7 Cara Mengevaluasi Kinerja Karyawan Perusahaan

Evaluasi kinerja karyawan sangat penting bagi kelangsungan bisnis. Evaluasi ini tak hanya bermanfaat bagi perusahaan, juga karyawan. Namun, cara evaluasi kinerja menentukan keefektivitasannya. Cara mengevaluasi kinerja karyawan yang efektif dapat mengidentifikasi peluang pertumbuhan dan area berpotensi yang bisa diperbaiki oleh karyawan. Di sisi lain, perusahaan pun tetap mempertahankan lingkungan kerja yang sehat. Langkah tersebut mendorong performa karyawan lain, meski tak sedikit manajer yang memiliki kemampuan memadai dalam evaluasi kinerja.

Definisi Evaluasi Kinerja Karyawan

Adapun sebutan lain dari evaluasi kinerja karyawan yakni penilaian kinerja (performance appraisal) atau review kinerja karyawan (employee performance review). Hal ini adalah penilaian formal atas pekerjaan karyawan dalam periode tertentu. Evaluasi kinerja dilakukan secara komunikatif antara manajer dan karyawan.

Manajer akan mengevaluasi kinerja semua anggota tim. Mulai dari mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan, menawarkan umpan balik, dan membantu menetapkan tujuan karir mereka. Selanjutnya, karyawan mengajukan pertanyaan dan berbagi umpan balik dengan manajer. Mereka juga akan menilai kinerja secara mandiri sebagai bagian dari proses evaluasi kinerja.

Sumber: iStockPhoto

Tujuan Evaluasi Kinerja Karyawan

Menjalankan evaluasi kinerja bukan hanya mengetahui progres karyawan dalam menjalankan tugas. Bukan pula sebagai media meningkatkan gaji, karena kinerja karyawan semakin baik. Tujuan evaluasi kinerja karyawan adalah sebagai berikut.

1. Menumbuhkan dan meningkatkan sikap saling pengertian antara karyawan tentang persyaratan kinerja,
2. Mencatat dan mengakui hasil kerja seorang karyawan, sehingga mereka termotivasi untuk berbuat yang lebih baik, atau sekurang-kurangnya berprestasi sama dengan prestasi yang terdahulu,
3. Memberikan peluang kepada karyawan untuk mendiskusikan keinginan dan aspirasinya dan meningkatkan kepedulian terhadap karier atau pekerjaan yang diembannya sekarang,
4. Mendefinisikan atau merumuskan kembali sasaran masa depan, sehingga karyawan termotivasi untuk berprestasi sesuai dengan potensinya, dan
5. Memeriksa rencana pelaksanaan dan pengembangan yang sesuai dengan kebutuhan pelatihan, khusus rencana diklat, dan kemudian menyetujui rencana itu jika tidak ada hal-hal yang perlu diubah.

Manfaat Evaluasi Kinerja Karyawan

Seperti yang telah disebutkan di atas, evaluasi kinerja bermanfaat bagi semua pihak. Dengan demikian, karyawan dapat mengembangkan potensinya dan perusahaan memiliki tenaga kerja berkualitas.Manfaat melakukan evaluasi kinerja karyawan adalah:

1. Adanya kepastian dalam pembuatan atau pembaruan struktur gaji, kompensasi dan benefit, dan/atau bonus. Perusahaan tidak akan mengalami over-budgeting atau kurang dalam memberikan kompensasi setimpal.
2. Penentuan posisi atau tanggung jawab yang sesuai dengan karyawan. Semua manajemen ingin mengoptimalkan sumber daya yang ada. Menempatkan karyawan yang mumpuni pada posisi tepat dapat meningkatkan produktivitas.
3. Membangun keterlibatan dan kepercayaan. Manajer dapat memberikan pemahaman bahwa karyawan bisa menyuarakan kebutuhan kerjanya dalam evaluasi. Perusahaan pun akan memfasilitasi kebutuhan tersebut dengan baik. Proses itu akan membangun keterlibatan dan kepercayaan karyawan kepada perusahaan. 
4. Hasil evaluasi kinerja dapat menjadi dokumen penting. Jika perusahaan terpaksa memberhentikan karyawan, maka riwayat evaluasi kerja menjadi dokumen atas keputusan tersebut. Jika evaluasi kinerja dilakukan secara teratur, perusahaan akan memperoleh karyawan yang transparan, visioner, dan terlibat dengan profesinya. Ini juga bekal perusahaan dalam retensi karyawan.

Cara Mengevaluasi Kinerja Karyawan

Cara mengevaluasi kinerja karyawan dilakukan dengan beberapa metode seperti KPI, pendekatan secara psikologis, peer-feedback, dan self-evaluation. Sebelum menentukan metode, pahami langkah-langkah melakukan peninjauan performa kerja di bawah ini. 

1. Menentukan Standar dan Tujuan

Perusahaan harus menetapkan standar dan tujuan dari evaluasi performa. Indikator penilaian seperti apa yang akan dipakai dan apa yang ingin dicapai dari adanya peninjauan. Tujuan bisa disesuaikan untuk tiap karyawan untuk membantu mereka memahami kelemahan dan kekuatannya serta melakukan peningkatan keterampilan. Sementara standar mengacu pada apa yang perusahaan harapkan dari seorang kandidat dalam menjalankan tugasnya.

2. Membuat Catatan 

Salah satu cara perusahaan mengevaluasi karyawan adalah membuat file kinerja atau catatan sepanjang tahun. Tujuannya untuk mencatat pencapaian maupun momen penting yang dialami karyawan. Misalnya, saat mampu mencapai KPI atau gagal mencapai target.   Melalui catatan ini, memungkinkan manajer memberikan ulasan langsung di luar waktu tertentu. File kinerja juga memudahkan Anda melacak kontribusi tiap pegawai tanpa melewatkan peristiwa penting. 

3. Melakukan Persiapan 

Persiapan bisa dilakukan dengan menulis apa saja yang ingin Anda bicarakan atau ulas. Perusahaan dapat menggunakan data dari absensi, feedback pelanggan, review supervisor, dan laporan penjualan untuk dicantumkan dalam form khusus. 

4. Menjalankan Percakapan Terstruktur 

Perusahaan harus memberikan peninjauan terstruktur seperti menjalankan wawancara perilaku. Contohnya, meminta karyawan mengelaborasi tugas dan kesulitan yang mereka alami. Evaluasi bisa menjadi ajang perusahaan menjalin komunikasi dengan karyawan dan memberikan solusi terbaik bagi dua belah pihak. 

5. Evaluasi Performa Kerja

Fokuskan evaluasi pada hasil pekerjaan karyawan, bukan kepribadiannya. Kalaupun perusahaan ingin mendiskusikan personality pegawai, lakukan setelah sesi penilaian usai. 

Berikan umpan balik dengan memberikan contoh spesifik dari tindakan pegawai yang menunjukkan karakteristik yang tidak baik. Jangan lupa berikan masukan untuk mendukung perkembangan diri mereka. 

6. Berikan Umpan Balik

Evaluasi merupakan proses berkelanjutan. Perusahaan dapat meminta umpan balik dari karyawan untuk mengetahui bagaimana solusi perusahaan membantu meningkatkan kualitas pegawai. 

7. Fokus pada Satu Orang

Ada kalanya perusahaan mengundang karyawan untuk meeting satu per satu untuk membahas hasil penilaian. Cobalah fokus pada satu orang saja alias tidak melibatkan orang lain dalam pembicaraan. Misal, membandingkan karyawan dengan rekan kerjanya yang punya nilai lebih tinggi. Hal ini tidak memotivasi dan akan berdampak buruk pada hubungan mereka. 

Elemen Evaluasi Kinerja Karyawan

Sumber: iStockPhoto

Evaluasi kinerja karyawan bisa dimulai dari mencantumkan daftar kehadiran, inisiatif, pengetahuan teknis, integritas, hingga kuantitas kerja. Sebagai gambaran, simak pembahasan di bawah ini. 

1. Kehadiran 

Kehadiran juga bisa perusahaan cantumkan dalam formulir penilaian. Karyawan yang datang tepat waktu artinya mereka disiplin dan punya komitmen bekerja. Hal ini mencakup jam masuk, keluar, dan ketepatan menyelesaikan tugas. 

2. Inisiatif

Artinya kemampuan melakukan sesuatu lebih dulu tanpa diperintah. Biasanya perusahaan memasukkan inisiatif dalam penilaian kinerja. Contoh inisiatif berupa kemampuan menciptakan inovasi dan menyelesaikan masalah. 

3. Pengetahuan Teknis

Pengetahuan teknis berkaitan dengan kecepatan dan ketepatan karyawan menjalankan tugasnya. Skill ini nantinya mampu menunjang pekerjaan. 

4. Fokus dan Integritas

Kriteria penilaian salah satunya adalah fokus pada pekerjaan dan kejujuran. Integritas penting untuk menjamin kualitas pekerjaan sesuai standar perusahaan dan tidak melanggar hukum. 

5. Kuantitas Kerja 

Menghitung kuantitas kerja bisa jadi kriteria penilaian seberapa mampu karyawan menyelesaikan pekerjaan sebelum tenggat waktu. Penilaian didasarkan atas kuantitas atau banyaknya jumlah. Contoh seberapa banyak produk yang berhasil dijual oleh sales pada bulan kemarin. Atau seberapa banyak konten yang diproduksi seorang content creator. 

6. Produktivitas dan Antusiasme

Antusiasme berkaitan dengan produktivitas. Karyawan dengan antusiasme tinggi cenderung menyelesaikan pekerjaannya tepat waktu. Sebaliknya, pegawai dengan antusiasme rendah seringkali kurang produktif. Apabila produktivitas dan performa karyawan menurun, perusahaan dapat meningkatkannya dengan mengadakan pelatihan atau mencari penyebab hal tersebut. 

7. Komunikasi dan Kerja Sama Tim

Cara mengevaluasi kinerja karyawan salah satunya meninjau komunikasi dan kerja sama tim. Beberapa pekerjaan menuntut karyawan bekerja dengan karyawan lainnya. Komunikasi mencakup kemampuan menyampaikan ide, inovasi, dan berbicara dengan anggota tim.

Bagaimana Alurnya?

Apakah evaluasi kinerja akan selalu memberikan hasil yang baik dalam suatu perusahaan? Jawabannya adalah tergantung standar yang perusahaan terapkan. Supaya lebih paham, berikut alur evaluasi performa karyawan.

1. Membuat Kerangka Formulir

Alur evaluasi performa karyawan dimulai dari membuat kerangka formulir oleh bagian sumber daya manusia. Formulir ini nantinya berisi aspek apa saja yang akan dinilai dari seorang kandidat. 

2. Menentukan Aspek Penilaian

Selanjutnya, menentukan aspek penilaian mencakup kehadiran, kuantitas kerja, produktivitas, inisiatif, integritas, hingga pengetahuan teknis karyawan berkaitan dengan pekerjaannya. 

3. Menyusun Panduan Evaluasi

Sebelum formulir dibagikan pada manajer tiap divisi, HR dapat membuat panduan evaluasi. Informasi bisa dicantumkan halaman pertama dokumen untuk memudahkan mereka membaca ketentuan dalam melakukan penilaian. 

4. Memberikan Ketentuan PHK Disiplin 

Sama halnya dengan panduan evaluasi, bagian sumber daya manusia juga menuliskan prosedur pemutusan hubungan kerja atau disiplin. 

5. Mengalihkan pada Manajer

Formulir performa kerja kemudian diberikan pada manajer untuk diisi. Apakah kinerja memuaskan atau tidak. Apabila memuaskan maka manajer dan HRD dapat menjalankan langkah selanjutnya, misal memberikan penghargaan. Sebaliknya, jika kinerja tidak memuaskan maka ada langkah kedua yang bisa diterapkan. Contohnya memberikan surat peringatan. 

Permudah Evaluasi Kinerja dengan Aplikasi BroadwaysHR!

Untuk mendukung evaluasi kinerja, manajemen dan HRD perlu menetapkan standar kinerja dan waktu evaluasi. Beritahu karyawan baru tentang standar kinerja, sistem penilaian, dan waktu evaluasi sejelas-jelasnya. Pastikan mereka memahami standar tersebut. Jika mereka belum paham, luangkan waktu untuk berdiskusi. Pilih metode evaluasi kinerja sesuai dengan tujuan. Misalnya, perusahaan ingin melihat kinerja secara kuantitatif atau kualitatif. 

Dan, siapkan data penunjang. Data ini mempertahankan penilaian yang objektif, seperti data absensi, KPI, dan lainnya. Untuk membantu pengumpulan data karyawan, Anda bisa memanfaatkan fitur Employee Management dan juga Organization Management pada aplikasi BroadwaysHR. Ayo, coba aplikasi HR ini secara GRATIS selama 30 hari dengan mendaftar di sini.