagai departemen, informasi tentang penjualan, persediaan, dan keuangan dapat dipantau serta dianalisis secara keseluruhan. Dengan perkiraan yang lebih akurat, organisasi dapat mengambil keputusan yang lebih baik dalam perencanaan strategis, penganggaran, hingga pengembangan produk.
Cara Kerja ERP
Sumber: iStockPhoto
Prinsip kerja ERP adalah menyederhanakan alur kerja dan mengotomatiskan proses melalui database terpusat. ERP system menggunakan dashboard yang memudahkan pengguna melihat data real-time yang dihimpun dari proses bisnis di seluruh departemen.
Cara kerja ERP memungkinkan data dari berbagai departemen dibagikan dan diakses oleh semua orang di organisasi. Jadi, ERP menyatukan semua orang di satu sumber. Ini tak hanya menyederhanakan proses dan mengurangi waktu kerja, tetapi juga membuat bisnis memiliki keunggulan kompetitif.
Salah satu perusahaan global yang menerapkan ERP yakni Cadbury. Sebagai perusahaan confectionery dan produsen coklat populer, Cadbury berhasil menerapkan sistem ERP. Awalnya, perusahaan ini mengoperasikan ribuan sistem yang tidak dapat mengimbangi pertumbuhannya yang cepat, serta menggunakan sistem manajemen gudang yang tidak efektif. Sebelumnya, ia menerapkan sistem SAP ERP yang gagal, yang mengakibatkan produksi yang berlebihan.
Lalu, mereka mencoba lagi menerapkan ERP, sistem yang mengintegrasikan ribuan aplikasinya, melakukan standarisasi proses pada 16 lokasi, dan sistem manajemen gudang yang direstrukturisasi untuk koordinasi kerja yang mulus dan terintegrasi.
Fitur Utama yang Harus Ada dalam ERP
1. Keuangan
Fitur utama dari modul keuangan di ERP system meliputi tracking utang dan piutang, general ledger atau buku besar, tanda terima pembayaran, laporan keuangan dan pajak serta fitur jurnal dan pembukuan keuangan lainnya. Dengan fitur ini Anda dan tim akan lebih mudah mengelola kas, rekonsiliasi bank, menagih pembayaran dan tutup buku. Data yang berhubungan dengan keuangan juga dapat digunakan untuk perencanaan keuangan di periode berikutnya serta analisa keuangan untuk membuat strategi dan keputusan bisnis.
2. Procurement
Biasanya fitur ini juga dinamakan fitur pembelian. Fitur ini akan membantu Anda dan tim mengelola bahan baku atau produk yang dibutuhkan saat proses produksi atau untuk dijual kembali. Di modul ini akan ada database vendor atau supplier untuk produk tertentu sehingga Anda dapat membuat penawaran harga langsung di sistem kemudian melakukan tracking penawaran tersebut.
Setelah penawaran disetujui, modul ini akan memberikan data ke departemen pembelian untuk menyiapkan dan mengirimkan pesanan pembelian. Pesanan penjualan dan pengiriman barang juga dapat mengubah level inventory secara otomatis setelah pesanan barang tiba.
3. Manufaktur
Sebagian besar ERP memiliki fitur manufaktur atau manajemen produksi untuk membantu perusahaan merencanakan produksi dengan efisien dari segi bahan baku dan mesin yang dipakai. Selama produksi berlangsung, ERP memberikan data yang real time mengenai status barang dan pelacakan hasil produksi (barang WIP dan barang jadi).
Anda dapat menghitung waktu rata-rata untuk memproduksi suatu barang dan kemudian membandingkan pasokan dengan perkiraan permintaan untuk merencanakan produksi yang memadai.
4. Inventory
Bagi perusahaan retail, fitur ini sangat dibutuhkan karena dapat membantu dalam inventory control dan pelacakan jumlah barang di gudang hingga level SKU. ERP system membantu Anda menjaga level inventory agar tetap di jumlah aman. Anda tidak akan mengalami kehabisan persediaan barang atau terlalu banyak menyimpan persediaan yang akan menghabiskan uang.
Fitur ini juga dapat membantu Anda mengetahui tren penjualan dari produk yang Anda jual sehingga perusahaan dapat membuat keputusan untuk meningkatkan marjin dan meningkatkan inventory turn. Ini dapat mencegah kehabisan persediaan dan penundaan pengiriman, sehingga tidak mengecewakan pelanggan.
5. Manajemen Pesanan
Fitur manajemen pesanan difungsikan untuk pelacakan pesanan dari penerimaan pesanan hingga pengiriman. Fitur ini mencegah pesanan hilang dan meningkatkan level pengiriman tepat waktu agar pelanggan senang dan memotong biaya yang tidak diperlukan dalam pengiriman.
6. Manajemen Gudang
Fitur ini membantu karyawan gudang mengelola semua proses pergudangan berdasarkan layout, mulai dari penyimpanan saat produk tiba, pengambilan barang, pengemasan dan pengiriman. Dari data volume pesanan yang diterima, Anda dapat mengetahui berapa banyak pekerja yang dibutuhkan. ERP mengintegrasikan departemen gudang dengan inventory dan penjualan, karyawan dapat menemukan dan mengirim produk dengan cepat sehingga membuat pelanggan selalu puas.
7. Manajemen Supply Chain
Manajemen supply chain dapat meliputi beragam fitur seperti procurement, manajemen inventory, manufaktur, manajemen pesanan dan manajemen gudang. Ini juga mengelola bahan atau produk yang dikembalikan untuk pengembalian dana atau penggantian.
8. Customer Relationship Management (CRM)
Fitur CRM menyimpan semua informasi pelanggan dan calon pelanggan, termasuk riwayat komunikasi tim Anda dengan seseorang (tanggal dan waktu call, surel) dan riwayat pembelian mereka. Anda dan tim dapat dengan mudah mengakses informasi pelanggan serta mengelola leads dan peluang penjualan. CRM meningkatkan layanan pelanggan karena staf dapat dengan mudah mengakses semua informasi yang mereka perlukan saat bekerja dengan pelanggan.
9. E-Commerce
Beberapa vendor ERP menawarkan modul e-commerce untuk bisnis yang memiliki penjualan online. Modul ini membantu Anda dan tim menambahkan produk baru, mengupdate konten produk (deskripsi item, judul, spesifikasi, gambar, dll) dan mengubah tampilan situs.
Saat aplikasi e-commerce terintegrasi dengan ERP, semua informasi pembayaran, pemesanan, dan inventory masuk ke modul e-commerce dan database ERP sehingga semua transaksi juga terinput ke buku besar, barang yang kehabisan stok dihapus dari web dan pesanan dikirim tepat waktu.
Kelola Tugas HR secara Mudah dan Efisien dengan BroadwaysHR!
Melalui ERP, Anda dapat melihat tingkat inventaris, waktu pengiriman, dan faktor lain yang bersangkutan dengan distribusi bisnis anda. Cara kerja ERP memungkinkan dapat meng-handle data dari berbagai sektor atau departemen yang telah dibagikan dan diakses oleh semua orang di dalam organisasi. Jadi prinsip kerja Enterprise Resource Planning menyatukan di satu sumber pekerjaan. Hal ini tidak hanya menyederhanakan alur dan waktu pekerjaan saja, namun juga membuat bisnis memiliki keunggulan yang kompetitif.
Untuk mempermudah pengelolaan urusan HR, Anda bisa memanfaatkan berbagai aplikasi. Salah satunya adalah BroadwaysHR. Aplikasi HRIS ini dapat menangani urusan HR dengan sistem berbasis cloud yang akurat dan mudah beradaptasi dengan kondisi perusahaan. Registrasi di sini segera untuk mendapatkan uji coba secara GRATIS selama 30 hari.