Ingin Jadi Bagian Divisi HR? Ini 5 Peran dan Skill yang Wajib Dimiliki

Divisi HR di setiap perusahaan ada untuk menciptakan tempat kerja yang aman dan efisien, dengan menyeimbangkan antara kebutuhan bisnis dan hubungan karyawan. Umumnya HR bertugas untuk mengelola gaji dan tunjangan, menyelesaikan konflik internal, melakukan rekrutmen, hingga mengadakan pelatihan karyawan. Karena memiliki peran dan tanggung jawab vital untuk mengembangkan bisnis, penting bagi setiap staf dalam divisi HR memiliki berbagai skill mumpuni untuk menyelesaikan tugas secara efektif. 

Jika Anda seorang pemilik bisnis yang ingin mencari profesional HR terbaik atau tertarik untuk berkarier di dunia HR, simak ulasan berikut ini untuk memahami peran, tanggung jawab, serta skill utama HRD.

Peran dan Tanggung Jawab Divisi HR di Perusahaan

Berikut adalah berbagai peran dan tanggung jawab manager HR dan timnya dalam mengelola sumber daya manusia di suatu perusahaan.

1. Merekrut Karyawan Baru

Salah satu tugas yang menjadi tanggung jawab HR adalah proses rekrutmen karyawan baru. Dalam konteks ini, divisi HR dan manager HR bekerja sama dengan manajer perekrutan dalam menemukan dan mempekerjakan calon karyawan baru. HR turut berperan secara aktif untuk memantau setiap surat lamaran kerja yang diterima perusahaan melalui berbagai media. Dengan applicant tracking system, HRD berperan untuk mencari SDM yang qualified dan cocok dengan kriteria perusahaan. 

Pada tahap lanjutan, kandidat yang lolos seleksi administrasi, ditinjau ulang oleh recruiting team, dijadwalkan interview maupun tes, hingga mempersiapkan orientasi karyawan baru yang terpilih.

2. Mengelola dan Memastikan Karyawan Menerima Gaji dan Tunjangan Layak

HR memastikan setiap karyawan menerima gaji dan tunjangan yang layak sesuai dengan kontrak kerja. Dalam prosesnya, tim HR berdiskusi dengan atasan atau eksekutif perusahaan perihal penentuan kisaran gaji dan tunjangan yang layak untuk karyawan.

Pemberian gaji dan tunjangan tentunya didasarkan pada aturan UU Ketenagakerjaan dan kebijakan perusahaan. Menggunakan fitur Payroll serta Benefit & Compensation Management, HR dapat menawarkan tunjangan yang komprehensif serta membuka akses mandiri bagi karyawan untuk menggapai kompensasi dan reward dari perusahaan.

3. Melaksanakan Negosiasi dengan Karyawan Terkait Gaji dan Kompensasi

Peran negosiasi gaji dan kompensasi oleh tim HRD umumnya dilakukan pada tahapan rekrutmen karyawan. Pada sesi interview, HR melaksanakan negosiasi dengan karyawan untuk mencapai kebutuhan dan ekspektasi karyawan terkait penghasilan.

Tentunya, penentuan soal gaji dan kompensasi karyawan akan dibahas lebih lanjut bersama pihak keuangan dan atasan. Selain mempertimbangkan kondisi finansial perusahaan, pemberian gaji maupun bonus didasarkan pada standar kinerja karyawan.

4. Mewujudkan Lingkungan dan Hubungan Kerja yang Nyaman dan Kondusif

Peran dan tanggung jawab departemen HRD adalah mewujudkan lingkungan kerja yang nyaman serta hubungan antar karyawan yang kondusif. Perselisihan hingga konflik dalam perusahaan merupakan hal yang bisa dihindari. Nah, supaya permasalahan tidak semakin besar dan berlarut, tim HR wajib turun tangan untuk mengatasinya. HRD juga turut hadir dalam setiap penyelesaian masalah yang melibatkan serikat pekerja di perusahaan.

5. Memastikan Seluruh Komponen Patuh pada Kebijakan

Setiap SDM tanpa pandang bulu, termasuk karyawan maupun pimpinan sepatutnya mematuhi setiap kebijakan yang berlaku di perusahaan. Terlebih wajib patuh terhadap kebijakan yang berlaku untuk karyawan golongan bawah hingga tertinggi di perusahaan. Dalam hal ini, tim HRD turut serta patuh terhadap aturan keselamatan kerja, anti diskriminasi, hingga memutus hubungan kerja dengan karyawan sesuai UU yang berlaku.

Baca juga: HR Consultant: Peran, Tanggung Jawab, dan Manfaatnya

Skill Wajib Dimiliki oleh Anggota dan Manajer HR

1. Kemampuan Berorganisasi

Divisi HRD berperan sebagai penghubung antara karyawan, manajer, dan CEO perusahaan. Untuk menghubungkan seluruh komponen di perusahaan, HR bertugas mengelola jobdesc dan tanggung jawab yang harus diselesaikan oleh karyawan dari divisi yang berbeda-beda. 

Dalam urusan organisasi, HR juga bertugas untuk menyusun kontrak kerja, rencana penggajian, hingga skema asuransi yang berkaitan dengan waktu serta kebijakan. Soal time management, tugas HR menyusun jadwal kerja, mengatur sesi training, hingga menyetujui cuti kerja karyawan. 

2. Skill Komunikasi yang Baik

Seperti yang sudah disebutkan, posisi HRD adalah sebagai penghubung antara karyawan dan atasan di perusahaan. Di satu sisi, HRD merupakan ‘aktivis’ suara karyawan, dan di sisi lain HR mewakili perusahaan di hadapan karyawan. Mampu mendengarkan dan menyampaikan dengan baik menjadi kunci suksesnya HRD karena setiap harinya berinteraksi dengan banyak karyawan maupun stakeholders secara langsung, melalui telepon, maupun surat elektronik (email).  

3. Melakukan Tugas Administratif

HRD juga harus mempunyai keterampilan dalam melakukan berbagai tugas administrasi. Mulai dari surat perjanjian kerja, pengajuan cuti karyawan, rekapitulasi absensi karyawan, payroll, employee assessment, dan masih banyak lagi. Dengan bermodal skill administratif yang teruji serta memanfaatkan sistem HRIS berbasis cloud terbaik, maka urusan administrasi karyawan dapat dikelola lebih mudah dan terintegrasi. 

4. Menguasai Teknologi untuk Mengelola Sistem HR

Di era digital, setiap anggota divisi HR harus memiliki penguasaan teknologi untuk mengelola urusan HR. Dengan terampil menggunakan sistem HRIS, maka sangat membantu dan meringankan kerja HRD menjadi lebih efektif dan praktis. Skill penguasaan teknologi ini sangatlah relevan terutama bagi perusahaan menengah besar yang juga menerapkan sistem kerja dari jarak jauh (remote working). 

Selain keempat skill dasar yang wajib dimiliki manajer maupun anggota dari divisi HR di atas, secara umum mereka juga harus mengembangkan kemampuan penting berikut ini, antara lain:

• Mempunyai jiwa leadership
• Menjadi pendengar yang yang baik
• Berjiwa sabar dan pandai berempati
• Bersedia dan mudah bekerja sama dengan siapa saja
• Ramah dan percaya diri
• Mampu menyelesaikan masalah dan mengambil keputusan
• Detail dan teliti terhadap pekerjaan

Tips Mengoptimalkan Kinerja Divisi HR dengan Sistem HRIS

Dengan banyak dan kompleksnya peran serta tanggung jawab divisi HR yang harus dipikul, dibutuhkan sistem HRIS untuk mengoptimalkan kinerjanya supaya lebih baik dan efektif. Sebagai seorang manajer HR dan tim HR, penting bagi Anda selalu mempunyai wawasan luas terkait SDM serta metode pengelolaannya yang efektif dan kontemporer.

Permudah kinerja HR menggunakan aplikasi HRIS yang meliputi software payroll, absensi online, slip gaji, hitung pajak, employee self service, dan masih banyak lagi. Salah satu aplikasi HRIS terbaik yang sangat direkomendasikan untuk membantu kerja HRD adalah aplikasi BroadwaysHR. 

Puluhan perusahaan di level menengah besar sudah berhasil membuktikan kehebatan aplikasi HRIS yang satu ini. Kini giliran Anda untuk mencobanya!

Segera nikmati berbagai fitur-fitur menarik yang tersedia di dalam aplikasi dan jangan lewatkan untuk coba gratis aplikasinya di sini selama 30 hari sekarang juga!