9 Cara Menghitung Rasio Tenaga Kerja yang Dibutuhkan
Indonesia merupakan salah satu negara yang memiliki jumlah penduduk yang banyak. Namun tidak semua penduduk memiliki pekerjaan. Semakin banyaknya permintaan pimpinan guna memajukan perusahaan, SDM juga harus ditambah guna meningkatkan produktivitas kinerja karyawan. Perusahaan harus paham benar bagaimana cara menghitung rasio tenaga kerja. Pokok perencanaan tenaga kerja adalah efisiensi dengan mengoptimalkan sumber daya manusia (SDM) yang dimiliki perusahaan dan merekrut sesuai kebutuhan.
Sumber: iStockPhoto
Kelompok Tenaga Kerja
Menurut UU Ketenagakerjaan, tenaga kerja merupakan setiap orang yang mampu melakukan pekerjaan untuk menghasilkan barang dan atau jasa, baik untuk memenuhi kebutuhan sendiri, atau untuk masyarakat. Per Juni 2021, Indonesia memiliki jumlah penduduk sebesar 272 juta jiwa. Jumlah tersebut dibagi menjadi kelompok tenaga kerja berusia 15-64 tahun dan kelompok bukan tenaga kerja berusia 64 tahun.
Kelompok tenaga kerja sendiri dibagi menjadi 2, yaitu kelompok angkatan kerja dan kelompok bukan angkatan kerja. Angkatan kerja ini juga dapat dikenal sebagai kelompok produktif, dimana angkatan kerja ini merupakan kelompok individu yang sedang dalam usia kerja atau sedang mencari pekerjaan. Sedangkan kelompok bukan angkatan kerja ini dapat dikatakan sebagai kelompok individu dalam usia kerja yang tidak bekerja, tidak mempunyai pekerjaan atau dapat disebut dengan pengangguran.
Manfaat Manajemen Tenaga Kerja
Berikut adalah tiga manfaat utama beserta penjelasannya secara singkat:
1. Produktivitas yang Meningkat
Manajemen tenaga kerja yang baik membantu meningkatkan produktivitas perusahaan. Dengan pengelolaan tenaga kerja secara efisien, perusahaan dapat memastikan bahwa pekerjaan diberikan kepada orang yang tepat dengan keterampilan yang sesuai. Selain itu, manajemen yang baik juga memperhatikan alokasi waktu dan sumber daya yang efektif, menghindari tumpang tindih tugas, dan memastikan bahwa karyawan memiliki alat dan sumber daya yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan mereka dengan efisien. Hal ini membantu meningkatkan efisiensi dan produktivitas keseluruhan perusahaan.
2. Retensi Karyawan yang Baik
Manajemen tenaga kerja yang baik juga berkontribusi terhadap retensi karyawan yang baik. Dengan memberikan lingkungan kerja yang positif dan mendukung, perusahaan dapat menciptakan iklim organisasi yang memotivasi karyawan untuk tetap tinggal dan berkontribusi secara maksimal. Manajemen yang baik melibatkan karyawan dalam pengambilan keputusan, memberikan umpan balik dan pengakuan yang tepat, serta menawarkan peluang pengembangan dan kenaikan jabatan. Dengan demikian, perusahaan dapat mempertahankan karyawan yang berbakat dan berpengalaman, mengurangi biaya rekrutmen dan pelatihan ulang, serta membangun kestabilan organisasi jangka panjang.
3. Pengurangan Konflik dan Stres
Manajemen tenaga kerja yang baik membantu mengurangi konflik dan stres di tempat kerja. Dengan komunikasi yang efektif, pemimpin yang baik dapat memfasilitasi komunikasi yang baik antara karyawan, membangun hubungan tim yang kuat, dan mengatasi masalah sebelum menjadi konflik yang merugikan. Selain itu, manajemen yang baik juga menerapkan kebijakan dan prosedur yang adil, transparan, dan konsisten, yang mengurangi ketidakpastian dan ketegangan di antara karyawan.
Faktor Pengaruh Biaya Tenaga Kerja
Biaya kebutuhan tenaga kerja tergantung jenis dan bisnis perusahaan. Mulai dari gaji, tunjangan, fasilitas, pajak, dan lainnya.
1. Lokasi
Lokasi perusahaan akan mempengaruhi biaya tenaga kerja. Perusahaan yang berada di daerah yang tidak memiliki fasilitas transportasi, sering memiliki biaya tenaga kerja lebih tinggi dibanding perusahaan yang berlokasi di tengah kota dengan fasilitas transportasi memadai. Di sisi lain, jika perusahaan mencari karyawan terampil di area yang tidak memiliki tenaga kerja terdidik, maka kemungkinan diperlukan biaya lebih tinggi. Hal itu terkait insentif untuk pindah ke lokasi baru.
2. Penawaran dan Permintaan
Penawaran dan permintaan ikut bermain dalam penetapan upah. Jika memerlukan karyawan dengan keterampilan spesifik, perusahaan akan melakukan penawaran terhadap kandidat terampil. Biasanya, proses ini mendorong perusahaan untuk mengeluarkan biaya relatif tinggi. Terlebih jika kandidat terampil dan berpengalaman.
3. Efisiensi
Perusahaan perlu melakukan efisiensi di beberapa hal, termasuk tenaga kerja. Misalnya, melakukan perawatan alat berkala dan mengoptimalkan rapat. Jika hal itu tidak dilakukan justru akan meningkatkan biaya operasional.
Cara Menghitung Rasio Tenaga Kerja
Sumber: iStockPhoto
1. Keputusan Manajerial
Setiap manajer divisi/departemen memperkirakan kebutuhan tenaga kerja masing-masing. Hal ini didasarkan pada pengalaman dan pengetahuan mereka mengenai beban kerja serta efisiensi tenaga kerja. Selanjutnya, manajemen tingkat atas menghimpun dan menyetujui perkiraan kebutuhan karyawan untuk setiap divisi. Metode ini cepat dan mudah dilakukan, namun cenderung subjektif sebab mendasarkan pada pengalaman setiap manajer, tidak secara terukur. Karena itu, metode ini lebih cocok untuk perusahaan berskala kecil.
2. Studi Kerja
Metode ini menganalisis waktu kerja untuk menghitung kebutuhan tenaga kerja. Manajer menghitung unit pekerjaan yang direncanakan dan waktu standar per unit. Cara menghitung rasio tenaga kerja ini lebih cocok untuk jenis pekerjaan manual dan berulang, atau yang sifatnya tidak berubah-ubah.
Contohnya adalah sebagai berikut:
Output pekerjaan yang direncanakan setahun: 50.000 unit
Waktu kerja standar per unit: 2 jam
Jam yang dibutuhkan: 2 x 50.000 = 100.000 jam
Waktu kerja produktif per pekerja setahun: 2.000 jam
Jumlah pekerja yang dibutuhkan: 100.000/2.000 = 50 orang
3. Model Matematika
Model matematika menganalisis hubungan antara variabel bebas dan variabel terikat untuk mengungkap berbagai faktor yang mempengaruhi kebutuhan tenaga kerja dalam bentuk formula (rumus) matematis. Beberapa pemodelan yang sering digunakan untuk menghitung kebutuhan tenaga kerja adalah model regresi, optimasi, dan probabilistik. Metode hitung ini sangat kompleks dan hanya cocok untuk perusahaan besar.
4. Tren
Dengan metode ini, Anda dapat mencatat kebutuhan tenaga kerja dalam kurun beberapa tahun ke belakang, misalnya 5 tahun. Anda dapat menghitung karyawan setiap akhir tahun dan membuat grafik sederhana yang menggambarkan data jumlah karyawan. Dari grafik tersebut dapat diketahui pola/tren jumlah penambahan tenaga kerja dari tahun ke tahun. Dengan berkaca pada data masa lalu, Anda dapat membuat perkiraan kebutuhan tenaga kerja untuk setahun ke depan.
5. Rasio
Metode ini merupakan model hitung sederhana dengan membandingkan faktor-faktor terukur yang dipengaruhi oleh tenaga kerja, misalnya pendapatan atau laba usaha. Contohnya adalah sebagai berikut:
Jumlah karyawan tahun lalu 200 orang, menghasilkan pendapatan tahunan perusahaan Rp200 miliar. Maka rasio 1:1 atau 1 orang:Rp1 miliar. Dengan demikian, jika target pendapatan tahun ini Rp 250 miliar, maka perkiraan kebutuhan karyawan baru adalah 50 orang.
6. Delphi
Ini merupakan metode menghitung kebutuhan tenaga kerja melalui survei terhadap para ahli di perusahaan. Dalam survei ini, Anda bisa meminta pendapat mereka berdasarkan pengalaman mereka di organisasi. Dari hasil survei, Anda membuat kesimpulan tentang perkiraan kebutuhan karyawan, kemudian mengirimkan kembali ke mereka melalui survei. Cara ini dilakukan berulang hingga tercapai konsensus diantara para ahli mengenai perkiraan yang mendekati akurat.
7. Analisis Tenaga Kerja
Metode sederhana ini menganalisis demografi tenaga kerja di perusahaan, seperti jumlah karyawan, sebaran, posisi jabatan, dan usia. Analisis ini akan memberikan gambaran kebutuhan karyawan baru. Anda dapat menghitung berapa tenaga kerja pengganti untuk karyawan yang akan pensiun atau habis masa kontraknya.
8. Kalkulator HR
Dalam metode ini, Anda menghitung sejumlah metrik ketenagakerjaan, seperti tingkat turnover, tingkat retensi, biaya tenaga kerja, biaya rekrutmen, tingkat produktivitas, dan lain-lain. Dengan menghitung angka-angka tersebut, Anda merencanakan kebutuhan staf di masa depan.
9. Anggaran
Metode ini menggunakan anggaran sebagai dasar perencanaan tenaga kerja. Kebutuhan penambahan karyawan baru menyesuaikan anggaran rekrutmen dan upah/gaji karyawan yang dialokasikan oleh manajemen perusahaan. Dalam hal ini, manajer divisi hanya menjalankan keputusan dari pimpinan perusahaan.
Optimalkan Perencanaan Kebutuhan tenaga Kerja dengan BroadwaysHR!
Begitu banyaknya cara menghitung rasio tenaga kerja yang HRD gunakan, tentu terbayang bagaimana rumitnya melaksanakan rekrutmen. HRD dituntut untuk meningkatkan strategi dan analisis sehingga dapat merumuskan perencanaan tenaga kerja dengan akurat. Untuk itulah BroadwaysHR hadir dalam membantu proses rekrutmen tenaga kerja terbaik melalui fitur Organization Development.
Aplikasi HRIS biasanya bertujuan mengurangi beban kerja administrasi di bidang payroll, perpajakan karyawan, absensi, dan pengembangan karyawan. Adanya BroadwaysHR ini diharapkan dapat memberikan solusi dengan menghadirkan aplikasi HR yang dapat diakses secara daring dan dapat membantu mengotomatisasi proses seperti pembayaran gaji dan absensi daring dalam suatu dasbor yang mudah digunakan.
Segera registrasi di sini untuk mendapatkan uji coba secara GRATIS selama 30 hari di BroadwaysHR.
