6 Tugas General Affair Staff untuk Operasional Perusahaan

Istilah general affair staff yang menjadi bagian dari perusahaan sudah akrab di telinga kita. General affair staff adalah salah satu posisi pekerjaan yang paling diminati para pelamar kerja dan strategis keberadaannya di sebuah perusahaan. Seperti telah banyak diulas pada artikel sebelumnya, kita akan mendalami tentang arti general affair staff adalah, tugas, beserta tanggung jawabnya yang perlu Anda pahami.

General Affair Staff adalah..

Arti dari general affair staff adalah posisi pekerjaan di perusahaan yang memiliki tanggung jawab dalam hal berjalannya operasional di suatu perusahaan. Posisi general affair staff (GA staff) umumnya ada di bawah Kepala Operasional atau Divisi Umum. Dalam perusahaan tingkat menengah dengan struktur organisasi yang sederhana, GA bekerja dengan menjalin kolaborasi dengan tim HR dan purchasing department. GA staff dalam aplikasinya memang sering kali dikolaborasikan dengan tim HR dikarenakan tugas dan fungsi kedua divisi tersebut saling berintegrasi dan sama. Sekali lagi, general affair staff adalah menjadi bagian dari HRD karena job description yang dimiliki keduanya mencakup manajemen aset di bawah pengawasan kepala operasional (operational head). 

Apa Saja Tugas General Affair Staff?

Telah kita pahami sebelumnya bahwa general affair staff bekerja erat dalam lingkup masalah pengambilan keputusan (decision making) di suatu perusahaan. Namun, seperti apa jelasnya tugas dan ruang lingkup pekerjaan GA staff? Mari simak beberapa penjelasan tugas general affair staff di perusahaan.

1. Mengatur Pembelian Aset Perusahaan

Aset perusahaan contohnya seperti komputer merupakan contoh aset operasional yang bersifat semi permanen dan dapat diperbarui dalam jangka waktu tertentu. Mengelola dan mengatur proses pembelian aset perusahaan, termasuk mencarikan aset terbaik yang paling cocok merupakan tugas dan tanggung jawab GA staff.

2. Merawat Aset Perusahaan

Tak hanya mengelola dan mengatur pembelian aset perusahaan, GA staff juga bertugas untuk merawat dan memelihara aset perusahaan. Tugas GA staff ini meliputi langkah pemantauan rutin, memberi arahan kepada karyawan untuk menggunakan fasilitas perusahaan sebijak mungkin, serta menegur mereka yang sembarangan memakai fasilitas bersama.

3. Membayar Biaya Kebutuhan Operasional Perusahaan

Kegiatan operasional (operational activity) dalam suatu perusahaan tidak terlepas dari biaya rutin, termasuk tagihan listrik dan langganan internet bulanan. GA staff selalu memastikan jika perusahaan tepat waktu melakukan pembayaran rutin kebutuhan dari operasional perusahaan. General affair dan para staff-nya juga perlu untuk mempertimbangkan dan memperkirakan dana untuk pembayaran rutin operasional perusahaan.

4. Menyusun Laporan Anggaran Keuangan dan LPJ

Tugas GA staff selain mengadakan, inventarisasi, dan memelihara aset perusahaan, juga menyusun laporan keuangan secara berkala. Laporan anggaran keuangan penting untuk mengetahui setiap detail inventaris barang dan aset milik perusahaan. Di samping itu, LPJ penting keberadaannya untuk merincikan setiap pembelian serta pengadaan barang yang dilakukan perusahaan.

Sumber: Freepik

5. Mengurus Berbagai Bentuk Perizinan

Staff GA merupakan tim yang bekerja untuk mengurus segala bentuk perizinan yang diperlukan oleh perusahaan. Mulai dari berbagai keperluan administratif seperti legalitas perusahaan, pengadaan proyek, pembangunan, serta perizinan lainnya terkait dengan kegiatan dan operasional perusahaan.

6. Menjalin Komunikasi dengan Pihak Eksternal Perusahaan

Tugas lain dari general affair staff adalah menjalin serta menjaga komunikasi dan hubungan baik dengan pihak eksternal perusahaan. Pihak luar atau eksternal perusahaan di antaranya termasuk vendor, supplier, stakeholders pemerintahan, organisasi masyarakat, pihak berwajib, dan pihak lainnya yang terkait. 

Tanggung Jawab General Affair Staff

1. Kondisi Kerja Dipastikan Kondusif

Anggota tim GA memiliki peran strategis dalam menjaga dan memastikan kondisi kerja tetap kondusif dan terkendali. Berbagai bentuk kebutuhan, pengadaan, serta perawatan aset dan fasilitas perusahaan harus dilakukan teliti dan objektif. Dengan demikian, posisi sebagai tim general affair harus bertanggung jawab penuh dalam menjaga kondisi kerja tetap kondusif. Sehingga terwujud kondisi kerja yang baik serta keberhasilan perusahaan akan tercapai. 

2. Tanggung Jawab dalam Hal Pengadaan Barang

Sumber: Freepik

Segala bentuk dan proses pengadaan barang dimulai dari pengajuan, pemilihan calon supplier, pembayaran rutin, perawatan, hingga penyusunan LPJ. Semua kegiatan dalam proses pengadaan barang perusahaan tersebut menjadi tanggung jawab general affair staff. 

3. Terlibat dalam Pengurusan Legalitas Perusahaan

Perizinan menjadi salah satu komponen penting dalam menjalankan perusahaan. Oleh karena itu, tim GA harus memastikan bahwasannya segala bentuk legalitas dan perizinan yang diperlukan perusahaan harus didaftarkan secara resmi. Ini cukup penting untuk mencegah risiko hukum yang dapat menimpa di kemudian hari.

4. Hubungan Baik dengan Relasi Bisnis Harus Baik

Di samping terlibat dalam memastikan kondisi internal berjalan dengan semestinya, hubungan dan komunikasi dengan relasi bisnis harus baik dan terjaga. Membina hubungan sehat dan nyaman dengan pihak eksternal perusahaan ini merupakan tanggung jawab dari general affair staff. 

Baca juga: Kupas Tuntas Manajemen Sumber Daya Manusia Bagi Perusahaan

Sekarang Anda telah memahami informasi detail dan mendalam tentang arti general affair staff, tugas, serta tanggung jawab yang diembannya. Apakah Anda tertarik melamar posisi GA staff? Menjadi bagian dari General Affair dalam perusahaan artinya Anda mengemban tanggung jawab besar karena sekaligus bertanggung jawab dan melapor langsung kepada Head of Operations. 

Memanfaatkan aplikasi HRIS terpercaya seperti BroadwaysHR untuk meningkatkan produktivitas karyawan dan perusahaan. Seorang GA biasanya memanfaatkan software HRM untuk memudahkan tugasnya untuk mengalokasikan pekerjaan kepada karyawan.

Aplikasi HRIS BroadwaysHR dengan sistem berbasis cloud terbaik yang memiliki banyak fitur pengelolaan administrasi karyawan. Fitur Organization Development hingga Time Management bisa membantu Anda mempermudah segala urusan HR.

Lakukan demo BroadwaysHR secara gratis sekarang dengan menghubungi kami di sini.