Ini Cara Mengetahui Cut Off Gaji Bulanan Karyawan
Gaji merupakan kewajiban yang harus dibayarkan kepada karyawan setiap bulannya. Namun, untuk membayarkan gaji tersebut harus berdasarkan penghitungan gaji yang telah ditetapkan. Salah satu caranya yaitu dengan menentukan tanggal cut off gaji yang telah ditetapkan. Pada artikel berikut akan dijelaskan lebih lanjut mengenai proses cut off untuk memudahkan Anda dalam mengurus gaji.
Definisi dan Tahapan Cut Off Gaji
Sumber: iStockPhoto
Arti cut off dalam dunia kerja adalah proses tutup buku. Istilah cut off dipakai di dunia kerja untuk mengetahui kinerja sebuah perusahaan. Proses cut off atau tutup buku berfungsi untuk mengakhiri pencatatan laporan keuangan yang dilakukan di akhir periode pembukuan. Tujuan ini adalah untuk memeriksa transaksi-transaksi perusahaan yang telah dicatat apakah sudah sesuai dengan tanggal atau waktunya.
Selain itu, istilah cut off juga dihubungkan dengan gaji karyawan. Istilah cut off dalam dunia kerja juga memiliki arti sebagai batasan tanggal yang digunakan untuk memulai perhitungan yang bersifat variabel. Seperti presensi atau absensi, tunjangan harian, dan uang lembur karyawan. Skema cut off gaji umumnya melibatkan beberapa tahapan yang teratur dan dapat disesuaikan sesuai kebutuhan perusahaan. Berikut adalah skema cut off gaji secara umum:
1. Penetapan Periode Cut Off
Perusahaan menetapkan frekuensi periode cut off. Misalnya mingguan, dua mingguan, atau bulanan. Penetapan tanggal awal dan akhir periode cut off menjadi dasar perhitungan gaji.
2. Pencatatan Kehadiran dan Aktivitas Kerja
Karyawan mencatat kehadiran, jam kerja, dan aktivitas lainnya selama periode cut off. Sistem absensi atau aplikasi khusus dapat digunakan untuk mempermudah pencatatan ini.
3. Pengumpulan Data Karyawan
Tim HR mengumpulkan data terkait karyawan seperti perubahan status pekerjaan, izin, dan perubahan lainnya yang dapat mempengaruhi gaji.
4. Verifikasi Data
Data yang terkumpul diverifikasi keakuratannya untuk menghindari kesalahan. Hal ini memerlukan kolaborasi antara departemen HR, atasan langsung, dan departemen lain yang terkait.
5. Perhitungan Gaji
Menggunakan data yang sudah terverifikasi, tim HR melakukan perhitungan gaji karyawan sesuai dengan kebijakan perusahaan dan peraturan ketenagakerjaan yang berlaku.
6. Persiapan Pembayaran
Setelah perhitungan selesai, tim HR mempersiapkan pembayaran gaji, termasuk menghitung potongan pajak dan deduksi lainnya.
7. Pembayaran Gaji
Gaji dibayarkan kepada karyawan sesuai dengan jadwal pembayaran yang ditetapkan oleh perusahaan. Penggunaan metode pembayaran seperti transfer bank atau cek sesuai dengan preferensi dilakukan, dilakukan pelaporan terkait gaji kepada pihak-pihak terkait, termasuk pemberi kerja dan otoritas pajak. Proses rekonsiliasi digunakan untuk memastikan bahwa semua transaksi gaji sesuai dengan catatan perusahaan.
8. Audit Internal
Beberapa perusahaan melakukan audit internal untuk memeriksa kepatuhan terhadap prosedur penggajian dan menemukan potensi perbaikan.
9. Evaluasi dan Penyesuaian
Setelah setiap periode cut off, perusahaan mengevaluasi proses penggajian, mengidentifikasi perbaikan yang mungkin diperlukan, dan melakukan penyesuaian kebijakan jika diperlukan.
Cara Penghitungan Cut Off Gaji Prorata
Sumber: iStockPhoto
Periode cut off juga mempengaruhi perhitungan gaji prorata (proporsional) bagi karyawan yang bekerja tidak penuh 30 hari, seperti karyawan yang baru mulai bergabung atau keluar/berhenti di tengah periode penggajian. Dengan demikian, dasar perhitungan gaji prorata karyawan adalah periode cut off yang berlaku di perusahaan. Sedangkan cara menghitungnya bisa menggunakan dasar jumlah hari kalender, jumlah hari kerja efektif, atau jumlah jam kerja. Berikut cara menghitung gaji prorata dengan sistem cut off.
1. Tentukan Gaji Bulanan Penuh
Misalkan gaji bulanan penuh karyawan tersebut adalah Rp 9 juta.
2. Hitung Gaji Harian
Dengan mengingat bahwa bulan memiliki rata-rata 30 hari, kita dapat menghitung gaji harian dengan rumus: Gaji Bulanan : Jumlah Hari dalam Sebulan.
Rp 9 juta : 30 hari = Rp 300 ribu
3. Hitung Jumlah Hari Kerja dalam Cut Off
Jika karyawan tersebut bergabung pada pertengahan bulan, dan cut off dilakukan setiap bulan, maka kita perlu tahu berapa hari kerja dalam cut off tersebut. Misalnya, jika cut off dilakukan pada tanggal 15 setiap bulan, dan karyawan bergabung pada tanggal 10, maka terdapat 5 hari kerja dalam cut off tersebut.
4. Hitung Gaji Prorata
Gaji prorata dapat dihitung dengan mengalikan gaji harian dengan jumlah hari kerja dalam cut off.
Rp 300 ribu (gaji harian) x 5 (jumlah hari kerja) = Rp 1.500.000
Dengan demikian, gaji prorata karyawan tersebut untuk cut off bulan tersebut adalah Rp 833.330. Cara perhitungan ini memastikan bahwa karyawan baru yang bergabung pada pertengahan bulan menerima pembayaran yang adil sesuai dengan periode kerja mereka.
Atur Gaji Lebih Mudah dengan BroadwaysHR
Secara keseluruhan, cut off adalah elemen kunci dalam manajemen sumber daya manusia. Dengan menetapkan periode waktu tertentu untuk perhitungan gaji, perusahaan dapat menjaga konsistensi pembayaran gaji yang seadil-adilnya sesuai dengan peraturan perusahaan dan undang-undang yang berlaku. Kendati demikian, tantangan yang muncul juga perlu ditangani dengan cermat untuk memastikan keberhasilan implementasi cut off.
Kerumitan penggajian dapat menjadi suatu beban yang menyita waktu bila tak diatasi dengan baik. Dengan adanya BroadwaysHR sebagai aplikasi HRIS, maka tugas HR dalam menggaji karyawan akan semakin mudah. Terdapat fitur Payroll Management untuk mengatur komponen payroll yang telah terintegrasi. Mulai dari tunjangan, bonus, lembur, PPh 21, BPJS, dll juga sangat fleksibel dengan kebijakan-kebijakan payroll yang ada dalam perusahaan. Segera registrasi di sini untuk mendapatkan uji coba GRATIS selama 30 hari.
