form penilaian kinerja karyawan

Form Penilaian Kinerja Karyawan: Manfaat sampai Jenisnya

Setelah periode kerja tertentu, HRD dan supervisor divisi biasanya akan melakukan penilaian kinerja. Pada agenda tersebut, HRD dan supervisor mengisi form penilaian kinerja untuk mengetahui performa setiap karyawan. Form tersebut nantinya akan menjadi bahan evaluasi untuk periode selanjutnya. Untuk memahami manfaat dan jenis-jenis penilaian kerja karyawan, simak penjelasan di bawah ini.

Manfaat Form Penilaian Kinerja Karyawan

form penilaian kinerja karyawan

Sumber: iStockPhoto

Melalui form ini, perusahaan dapat mengetahui bagaimana efisiensi kerja pada periode tertentu, khususnya efisiensi dan evaluasi dari berbagai proyek bisnis tertentu. Meskipun penting bagi perusahaan, akan tetapi evaluasi karyawan ini juga penting bagi para pekerja. Berikut ini manfaat membuat form penilaian kinerja karyawan.

1. Menilai Karyawan Lebih Objektif dan Adil

Karyawan mendapatkan penilaian dan evaluasi yang lebih objektif dan adil dari team leader, manajer divisi, hingga dari perusahaan. Termasuk di dalamnya penilaian terhadap para bos seperti manajer divisi dan team leader dari perusahaan dan juga anak buahnya.

2. Tolok Ukur Kualitas Hasil Rekrutmen

Bagi perusahaan, mereka mengetahui bagaimana kualitas hasil rekrutmen dari tim HRD. Walaupun begitu, proses penyeleksian karyawan atau rekrutmen ini juga bukan faktor utama kualitas karyawan menurun. BIsa jadi karena lingkungan kerja.

3. Alat Evaluasi dan Performa Karyawan

Setiap karyawan dengan status dan jabatannya masing-masing memiliki penilaian performa kerja mereka masing-masing untuk kemudian dijadikan sebagai bahan untuk mengevaluasi agar periode selanjutnya lebih berkembang. Melalui form penilaian kinerja karyawan ini juga mereka berhak mendapatkan promosi jabatan. Sedangkan bagi karyawan baru yang sedang melalui masa probation dan karyawan kontrak akan berkesempatan mendapatkan promosi kenaikan status menjadi karyawan tetap melalui hasil penilaian kerja yang objektif.

4. Membantu Proses Staffing

Berkaitan dengan promosi jabatan yang berhak didapatkan setiap karyawan, perusahaan perlu mengetahui kelayakan tersebut dan penempatan posisi yang tepat dan sesuai dengan kemampuan yang dimiliki karyawan. Dengan begitu, setiap divisi melakukan fungsinya masing-masing dengan tepat sehingga kemampuan karyawan akan lebih optimal. Perkembangan bisnis pun akan semakin terjamin.

5. Parameter Pengembangan Diri Karyawan

Karyawan berkesempatan mendapatkan pengembangan diri dan skill dengan berdasarkan tolok ukur hasil evaluasi performa kerjanya. Perusahaan mengetahui kekurangan masing-masing karyawan dan memberikan training atau pengembangan-pengembangan diri lainnya seperti workshop atau pelatihan untuk membantu mengasah skill karyawan tersebut.

6. Tolok Ukur Kriteria Kompensasi dan Tunjangan

Alasan yang terakhir mengapa penting membuat form penilaian kinerja karyawan yakni untuk memberikan penghargaan dan kompensasi lainnya kepada karyawan yang sudah berusaha keras memajukan bisnis. Perhitungan tunjangan atau kompensasi dan penghargaan atau hadiah dalam bentuk apapun akan jadi lebih akurat dan tepat sasaran.

Baca juga: 3 Manfaat Aplikasi E-Kinerja untuk Perusahaan Makin Maju

Metode Penilaian Kinerja Karyawan

form penilaian kinerja karyawan

Sumber: iStockPhoto

1. Traditional Assessment 

Dalam penilaian tradisional, manajer/atasan menilai langsung kinerja karyawan berdasarkan pengamatan. Manajer dan karyawan bertemu tatap muka dan berdiskusi tentang hasil pekerjaan karyawan, tugas dan tanggung jawab yang dijalankan, dan target pekerjaan yang dicapai. Karyawan dengan penilaian yang baik mendapat kenaikan gaji. Kelebihan dari metode ini adalah sederhana dan mudah dilakukan. Tetapi, kekurangannya, penilaian bisa sangat subjektif karena hanya berdasarkan pengamatan satu pihak, yaitu atasan.

2. Management by Objectives (MBO)

Management by Objectives (MBO) adalah model manajemen strategis yang bertujuan untuk meningkatkan kinerja organisasi dengan mendefinisikan tujuan yang jelas dan disepakati oleh manajemen dan karyawan. Menurut teori, memiliki suara dalam penetapan tujuan dan rencana aksi mendorong partisipasi dan komitmen di antara karyawan, serta menyelaraskan tujuan di seluruh organisasi. MBO adalah proses di mana manajer dan karyawan sepakat tentang tujuan kinerja spesifik dan kemudian mengembangkan rencana untuk mencapainya. Ini dirancang untuk menyelaraskan tujuan di seluruh organisasi dan meningkatkan partisipasi dan komitmen karyawan. Proses MBO sendiri terdiri atas tiga tahap:

  1. Planning: Manajer dan karyawan bersama-sama mengidentifikasi dan menetapkan tujuan yang ingin dicapai beserta timeline. Tujuan ditetapkan dengan metode SMART (Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Time-sensitive).
  2. Monitoring: Pada tahap ini kedua pihak dapat mengecek progres dan menilai sasaran kerja, apa yang sudah dicapai dan apa yang belum. Manajer dapat memberikan umpan balik kepada karyawan.
  3. Reviewing: Di tahap ini manajer dan karyawan mendiskusikan hasil akhir yang dicapai, kemudian karyawan diberi nilai berdasarkan hasil kinerja keseluruhan dalam satu periode.

Metode ini cukup baik untuk membangun komunikasi atasan-bawahan dalam menetapkan dan mencapai tujuan. Kekurangannya, MBO hanya menilai kinerja berdasarkan tujuan dan mengabaikan faktor-faktor penting lainnya.

3. 360-Degree Feedback

360-Degree Feedback adalah metode untuk memberikan atau menerima umpan balik secara anonim dari berbagai sumber di tempat kerja. Seperti manajer, rekan kerja, bawahan, pelanggan, dan stakeholder lainnya. Penilaian kinerja ini melibatkan lima komponen:

  1. Self appraisal: Karyawan melihat kembali kinerja mereka dan mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan sendiri, serta menggunakan formulir terstruktur untuk menghindari bias.
  2. Manager review: Manajer melakukan penilaian tradisional terhadap karyawan serta mengevaluasi tim.
  3. Peer review: Rekan kerja satu tim menilai kemampuan karyawan dalam bekerja sama, pengambilan inisiatif, dan kontribusi terhadap tim. Namun, pertemanan dan permusuhan dapat memengaruhi penilaian tidak objektif.
  4. Subordinates Appraising Manager (SAM): Di sini, manajer penilai bawahan mengevaluasi karyawan berdasarkan laporan langsung.
  5. Customer/client review: Penilaian ini berdasar ulasan pelanggan atau klien yang berinteraksi dengan karyawan secara teratur.

Selain memberikan umpan balik yang lengkap dari banyak sisi, kelebihan metode ini adalah meningkatkan kesadaran karyawan tentang pentingnya kinerja mereka bagi stakeholder.

4. Assessment Center Method

Metode Pusat Penilaian diperkenalkan pertama kali oleh Angkatan Darat Jerman pada tahun 1930. Selanjutnya, metode ini mengalami perkembangan dan penyesuaian penerapan untuk organisasi bisnis. Assessment Center menggambarkan bagaimana orang lain mengamati dan menilai karyawan dan pengaruhnya bagi kinerja karyawan. Penilaian dilakukan dengan metode partisipasi dalam simulasi sosial, diskusi informal, latihan pencarian fakta, pengambilan keputusan, dan permainan peran. 

Kelebihan metode ini adalah selain menilai kinerja individu juga dapat memperkirakan kinerja di masa depan. Namun, metode ini juga memiliki kekurangan, yaitu memakan waktu dan biaya yang sulit diprediksi.

5. Behaviorally Anchored Rating Scale (BARS)

Metode penilaian kinerja ini dapat mengukur pekerjaan secara kualitatif dan kuantitatif. BARS membandingkan kinerja karyawan dengan contoh perilaku spesifik yang diberi rating angka. Standar perilaku tersebut menjadi dasar penilaian kinerja. Misalnya, pelayanan pelanggan sesuai permintaan diberi rating empat, sedangkan pelayanan pelanggan sesuai permintaan dan tepat waktu diberi rating lima, dan seterusnya. Kelebihan metode ini adalah menggunakan standar yang jelas dan konkret, analisis kinerja yang akurat, dan evaluasi yang konsisten. Selain itu, metode ini juga mengurangi bias.

6. Psychological Appraisals

Penilaian psikologis lebih banyak digunakan untuk mengidentifikasi potensi tersembunyi dalam diri karyawan. Fokus metode ini adalah analisis kinerja masa depan daripada kinerja masa lalu karyawan. Metode ini digunakan untuk menganalisis tujuh komponen utama kinerja karyawan, yaitu:

  • Keterampilan interpersonal
  • Kemampuan kognitif
  • Kemampuan intelektual
  • Kepemimpinan
  • Karakter kepribadian
  • Kecerdasan emosional
  • Keterampilan terkait

Penilaian ini melibatkan psikolog berkualifikasi untuk memberikan tes, wawancara, dan diskusi. Misalnya, bagaimana karyawan menunjukkan respons perilaku dan emosi saat berhadapan dengan pelanggan yang menyebalkan dan bagaimana karyawan mengatasinya. Metode ini agak rumit dan membutuhkan waktu, serta hasilnya sangat bergantung pada psikolog yang menilai. Namun, penilaian psikologis punya kelebihan untuk mengungkap potensi karyawan yang tidak bisa dilakukan dengan penilaian lainnya.

7. Human Resource (Cost) Accounting Method

Metode ini menilai kinerja karyawan melalui manfaat moneter yang dihasilkannya untuk organisasi. Penilaian dilakukan dengan cara membandingkan biaya mempertahankan karyawan (biaya perusahaan) dan kontribusi karyawan (nilai moneter) yang diperoleh oleh perusahaan. Kelebihan analisis biaya dan manfaat ini adalah dapat mengukur secara efektif biaya dan nilai yang dibawa karyawan ke dalam perusahaan, serta mengukur implikasi kinerja karyawan terhadap laba bisnis.

8. Essay Method

Metode Essay atau yang juga dikenal sebagai Free Form Method adalah metode penilaian kinerja di mana atasan membuat tinjauan tertulis tentang kinerja karyawan. Tinjauan ini dimaksudkan untuk mendeskripsikan dan mencatat kekuatan dan kelemahan karyawan dalam kinerja kerja, mengidentifikasi area masalah dan membuat rencana aksi untuk mengatasinya. Berikut adalah beberapa aspek penting dari Essay Method:

  1. Deskripsi Kinerja: Atasan menulis esai yang mendeskripsikan kinerja karyawan. Esai ini biasanya mencakup penilaian tentang kekuatan dan kelemahan karyawan, serta rekomendasi untuk peningkatan.
  2. Fokus pada Fakta: Penilaian harus berdasarkan fakta dan seringkali mencakup contoh untuk mendukung informasi.
  3. Kebebasan Ekspresi: Metode ini memberikan kebebasan bagi penilai untuk mengekspresikan pemikiran dan penilaian mereka tentang karyawan.
  4. Subjektivitas: Salah satu kelemahan dari metode ini adalah sifatnya yang sangat subjektif. Penilaian ini cenderung lebih banyak menceritakan tentang penilai daripada orang yang dinilai.

Secara keseluruhan, metode Essay dapat memberikan banyak informasi tentang karyawan, tetapi juga membutuhkan waktu yang cukup lama dari penilai.

9. Ranking Method

Ranking Method adalah salah satu metode penilaian kinerja yang paling sederhana. Dalam metode ini, karyawan diberi peringkat dari yang terbaik hingga yang terburuk berdasarkan tingkat kinerja mereka. Karyawan dengan kinerja terbaik diberi peringkat #1 dan karyawan dengan kinerja terendah diberi peringkat terakhir. Berikut adalah beberapa aspek penting dari Ranking Method:

  1. Perbandingan Kinerja: Dalam metode ini, satu karyawan dibandingkan dengan karyawan lainnya. Hasil akhirnya adalah urutan karyawan dari yang terbaik hingga yang terburuk.
  2. Penilaian Keseluruhan: Metode ini mengarah pada penilaian keseluruhan karyawan daripada penilaian yang bias
  3. Dampak Negatif: Sederhananya metode ini ditutupi oleh dampak negatif dari penugasan peringkat ‘terburuk’ dan ‘terbaik’ kepada karyawan. Diskriminasi semacam itu dapat menimbulkan negativitas dalam suatu kelompok dan berdampak negatif pada kinerja.
  4. Pembatasan: Karena sifatnya yang diskriminatif, metode ini jarang digunakan dalam organisasi. Juga, karena dibatasi pada suatu kelompok, perbandingan kinerja karyawan antar kelompok tidak mungkin.

Secara keseluruhan, metode Ranking dapat memberikan banyak informasi tentang karyawan, tetapi juga membutuhkan waktu yang cukup lama dari penilai.

Unsur Utama yang Harus Ada

Terdapat 2 unsur penting di dalam form penilaian kinerja karyawan, yakni unsur kompetensi karyawan dan hasil kerja karyawan.

1. Unsur Kompetensi Karyawan

Unsur kompetensi karyawan merupakan penilaian yang berkaitan tentang perilaku dan moral karyawan serta skill dan kemampuan karyawan terhadap pekerjaan yang diemban. Tim penilai dapat memberikan penilaian dalam bentuk angka atau indikator lain seperti sangat memuaskan, memuaskan dan tidak memuaskan untuk masing-masing penilaian kinerja karyawan.

2. Unsur Hasil Kerja Karyawan

Informasi dalam bentuk kesimpulan berdasarkan analisis terhadap produktivitas dan performa kerja karyawan tersebut. Kesimpulan umumnya bersifat lebih mendetail seperti capaian target dan tingkat kedisiplinan karyawan dalam bekerja.

Aspek Penilaian Tips Membuat Form Kinerja yang Efektif

Dalam form penilaian kinerja karyawan harus mencakup berbagai aspek, di antaranya yaitu:

  • Ketepatan waktu masuk kerja dan menyelesaikan proyek
  • Akuntabilitas
  • Kualitas kerja untuk perusahaan
  • Kuantitas pekerjaan yang mengukur produktivitas di tempat kerja
  • Manajemen waktu
  • Kerja tim dengan rekan kerja
  • Keandalan (ketepatan waktu, produktivitas, dan kualitas kerja)
  • Kemampuan komunikasi (verbal, tertulis, dan interpersonal)
  • Keterampilan kepemimpinan
  • Keterampilan dan keahlian pekerjaan

Beberapa tips yang bisa Anda terapkan ketika membuat form penilaian kinerja karyawan adalah sebagai berikut.

1. Sertakan Rubrik Penilaian (Rating Rubic)

Untuk memudahkan manajer dan staf HR dalam melacak kinerja karyawan, Anda bisa menyertakan rubrik penilaian numerik untuk menilai setiap keterampilan yang mereka miliki.

Sebagai contoh, keterampilan komunikasi yang mendapatkan peringkat 3 hingga 5 (maksimal 5) dianggap sebagai kekuatan. Sedangkan, keterampilan komunikasi yang mendapatkan nilai 2 atau kurang dianggap sebagai area perbaikan. Selain menggunakan skala 5 poin (1-5), Anda dapat menggunakan nilai huruf (A-D).

2. Membuat Outline Pencapaian Karyawan

Formulir penilaian kinerja yang baik sebaiknya mencakup bagian untuk mencantumkan keterampilan yang sudah dikuasai karyawan. Melihat hal tersebut, sertakan ruang khusus yang bisa menyorot kekuatan dan pencapaian mereka. Selain menilai keterampilan, formulir juga harus bisa memperhitungkan kemampuan, peran, tanggung jawab, dan level karyawan. Maka dari itu, buatlah garis besar atau ringkasan mengenai hal-hal tersebut.

3. Membuat Outline Area untuk Perbaikan (Areas of Improvement)

Hal satu ini wajib dicantumkan agar manajer mampu menyoroti kekurangan karyawan sambil memberikan saran dan langkah-langkah evaluasi yang paling efektif.

Baca juga: Penting! 10+ Komponen dan 5 Tahapan Manajemen Kinerja di Perusahaan

Buat Penilaian Kinerja Karyawan dengan BroadwaysHR

Penilaian kinerja ini bukan sesuatu yang statis, tapi dinamis mengikuti pertumbuhan bisnis dan organisasinya. Karenanya, penting untuk Anda memahami strategi mengeksekusi program penilaian kinerja yang efektif untuk mendorong pengembangan kualitas SDM perusahaan. Salah satunya adalah pemanfaatan HRIS sebagai alat untuk mempermudah HRD dalam membuat form penilaian kinerja karyawan.

form penilaian kinerja karyawan

BroadwaysHR dapat menjadi solusi HR dalam memudahkan tugas HR. Fitur Organization Development adalah fitur yang dapat digunakan oleh HR untuk pengembangan dan pengelolaan organisasi. Hal ini meliputi pengaturan job holder, employee assessment, employee training, dan lainnya. Segera registrasi di sini untuk mendapatkan uji coba GRATIS selama 30 hari.