Cara Mudah untuk Rekap Data Absensi Karyawan, Bagaimana?
Dengan banyaknya bantuan teknologi, menghitung kehadiran kini lebih mudah. Apalagi jika mengetahui cara menghitung absensi karyawan dengan Excel atau rekap absen dikuasai. Tidak perlu lagi menghitung secara manual. Penghitungan tingkat atau persentase absensi pegawai serta rekap absen dengan cara menggunakan aplikasi Excel akan lebih cepat selesai. Apalagi ketika menjelang gajian, rekapan data kehadiran atau absensi sudah harus selesai dan tidak boleh ada kesalahan dalam penggajian. Lalu, bagaimana cara mudah dan praktis untuk merekap data absensi?
Sumber: iStockPhoto
Contoh Rekap Data Absensi dengan Excel
Excel selalu menjadi pilihan bagi gratis dan mudah oleh penggunanya. Membuat rekap absensi karyawan dengan Excel tergolong mudah, Anda bisa memanfaatkan fitur “Conditional Formatting” untuk memberikan tanda atau indikator keterangan absensi dan fitur “COUNTIF” untuk menghitung total setiap keterangan pada absensi.
Contohnya adalah sebagai berikut
1. Contoh Pertama
Anda hanya menuliskan tanggal dan hari kerja saja ke dalam Excel. Tidak perlu memasukkan hari istirahat kerja karyawan. Dalam contoh ini, tidak ada Hari Sabtu dan Minggu. Dengan format seperti ini biasanya lebih memudahkan HR menghitung langsung berapa jumlah kehadiran karyawan di hari kerja dan langsung mengabaikan hari istirahat kerja.
Untuk mengisi kolom kehadiran di tanggal bisa menggunakan simbol “X” untuk tidak masuk kerja dan “V” jika masuk kerja. Kemudian masukkan format hitung otomatis di kolom jumlah kehadiran dengan menggunakan rumus “Countif”. Contohnya untuk karyawan A, di kolom jumlah kehadiran masukkan rumus =countif(C4:V4,”V”).
2. Contoh Kedua
Format yang digunakan adalah format lengkap. Artinya, seluruh tanggal kalender masuk dan kolom jumlah tidak hanya kehadiran, namun tersedia pula jumlah izin, cuti dan sakit. Format rekap absensi bulanan ini biasa digunakan ketika jumlah karyawan cukup banyak. Dalam membuat format ini, Anda akan membutuhkan beberapa rumus dan juga conditional formatting menggunakan data validation di excel.
Untuk kolom absensi, silakan membuat data validation dengan cara membuat inisial terlebih dahulu untuk setiap status laporan kehadiran. Dalam contoh ini, beberapa inisial yang digunakan adalah:
H : Hadir
I : Izin
S : Sakit
C : Cuti
A : Absen
Kemudian masukkan seluruh inisial status kehadiran tersebut kedalam data validation di Excel. Caranya dengan klik “Data” kemudian pilih “Data Validation” kemudian pilih List di kolom “Allow”. Setelah itu, masukkan seluruh inisial di kolom “Source” dengan menggunakan koma (,) di setiap inisial untuk memisahkannya. Setelah itu masukkan rumus otomatis menghitung status kehadiran di kolom jumlah bagian kanan. Dalam contoh ini rumus “countif” kembali digunakan seperti berikut,
- Jumlah Kehadiran : countif(C4:AG4,”H”)
- Jumlah Izin : countif(C4:AG4,”I”)
- Jumlah Sakit : countif(C4:AG4,”S”)
- Jumlah Cuti : countif(C4:AG4,”C”)
- Jumlah Absen : countif(C4:AG4,”A”)
Kemudian tarik ke bawah hingga kolom terakhir agar seluruh rumus secara otomatis masuk di seluruh kolom.
Tips Praktis Membuat Laporan Rekap Absen Karyawan
Sumber: iStockPhoto
Laporan absensi kehadiran kerja karyawan adalah rekapan mengenai jumlah kehadiran setiap pegawai dalam satu bulan. Dengan adanya laporan ini, Anda juga dapat mengevaluasi setiap karyawan di perusahaan yang berujung juga pada penilaian kinerja karyawan dan produktivitas perusahaan.
Laporan juga berisikan informasi tentang waktu hadir dan pergi karyawan termasuk keterlambatan. Secara umum dalam laporan ini biasanya akan mencatatkan beberapa data terkait kehadiran karyawan seperti:
- Data cuti atau izin karyawan.
- Data karyawan datang dan pulang (clock in/clock out)
- Mencatat data karyawan datang terlambat.
- Pada kasus sistem online, akan terdapat fitur pendukung remote working
Ada banyak manfaat dari penggunaan laporan ini, juga sistem dan jenis absensi yang biasa digunakan di perusahaan. Laporan juga membantu perusahaan untuk tetap meng-engaged karyawan dengan terus meningkatkan produktivitas. Perusahaan perlu mengetahui karyawan mana yang bekerja, kapan mereka bekerja dan kapan mereka biasanya mengambil cuti tahunan mereka.
Karena pada kenyataannya, absensi berdampak besar terhadap biaya perusahaan jika dibandingkan dengan jenis tunjangan karyawan lainnya. Hal-hal yang berdampak tetapi tidak dirasakan secara langsung terhadap biaya perusahaan seperti:
- Staffing
- Scheduling
- Re-training
- Lost productivity
- Diminished moral
- Turnover Karyawan
Dengan adanya laporan absen karyawan atau absensi pegawai, maka perusahaan dapat memahami kebutuhan tenaga kerja, tren liburan dan memiliki jejak audit dalam kepatuhannya terhadap Undang-Undang Ketenagakerjaan.
Permudah Rekap Absensi dengan BroadwaysHR
Masih merasa bingung dengan cara menghitung rekap data absensi karyawan dengan Excel? Solusi untuk hal ini adalah dengan menggunakan aplikasi absensi otomatis seperti fitur Time Management di BroadwaysHR. Dengan menggunakan aplikasi ini Anda tidak perlu lagi membuat absensi dari awal pembuat format dan rumus, hanya perlu mengikuti pengaturan saja.
Aplikasi BroadwaysHR ini terbukti sangat praktis dan efisien dan telah memudahkan kerja HRD dalam mendata kehadiran karyawan, terutama karyawan yang jumlahnya ratusan atau dengan shift yang beragam. Aplikasi ini bahkan bisa memberikan data yang lebih akurat dan lebih mengefisiensi waktu. Jangan menunggu lama, segera registrasi di sini untuk mendapatkan uji coba GRATIS selama 30 hari.