Cara Mengelola Database Pegawai & 5 Manfaatnya
Database pegawai memiliki peran yang cukup penting bagi perusahaan. Pasalnya, elemen tersebut sangat berpengaruh pada keberlangsungan bisnis dan kemajuan organisasi. Oleh sebab itu, pengelolaan database karyawan harus dilakukan dengan cermat. Di era digital seperti sekarang banyak perusahaan yang sudah menggunakan software HRIS guna menunjang pengelolaan administrasi pegawai tersebut.
Simak artikel berikut untuk mengetahui apa saja manfaat, cara mengelola, dan rekomendasi software HRIS terbaik untuk pengelolaan database karyawan perusahaan Anda..
Pengertian Database Pegawai
Sebelum membahas lebih jauh tentang manfaat dan cara mengelola database pegawai, Anda akan kami ajak untuk memahami pengertiannya terlebih dulu. Database sendiri merupakan kumpulan data yang disusun secara rapi dengan menerapkan aturan tertentu untuk memudahkan pengelolaan administrasi.
Database pegawai dalam perusahaan umumnya berfungsi untuk pengelolaan upah pegawai, perpajakan, jaminan sosial, struktural organisasi, dan lain-lain. Hal ini akan memudahkan tim HRD dalam menghimpun data serta mengumpulkan informasi terkait.
Dewasa ini, pengelolaan database karyawan sudah didukung dengan sentuhan teknologi, sehingga proses menghimpun dan mengelola data dapat dilakukan secara otomatis. Penerapan software HRIS dalam pengelolaan employee database juga akan memberikan output bisnis yang lebih baik serta mengoptimalkan pengembangan SDM di dalam perusahaan.
Baca juga: Manajemen SDM: Definisi, Fungsi, Tujuan, Cara Kerja
Manfaat Database Pegawai
Sumber: Freepik
Secara lebih spesifik, database pegawai juga memiliki segudang manfaat lain yang akan dijelaskan dalam poin-poin berikut ini.
1. Mendukung Transparansi Data
Database karyawan bermanfaat untuk mendukung transparansi data terutama untuk informasi gaji dan tunjangan. Karyawan bisa mengakses dan mengetahui jumlah gaji dan potongan upah secara mandiri melalui akses self service yang tersedia.
Selain urusan pengupahan, hal ini juga membantu manajer atau atasan untuk melacak riwayat kinerja serta pelatihan tim yang nantinya bisa dijadikan pedoman dalam melakukan pratinjau kinerja saat meeting bersama tim.
2. Penyimpanan Data Terpusat
Penyimpanan data umumnya terpusat pada satu platform saja sehingga memudahkan tim terkait saat menggunakan atau melakukan perubahan terkait data karyawan. Pembaharuan data pun bisa dilakukan secara otomatis sehingga mempersingkat waktu kerja.
3. Keamanan Data Lebih Terjamin
Menariknya, database karyawan juga menjamin keamanan data karyawan secara menyeluruh. Pasalnya, Anda bisa menentukan siapa saja yang berhak mengakses database tersebut, sehingga hal ini akan meminimalisir penyalahgunaan data karyawan.
4. Meningkatkan Produktivitas Tim HR
Proses input dan rekapitulasi data yang berlangsung secara otomatis akan mempersingkat waktu kerja tim HR. Dengan demikian waktu Anda tidak akan habis hanya untuk urusan administrasi saja. Tim HR pun bisa fokus untuk mengerjakan pekerjaan penting lainnya, terutama yang berhubungan dengan manajemen dan pengembangan SDM.
5. Paperless
Database karyawan umumnya diolah secara digital dengan memanfaatkan sistem berbasis cloud. Artinya, media kertas sudah mulai ditinggalkan, walaupun tidak 100%. Selain memudahkan pencarian, hal ini akan membantu perusahaan dalam menghemat biaya operasional.
Baca juga: 5 Cara Tepat Jaga HR Data Integrity Perusahaan Paling Efektif
Cara Mengelola Database Karyawan
Sumber: Freepik
Pengelolaan database yang tepat akan menunjang sistem operasional, pengembangan karyawan, serta kemajuan bisnis. Oleh karena itu pastikan untuk mengelola data karyawan secara tepat demi menunjang manajemen SDM yang lebih baik. Berikut beberapa cara yang bisa Anda lakukan.
- Perusahaan sebaiknya melakukan filter terhadap data karyawan apa saja yang akan dikelola, seperti misalnya informasi data pribadi, jabatan, jumlah gaji, dan lain-lain.
- Memastikan keamanan data karyawan supaya tidak bocor atau dicuri oleh pihak-pihak yang tidak bertanggungjawab dengan memanfaatkan software HRIS dalam pengelolaannya.
- Memilih aplikasi pengelolaan database pegawai yang bisa menjamin keamanan data karyawan, mudah dioperasikan, memiliki layanan service after sales, dan update dengan pembaharuan perundang-undangan terkait ketenagakerjaan.
Baca juga: Begini Cara Memilih Aplikasi HRD Terbaik dan Rekomendasinya
Kelola Database Karyawan dengan BroadwaysHR
Untuk memudahkan pengelolaan database pegawai, saatnya beralih menggunakan software seperti BroadwaysHR. Melalui fitur Employee Management di dalamnya, keseluruhan data karyawan menjadi terintegrasi, baik data pribadi karyawan, karier, social security, pajak, gaji, organisasi dan lainnya.
Hal ini tentu akan memudahkan tim terkait dalam menyusun laporan sehingga urusan administrasi juga menjadi lebih rapi dan mudah diakses.
Tak hanya itu saja, BroadwaysHR juga mudah digunakan, menawarkan layanan service after sales, memiliki tingkat keamanan yang tinggi, dan selalu update dengan pembaharuan terkait UU Ketenagakerjaan.
Konsultasikan kebutuhan perusahaan Anda hanya kepada BroadwaysHR dan wujudkan sistem pengelolaan data karyawan yang praktis, mudah, cepat, dan aman dengan klik di sini!
Nikmati juga layanan coba gratis aplikasinya selama 30 hari sekarang juga!
