5 Jenis dan Contoh Laporan HRD yang Penting Keberadaannya

Tim HRD yang produktif di perusahaan bergantung pada pelaporan bisnis yang efektif. Namun usaha untuk mewujudkannya mungkin terasa cukup sulit. Kabar baiknya adalah, pelaporan tim HRD tidak harus rumit atau memakan banyak waktu. Terlebih lagi jika Anda dapat dengan mudah membuat contoh laporan HRD yang Anda perlukan dengan menggunakan aplikasi Human Resource Information System (HRIS). Dilansir dari laman Fuse Work Force, berikut adalah jenis dan contoh laporan HRD yang berkontribusi pada pengambilan keputusan yang lebih efektif dan pemahaman mendalam tentang tenaga kerja di perusahaan Anda.

Jenis-Jenis dan Contoh Laporan HRD Perusahaan

1. Laporan Jumlah Karyawan (Headcount Report)

Sumber: Freepik

Retensi dan pergantian karyawan menjadi salah satu tantangan terbesar bagi manajemen tenaga kerja. Nah, tingkat turnover dan retensi karyawan dapat diukur dengan lebih mudah jika Anda memiliki laporan jumlah karyawan (headcount report) yang andal. Contoh laporan HRD ini memuat detail jumlah karyawan saat ini setelah dipekerjakan, diberhentikan, dan dipindahkan. Dengan kejelasan terkait jumlah karyawan di setiap departemen, HRD dapat mulai mendalami faktor-faktor yang memengaruhi turnover serta cara untuk meningkatkan retensi.

Laporan tentang jumlah karyawan juga membantu dalam menggambarkan tren pergerakan karyawan. Manfaatnya Anda dapat melihat departemen mana yang lost talent dari waktu ke waktu dan departemen mana yang telah berkembang hingga full capacity. Headcount report yang komprehensif bisa berbentuk seperti sensus karyawan serta laporan waktu dan kehadiran. 

Dengan memiliki database jumlah karyawan secara real-time dari platform HRIS, HRD dapat melaporkan beberapa hal. Mulai dari jumlah karyawan dan turnover menurut lokasi dan departemennya. Kemudian tingkat retensi karyawan di seluruh tingkat pekerjaan atau jabatan. 

2. Laporan Perekrutan Karyawan (Recruiting Report)

Sumber: Freepik

Data perekrutan karyawan di perusahaan yang dihimpun memakai platform HRIS adalah contoh laporan HRD yang penting. Recruiting report memuat segala informasi tentang kandidat dan posisi atau jabatan yang terbuka. Selain itu, recruiting report juga membantu HRD menghemat waktu dan membangun proses perekrutan karyawan baru yang lebih efisien. 

Laporan perekrutan karyawan dan daftar pelamar memberi gambaran lengkap tentang aktivitas perekrutan di perusahaan. Tim HRD dapat melihat dan memantau semua posisi mana yang terbuka dan terisi. Berapa jumlah kandidat yang dapat melamar dan akan diterima untuk setiap posisi yang terbuka. Kemudian data terkait rata-rata waktu dan biaya hire untuk setiap posisi. Terakhir, dari laporan perekrutan, tim HRD dapat mengetahui posisi kandidat yang sedang dalam proses seleksi. 

3. Laporan Pengelolaan Kinerja (Performance Management Report)

Sumber: Freepik

Manajemen kinerja adalah cara penting untuk menyelaraskan tindakan karyawan dan goal perusahaan. Dengan pelaporan kinerja karyawan yang jelas dan accessible, tim HRD dapat memantau performance terbaik karyawan serta menilai siapa saja yang membutuhkan pembinaan atau pelatihan. Contoh laporan HRD dalam performance management ini tidak hanya menampilkan manager feedback and ratings. Namun juga dapat mengambil informasi yang telah dicatat di setiap profil kinerja karyawan, seperti disciplinary records, productivity reports, dan performance improvement plans.

4. Compensation Report

Sumber: Freepik

Laporan kompensasi karyawan merupakan contoh laporan HRD yang penting fungsinya untuk memahami pertumbuhan pendapatan (earnings growth) dari waktu ke waktu beserta gaji karyawan. Hal ini dapat mencakup laporan gaji pokok, lembur, insentif, cuti berbayar (paid leave), dan potongan gaji.

Memakai cara manual, seperti spreadsheet, memang dapat membantu menyimpan data terkait gaji dan kompensasi, namun lebih sulit untuk selalu diperbarui. Sebaliknya, platform HRIS yang terintegrasi memungkinkan tim HRD untuk mudah mengakses data payroll secara real time. Selain itu juga menghasilkan laporan untuk berbagai stakeholders di bidang HR, akuntansi, dan company leadership.

5. Laporan Absensi Karyawan

Sumber: Freepik

Tim HRD perlu menyusun dan memiliki laporan terkait absensi karyawan. Komponennya termasuk jumlah hari masuk kerja, izin tidak masuk karena karena sakit atau lainnya. Berkaitan dengan izin, kecenderungan alasan karyawan dalam mengajukan izin juga bisa memengaruhi penilaian dan hasil evaluasi dari perusahaan. 

Tim HRD dapat melihat alasan perizinan karyawan tidak masuk kerja selama masih dalam ketentuan perusahaan. Berdasarkan hasil evaluasi yang dilakukan

Baca juga: 6 Cara Penerapan Indikator Kinerja Karyawan di Perusahaan, Simak!

Laporan HRD Menjadi Makin Mudah dan Terintegrasi

Untuk melancarkan peran dan tanggung jawab HRD di perusahaan, software HRIS seperti BroadwaysHR, membantu melacak proses perekrutan karyawan baru. Dengan begitu, tim HRD dalam mengelola urusan HR akan terbantu untuk tetap on track dan lebih siap untuk menemukan bakat terbaik dari kandidat.

Dibanding mengelola urusan HR, termasuk membuat contoh laporan HRD, dengan cara manual memakai email dan spreadsheet, BroadwaysHR punya solusinya! Anda bisa membuat laporan HRD secara realtime dari database system berbasis cloud terbaik. Gunakan layanan Employee Management untuk mengelola data karyawan dari biodata, keluarga, BPJS, dan lainnya yang telah terintegrasi dengan proses payroll karyawan.

Tertarik mengenal dan mencoba fitur layanan produk pengelolaan HR di perusahaan? Hubungi kami di sini dan daftar sekarang untuk FREE TRIAL!