fungsi SOP

4 Fungsi SOP bagi Bisnis Anda, Ini Tujuan dan Manfaatnya!

Istilah SOP atau Standar Operasional Prosedur sudah akrab di telinga kita tentunya. Arti sederhana SOP merupakan panduan yang berisi rangkaian prosedur yang harus dilaksanakan. Contohnya fungsi SOP untuk perusahaan mencakup segala pedoman yang diperlukan karyawan dalam mencapai target dan hasil kerja yang baik. Panduan yang mengatur operasional maupun tindakan ini tidak hanya terbatas soal bagaimana cara untuk menyelesaikan pekerjaan. SOP juga dapat dikaitkan dengan panduan saat karyawan izin kerja, perjalanan dinas, mengambil kompensasi, dan lainnya. Intinya, fungsi adanya SOP untuk mengelola sesuatu agar berjalan baik, benar, efektif, dan sesuai harapan. Simak ulasan lengkapnya tentang tujuan, manfaat, dan fungsi SOP di perusahaan.

Fungsi SOP di Perusahaan

Sebelum memahami fungsi dari SOP, kita ketahui lebih lengkap mengenai arti SOP. Pengertian SOP adalah prosedur khusus untuk menjalankan operasi berisi penjelasan terkait aktivitas yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas sesuai UU Ketenagakerjaan, peraturan industri, bahkan standar perusahaan itu sendiri. 

fungsi SOP

Sumber: Freepik

Simak beberapa fungsi SOP bagi perusahaan dalam mengelola organisasi dan operasionalnya.

1. SOP untuk Panduan Kerja Karyawan

Fungsi pertama disusunnya Standar Operasional Prosedur adalah menjadi panduan penting di saat bekerja untuk memudahkan segala hal terkait operasional. Panduan yang dimaksud dapat mencakup langkah dan tahapan dalam memenuhi pekerjaan. Karyawan akan sangat terbantu dalam menyelesaikan tanggung jawab pekerjaannya dengan adanya SOP yang jelas.

Pekerjaan yang berjalan sesuai panduan dan terarah, dapat mendorong peningkatan kinerja. Perusahaan akan lebih mudah dan terbantu untuk meraih tujuannya karena karyawannya turut bekerja dengan optimal.

2. Menjadi Dasar Hukum

Sebagai dasar hukum, keberadaan SOP meliputi hak serta tanggung jawab dari masing-masing pihak yang terlibat. Apabila ada salah satu pihak yang tidak melaksanakan aturan, yaitu melanggar, maka dikenakan konsekuensi. Hukuman yang dibebankan kepada pihak yang melanggar semestinya telah tertuang dan disepakati dalam SOP. Fungsi SOP menjadi pedoman dan dasar hukum ini penting untuk meminimalisasi setiap kesalahan karena penyebabnya lebih mudah diketahui.

3. Memuat Informasi Detail Terkait Pekerjaan

Kita telah memahami bahwa isi dari SOP sendiri berisikan himpunan aturan dan tahapan yang berkait dengan pelaksanaan kerja. Tak hanya soal prosedur, pedoman perusahaan ini juga berisi segala kemungkinan yang dapat terjadi saat bekerja, termasuk masalah, hambatan, kekuatan, dan tantangan selama bekerja. 

4. Pedoman untuk DIsiplin Kerja

Fungsi SOP selanjutnya adalah menjadi pedoman penting untuk disiplin kerja. Intinya, isi dari Standar Operasional Prosedur adalah berisi aturan yang perlu diikuti oleh semua pihak. Di dalam aturan SOP juga memuat segala risiko dan konsekuensi apabila terjadi pelanggaran. Dengan demikian, SOP berfungsi untuk menciptakan operasional dan kerja yang disiplin.

Apa Tujuan Disusunnya SOP di Perusahaan?

fungsi SOP

Sumber: Freepik

Dibuatnya SOP dalam perusahaan tentu memiliki landasan tujuan yang jelas. Adapun tujuan SOP yang konsisten adalah untuk menurunkan jumlah kesalahan yang dibuat selama operasional. Tujuan Standar Operasional Prosedur ini juga dapat membantu perusahaan untuk mengevaluasi kinerja karyawan, menghemat waktu dan uang, serta menciptakan lingkungan kerja yang lebih aman. 

Di samping hal itu, tujuan SOP adalah untuk meningkatkan komunikasi di seluruh lapisan organisasi. Apabila terdapat perubahan, SOP akan diperbarui dan didistribusikan kembali kepada siapapun yang memerlukan panduan SOP tersebut. Organisasi akan terbantu untuk mengomunikasikan perubahan secara efisien kepada siapapun. Dokumen prosedural ini juga bertujuan untuk mengurangi kemungkinan miskomunikasi karena akan mempersempit ruang untuk berdebat. 

Apa Manfaat Adanya SOP Perusahaan?

fungsi SOP

Sumber: Freepik

Seperti yang telah kita pahami, SOP adalah kebijakan, prosedur, dan standar yang diperlukan dalam rangkaian operasi, pemasaran, dan administrasi dalam bisnis untuk mencapai kesuksesan. Manfaat keberadaan SOP perusahaan dapat menciptakan beberapa hal berikut:

  • Efisiensi dan profitabilitas perusahaan semakin meningkat.
  • Konsistensi dan keandalan dalam produksi dan layanan.
  • Meminimalisasi kesalahan di semua area atau lini.
  • SOP sebagai cara untuk menyelesaikan konflik antar mitra yang bekerjasama.
  • Mewujudkan lingkungan kerja yang sehat, kondusif, dan aman.
  • Memberikan perlindungan kepada perusahaan dengan mengedepankan tanggung jawab dan masalah personel.
  • Menjadi peta jalan (road map) tentang cara menyelesaikan masalah serta menemukan fokus yang diperlukan untuk memecahkan masalah.
  • Fungsi SOP sebagai garis pertahanan pertama dalam inspeksi apapun, baik oleh badan pengawas, mitra, klien, atau perusahaan yang menginginkan uji coba sebelum pembelian.
  • Mempertahankan ciri khas perusahaan dengan reputasi yang baik.
  • Nilai tambah bagi bisnis jika Anda ingin menjualnya.

 

Baca juga: Contoh Surat Teguran untuk Karyawan, Ini Aturan dan Formatnya!

Kini Anda telah memahami fungsi SOP beserta tujuan dan manfaatnya untuk prosedur operasional perusahaan. Pedoman yang dibuat dengan jelas dan terperinci juga penting untuk memberikan batasan yang jelas akan pelaksanaan operasional. Intinya, SOP berguna untuk memastikan setiap pihak atau divisi, memahami tugas, tanggung jawab, dan hak mereka masing-masing. 

fungsi sop

Menyusun SOP dalam format bisnis yang tepat dan profesional akan lebih mudah dilakukan, jika Anda telah memiliki berbagai template. Aplikasi HRIS BroadwaysHR dilengkapi sistem berbasis cloud terbaik yang menjawab seluruh kebutuhan perusahaan akan proses administrasi perusahaan dengan cepat dan mudah. 

Segala proses pengembangan dan pengelolaan organisasi bisa terbantu dengan fitur Organization Management. Fitur HR ini melingkupi pengaturan job holder, employee assessment, employee training, dan lainnya.

Silakan hubungi kami lebih lanjut atau mencoba Free Trial di sini.