8 Jurus Jitu Berikan Contoh Feedback untuk Karyawan dan Atasan

Untuk memaksimalkan kinerja karyawan, perusahaan melalui tim HR atau manajer terkait akan membuat evaluasi kerja. Contoh feedback yang baik adalah memberikan masukan positif dan efektif, sehingga performa karyawan pun ikut meningkat. Lalu bagaimana cara menyampaikan saran dan kritik yang tepat untuk semua karyawan? Artikel berikut akan memaparkan tentang apa itu feedback, jenis-jenisnya, manfaat, serta berbagai tips penting dalam saran dan kritik ke pekerja.

Mengenal Arti Feedback di Dunia Kerja

Di dalam dunia profesional, istilah feedback diartikan sebagai masukan, saran, dan kritik, baik kepada karyawan maupun atasan terkait performa kerja dan kompetensi selama bekerja di perusahaan.

Pemberian saran dan kritik memberikan manfaat besar karyawan terutama untuk pengembangan kinerja mereka di waktu-waktu kedepan. Tak hanya itu saja, hal tersebut juga bisa mempererat hubungan kerja dan menambah semangat karyawan dalam mencapai tujuan.

Feedback juga menjadi sebuah koreksi atas kelemahan dan kekurangan karyawan sehingga setiap pekerja jadi tahu bagian mana yang perlu ditingkatkan lagi. Di sisi lain, hal ini juga membantu atasan dalam melakukan monitoring dan memberikan arahan yang tepat agar output yang dihasilkan bisa sesuai harapan.

Lalu sebenarnya, bagaimana contoh saran dan kritik yang benar? Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, contoh feedback yang tepat adalah memuat informasi yang jelas, objektif, serta mengutamakan dukungan ke karyawan alih-alih melakukan intimidasi ke mereka.

Dengan demikian, saran dan kritik tidak akan menjatuhkan mental karyawan, tapi justru meningkatkan produktivitas kerja hingga mendorong karyawan untuk bisa memiliki karier yang cemerlang.

Baca juga: 4 Manfaat Briefing Kerja yang Kerap Disepelekan Karyawan

Jenis-Jenis Feedback

Sumber: Freepik

Ada 4 jenis feedback yang bisa meningkatkan performa kerja karyawan, yaitu kritik, coaching, evaluasi, dan juga apresiasi. Penjelasan lebih lengkap dapat Anda simak sebagai berikut.

1. Kritik

Kritik sering kali dikonotasikan negatif. Padahal sebuah kritik bisa membantu seseorang menjadi lebih baik apabila dilakukan secara benar. Ya, dalam menyampaikan kritik ke karyawan, ada beberapa hal yang harus diperhatikan agar penyampaiannya bisa diterima dengan baik.

Memberi kritik sebaiknya dilakukan secara tertutup dengan melibatkan pihak pemberi dan penerima kritik saja. Dengan kata lain, hal ini disampaikan secara tatap muka sehingga menjaga privasi karyawan.

Menyampaikan kritik di tempat umum justru menjadi sebuah kesalahan karena karyawan akan merasa dipermalukan di depan banyak orang. Hal ini tentu akan melukai harga diri mereka sehingga pemberian feedback tidak akan berjalan secara efektif.

2. Coaching

Coaching adalah istilah yang merujuk pada arti pembinaan yang bertujuan untuk memberdayakan seseorang, yang dalam hal ini karyawan. Tujuan dari coaching adalah memberikan fasilitas pembelajaran, perbaikan diri, dan peningkatan kinerja karyawan. Umumnya, hal ini dilakukan sembari praktik saat mentoring sedang berlangsung.

3. Evaluasi 

Evaluasi adalah bentuk umpan balik yang sifatnya lebih formal dan dilakukan dalam periode tertentu atau setelah berlangsungnya sebuah proyek. Di dalam perusahaan, hal ini umumnya terjadi saat evaluasi tahunan, dan akhir masa probation atau proyek tertentu.

4. Apresiasi

Apresiasi merupakan bentuk penghargaan atasan terhadap karyawan atas kerja keras dan kontribusi mereka terhadap perusahaan. Bentuk apresiasi bisa berwujud ucapan terima kasih, pujian, kenaikan gaji atau jabatan, penghargaan karyawan terbaik, dan lain sebagainya.

Selain menambah semangat dan motivasi kerja, apresiasi juga membuat karyawan merasa lebih dihargai dan diakui. 

Baca juga: Beban Kerja Terlalu Berat! Awas Kinerja Karyawan Menurun

Manfaat Feedback

Beberapa contoh feedback di atas adalah semata-mata demi kebaikan karyawan dan perusahaan. Pemberian kritik, apresiasi, evaluasi, dan coaching di perusahaan untuk setiap SDM menjadi ajang untuk berbenah dan memperbaiki kinerja karyawan.

Secara lebih spesifik, berbagai jenis umpan balik yang telah disebutkan di atas memiliki banyak manfaat sebagai berikut.

• Memberikan informasi secara detail kepada setiap pekerja mengenai progress pekerjaan, dan mendeteksi bagian mana yang sudah benar serta mengoreksi bagian yang salah.
• Mendorong motivasi kerja karyawan sehingga performa kerja meningkat dan produktivitas perusahaan ikut naik.
• Membantu karyawan dalam memahami kekurangan dan kelebihan dalam diri.
• Mempererat hubungan kerja terutama atasan dan karyawan.
• Memperjelas tujuan karier karyawan sehingga tujuan individu bisa tercapai sesuai ekspektasi.
• Mencegah miskomunikasi dalam hubungan kerja sehingga hal ini akan memperkecil kemungkinan terjadinya kesalahan kerja.

Baca juga: Naikkan Produktivitas dengan 7 Tips Employee Empowerment Ini

Tips Memberikan Feedback untuk Karyawan dan Atasan

Sumber: Freepik

Dalam menyampaikan feedback baik kepada karyawan maupun atasan, ada beberapa hal yang harus diperhatikan supaya tujuan pemberian umpan balik tersebut dapat diterima dengan baik oleh yang bersangkutan. Berikut akan dijelaskan beberapa tips dalam memberikan umpan balik yang tepat untuk karyawan dan atasan.

• Cara Menyampaikan Feedback ke Karyawan

1. Memberikan Informasi yang Jelas, Detail, dan Spesifik

Dalam menyampaikan feedback ke karyawan, informasi yang Anda berikan harus jelas, detail, dan spesifik. Hindari memberi statement yang terlalu umum sehingga membuat pesan tersebut justru tidak tersampaikan dengan baik.

Sebagai contoh, Anda mungkin menemukan beberapa hal yang perlu dikoreksi pada presentasi karyawan. Penyampaian umpan balik sebaiknya menjelaskan bagian-bagian mana saja yang masih kurang, dibarengi dengan pemberian masukan yang membangun sehingga karyawan dapat memahami kesalahannya tersebut.

Penjelasan informasi yang terlalu umum dan tidak to the point hanya akan menimbulkan kebingungan dan kesalahpahaman, sehingga karyawan tidak tahu bagian mana yang harus dikoreksi.

2. Menciptakan Suasana yang Nyaman

Selain memberikan informasi yang jelas, sampaikan saran dan kritik kepada karyawan dengan cara yang menyenangkan. Artinya, pemberian feedback bukan media dalam mencari-cari kesalahan karyawan melainkan sebagai ajang diskusi antara atasan dan bawahan terkait performa kerja.

Jadi, dalam hal ini Anda harus bisa menciptakan suasana yang senyaman mungkin supaya karyawan tidak merasa tertekan. Dengan demikian, suasana akan mencair dan karyawan akan merasa rileks dalam menerima saran dan kritik yang Anda berikan.  Imbasnya, suasana kerja akan menjadi lebih konstruktif dan perusahaan akan lebih berkembang.

3. Bersikap Objektif

Contoh feedback yang tepat berikutnya adalah dengan bersikap objektif atau fokus pada permasalahannya alih-alih menyalahkan karyawan yang bersangkutan. Hal ini penting karena saat Anda fokus pada perbaikan kinerja maka karyawan akan merasa dibimbing bukan disalah-salahkan.

4. Lakukan Follow Up

Tugas Anda tak hanya berhenti saat memberikan umpan balik, tapi juga melakukan follow up untuk meninjau sejauh mana proses perbaikan kinerja pasca penyampaian feedback. Dengan melakukan hal ini, Anda tidak terkesan lepas tangan dan ikut andil dalam meningkatkan performa kerja karyawan.

Apabila atasan tidak melakukan monitoring secara berkelanjutan, maka besar kemungkinan feedback yang diberikan berakhir sia-sia.

• Cara Menyampaikan Feedback ke Atasan

1. Memberikan Feedback Berdasarkan Perspektif

Sebagai bawahan, Anda sebaiknya fokus pada perspektif pribadi dan memahami batasan atas perspektif tersebut. Pasalnya, apa yang dilihat belum tentu mewakili keseluruhan tanggung jawab atasan yang pasti jauh lebih berat dibandingkan dengan tanggung jawab karyawan. Selain itu, hindari untuk memberikan asumsi liar yang belum tentu benar.

2. Menyampaikan Feedback secara Spesifik

Sama halnya atasan ke bawahan, sebagai karyawan juga sebaiknya menyampaikan umpan balik secara spesifik. Pertama-tama, Anda bisa menyampaikan rasa kagum atau hal-hal positif lain yang menjadi kelebihan atasan baik dari gaya kepemimpinan, sikap, dan sebagainya. 

Setelah itu, baru Anda bisa sampaikan mengenai kondisi tertentu yang dianggap kurang dari atasan. Tentunya, Anda melakukan hal ini secara hati-hati supaya tidak menyinggung perasaan atau melampaui batas.

3. Mempertimbangkan Karakter Atasan

Nah, perhatikan karakter atasan Anda sebelum menyampaikan saran dan kritik. Pasalnya, setiap orang memiliki sifat atau karakter yang berbeda-beda sehingga tidak dapat dipukul rata ke semua orang.

Apabila atasan memiliki kepribadian yang luwes dan terbuka, maka Anda bisa mempertimbangkan untuk menyampaikan feedback secara langsung. Namun jika atasan adalah orang yang otoriter dan tidak dapat diganggu gugat, maka memberi umpan balik tanpa diminta bisa jadi kesalahan fatal.

4. Menunggu Timing yang Tepat atau Minta Izin Dulu

Umumnya, Anda akan lebih mudah untuk menyampaikan masukan ke atasan apabila memiliki hubungan yang cukup dekat. Namun, jika hubungan dengan atasan tidak terlalu dekat, maka Anda bisa menunggu timing yang tepat dalam memberikan saran dan kritik. Selain itu, jangan lupa untuk meminta izin terlebih dulu kepada atasan saat berniat menyampaikan feedback.

Baca juga: Goal Tercapai dengan 4 Strategi Meningkatkan Skill Koordinasi Ini!

Pemberian feedback erat kaitannya dengan proses meningkatkan kinerja karyawan. Untuk menunjang hal ini, Anda bisa memanfaatkan fitur Organization Development dari aplikasi BroadwaysHR.

Melalui fitur tersebut, pengelolaan dan pengembangan SDM akan berjalan secara lebih sistematis karena mengandalkan teknologi berbasis cloud terkini. Tak hanya berguna dalam penyampaian feedback, fitur ini juga bermanfaat untuk pengaturan job holder, penilaian/evaluasi kerja, training karyawan, dan lain-lain.

Ayo beralih menggunakan BroadwaysHR dan dukung perusahaan untuk tumbuh dan berkembang bersama SDM yang unggul! Klik di sini untuk mengetahui fitur-fitur menarik lainnya.