Contoh Surat Penolakan Lamaran Kerja & 3 Aturan Pentingnya
Urusan rekrutmen pegawai tidak hanya mengacu pada proses seleksi administrasi, persiapan tes, dan wawancara saja, tapi juga merespon para pelamar yang gagal lolos ke tahap selanjutnya. Umumnya, tim HR melakukannya dengan cara mengirim contoh surat penolakan lamaran kerja, baik melalui pos surat atau email.
Surat penolakan atas lamaran yang dikirim perusahaan merupakan jenis surat resmi, sehingga harus ditulis dengan bahasa yang baku dan sopan. Pemberian surat tersebut bertujuan untuk memberi kepastian kepada para pelamar bahwa perusahaan belum bisa menerima mereka menjadi bagian dari organisasi.
Selain itu, surat tersebut juga menjadi bentuk penghargaan atau rasa terima kasih atas minat para pelamar terhadap perusahaan. Supaya Anda tidak keliru dalam membuatnya, maka simak aturan, contoh surat, dan hal-hal yang harus diperhatikan dalam membuat surat penolakan lamaran kerja berikut ini.
Mengenal Surat Penolakan Lamaran Kerja
Sebelum membahas tentang contoh surat penolakan lamaran kerja itu sendiri, ada baiknya untuk memahami pengertiannya terlebih dulu. Surat penolakan lamaran kerja adalah surat resmi yang menjelaskan bahwa perusahaan untuk saat ini menolak atau belum bisa menerima surat lamaran yang telah dikirim.
Dengan kata lain, surat penolakan tersebut merupakan cara perusahaan dalam melakukan konfirmasi kepada para pelamar yang tidak diterima kerja. Nah, penyampaiannya harus baik dan sopan supaya tidak menyinggung perasaan pihak pelamar kerja. Selain itu, hal tersebut juga akan menjaga citra perusahaan di mata para pelamar.
Banyaknya minat atas posisi tertentu di perusahaan membuat surat lamaran kerja yang masuk melebihi kuota yang dibutuhkan. Setiap pelamar tentu berharap mereka dapat diterima dan mendapatkan panggilan wawancara kerja, alih-alih menerima surat penolakan kerja.
Sayangnya, hanya orang-orang yang benar-benar memenuhi kualifikasi perusahaan saja yang akan lolos. Oleh sebab itu, perusahaan melalui tim HR kemudian mengirimkan surat penolakan kerja kepada para pelamar yang tidak diterima supaya mereka tahu dan mendapat kepastian bahwa perusahaan menolak surat lamaran yang telah dikirim.
Jadi, para pelamar yang belum beruntung tidak akan berharap lagi dan segera menyiapkan diri untuk mencari peluang di perusahaan lainnya.
Baca juga: 9 Poin Membuat Surat Lamaran Kerja Ini Bikin HRD Tertarik!
Contoh Surat Penolakan Lamaran Kerja
PT. KREASI MILLENNIAL
Jl Bundaran Halim Perdana
Jakarta
5 Februari 2023
Kepada Yth.
Erika Mediana
Jl. Pangeran Antasari No. 223
Tangerang
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami ingin menyampaikan terima kasih atas surat lamaran kerja dari Saudara pada tanggal 20 Januari 2023 yang menyatakan minat untuk mengisi posisi pada bagian Penanggung Jawab Konten Kreator Staf Keuangan di PT. Kreasi Millennial.
Namun dengan berat hati kami harus menolak surat lamaran pekerjaan Saudara karena kualifikasi yang dimiliki untuk saat ini belum sepenuhnya memenuhi ekspektasi atau harapan perusahaan.
Demikian surat penolakan lamaran kerja ini kami sampaikan. Semoga di kesempatan lain Anda bisa bergabung dan menjadi bagian dari perusahaan kami.
Hormat kami,
Zaki Satya
HRD Manager
Aturan Baku saat Menulis Surat Penolakan Lamaran Kerja
Sumber: Freepik
Meski perusahaan tidak wajib memberikan surat penolakan kerja terhadap mereka yang tidak diterima kerja, tapi hal tersebut akan memberikan efek positif baik bagi perusahaan maupun pelamar.
Secara otomatis pelamar tidak akan berharap lagi karena sudah mendapatkan jawaban atau kepastian melalui surat penolakan kerja tersebut. Di sisi lain, surat penolakan lamaran kerja tersebut juga secara tidak langsung akan membangun image yang baik dan profesional di mata masyarakat.
Setelah mengamati contoh surat penolakan di atas, ada beberapa aturan baku yang wajib Anda perhatikan saat membuatnya. Berikut penjelasannya.
1. Harus Ada Kop Surat, Alamat, dan Tanggal Surat Pembuatan
Seperti yang sudah disinggung sebelumnya bahwa surat penolakan kerja merupakan jenis surat resmi. Oleh sebab itu, di dalamnya harus menyertakan kop surat, alamat, dan juga tanggal pembuatannya.
2. Menuliskan Salam Hormat dan Kalimat Pembuka
Sebelum menulis isi atau inti surat, Anda bisa mencantumkan salam hormat terlebih dulu. Selanjutnya kalimat pembuka sebaiknya diawali dengan menyampaikan ucapan terima kasih atas surat lamaran yang dikirim dan menyebutkan tanggal diterimanya surat tersebut. Hal ini dilakukan untuk menciptakan kesan profesional dan sopan di mata pihak pelamar.
3. Menjelaskan Alasan Ditolak
Pada bagian inti atau isi surat, Anda bisa memberitahukan tujuan dari surat tersebut, yaitu penolakan atas surat lamaran kerja. Tak berhenti sampai disitu saja, perusahaan juga harus menjelaskan alasan kenapa surat lamaran tersebut ditolak secara detail.
Penjelasan tersebut sangat penting supaya pelamar yang tidak diterima mengetahui apa penyebab kegagalannya. Selain itu, hal ini juga membuktikan bahwa penilaian perusahaan dilakukan dengan cara yang benar dan sikap objektif tanpa menyudutkan pihak pelamar.
Baca juga: 3 Cara Tepat Menulis Keahlian dalam CV agar Lolos Seleksi
Alasan Pelamar Mendapat Surat Penolakan Kerja
Sumber: Freepik
Ada banyak hal yang menjadi penyebab seseorang tidak diterima perusahaan. Alasannya pun cukup bervariasi dan bisa karena hal sepele hingga fatal sekalipun. Jika penasaran, Anda bisa membaca ulasannya berikut ini.
1. Memakai Bahasa yang Tidak Formal
Salah satu alasan yang membuat surat lamaran ditolak adalah pelamar menulisnya dengan bahasa yang tidak formal. Padahal, surat lamaran kerja merupakan dokumen resmi yang sewajarnya ditulis dengan bahasa baku. Selain memperhatikan gaya bahasa, pelamar juga wajib menulisnya dengan diksi dan ejaan yang sesuai KBBI.
Apabila surat lamaran ditulis dengan bahasa Inggris, maka penulisan spelling dan grammar wajib diperhatikan dengan teliti. Untuk memudahkannya, saat ini tersedia banyak aplikasi pintar yang membantu pelamar untuk melakukan koreksi grammar pada penulisan surat lamaran dengan bahasa asing.
2. Paragraf Surat Tidak Rapi dan Bertele-tele
Surat lamaran yang tidak rapi dan bertele-tele biasanya tidak akan dilirik oleh HRD. Lalu bagaimana agar curriculum vitae dan berkas lamaran yang dibuat bisa menarik HRD? Umumnya surat lamaran kerja terdiri dari kalimat pembuka, penjelasan singkat tentang diri sendiri, tujuan pembuatan surat, dan penutup.
Penjelasan mengenai data diri, sebaiknya dibuat secara singkat dan jelas yang memuat hal-hal seperti nama, tempat tanggal lahir, alamat rumah, nomor telepon yang aktif, serta alamat email jika perlu.
Jangan lupa untuk mencantumkan posisi yang dilamar serta melampirkan berkas-berkas penting yang mendukung seperti CV, portofolio, dan sertifikat-sertifikat yang berhubungan dengan pekerjaan yang dilamar.
3. Salah Ketik atau Typo
Salah ketik atau typo juga bisa menjadi penyebab seseorang mendapatkan surat penolakan lamaran kerja. Meski terkesan sepele dan hanya melupakan satu huruf saja, hal tersebut bisa membuat surat lamaran ditolak secara langsung.
Kesalahan dalam menulis surat lamaran menciptakan persepsi bahwa pelamar tersebut tidak teliti bahkan untuk urusan yang sepele sekalipun. Padahal, setiap karyawan di perusahaan nantinya akan menangani berbagai tugas mulai dari yang mudah hingga berat.
Oleh sebab itu, sangat penting untuk membaca ulang isi surat lamaran kerja sebelum mengirimnya ke perusahaan.
4. Terkesan Seperti Mengemis
Anda mungkin sering menemui contoh surat lamaran kerja yang menuliskan kalimat seperti “saya sangat berharap” atau “jika bapak/ibu memberi kesempatan”. Sekilas tidak ada masalah dengan kalimat tersebut, tapi sebaiknya hal seperti ini tidak perlu ditulis di dalam surat lamaran.
Kalimat-kalimat tersebut memberi kesan seakan-akan pelamar sedang mengemis pekerjaan kepada perusahaan. Daripada menuliskannya, akan lebih baik jika pelamar membuat pernyataan bahwa mereka sangat layak untuk mengisi posisi tersebut.
5. Tidak Melakukan Riset Terhadap Perusahaan
Sebelum menulis surat lamaran kerja, ada baiknya untuk melakukan riset terhadap perusahaan yang dituju. Hal ini akan membantu pelamar dalam menentukan intonasi kalimat yang tepat serta menonjolkan kemampuan yang sesuai dengan kualifikasi perusahaan.
Pasalnya, setiap perusahaan memiliki budaya organisasi yang berbeda-beda sehingga pelamar perlu melakukan strategi agar tidak melakukan kesalahan tulis atau menambahkan hal-hal yang tidak relevan dengan citra perusahaan.
Baca juga: 5 Tahapan Screening Lamaran Pekerjaan untuk Temukan Kandidat Terbaik, Simak!
Menyaring surat lamaran kerja yang masuk sekaligus memberikan respon terhadap pelamar yang tidak diterima tentu menguras waktu dan tenaga dari tim HRD. Oleh sebab itu, Anda harus beradaptasi dengan teknologi HRIS yang akan memudahkan perusahaan dalam urusan rekrutmen pegawai serta hal-hal lain yang berhubungan dengan pengelolaan karyawan.
Dalam hal ini, BroadwaysHR hadir sebagai aplikasi terbaik yang akan memberikan solusi praktis dalam menciptakan sistem pengelolaan SDM yang otomatis, efektif, efisien, akurat, dan dapat disesuaikan dengan kondisi perusahaan.
Kenapa harus BroadwaysHR? Karena hanya kami yang mampu memahami kebutuhan perusahaan dalam membangun sistem HRIS yang berkualitas dan juga terpercaya. Selain sudah dipercaya oleh banyak perusahaan, tim support BroadwaysHR juga akan selalu memberikan dukungan kapan saja dan di mana saja!
Untuk pertanyaan, informasi, dan hal-hal lain terkait BroadwaysHR, konsultasikan hal ini, saat ini juga dengan klik di sini!
