handover artinya

Handover Artinya: Definisi hingga Proses Melakukan

Seringkali karyawan menerima handover dari karyawan yang sedang mengambil cuti atau memutuskan untuk resign. Handover pekerjaan ini artinya bentuk tanggung jawab dari mereka yang meninggalkan pekerjaan karena cuti atau hal lainnya, pada rekannya agar mereka dapat memahami konteks, beradaptasi, dan proses kerja dapat berjalan seperti biasa. Seperti apa prosesnya? 

handover artinya

Sumber: iStockPhoto

Definisi Handover Pekerjaan

Handover atau serah terima tugas atau transfer tanggung jawab, adalah proses di mana seorang individu atau tim menyerahkan tanggung jawab dan informasi terkait dengan pekerjaan atau proyek kepada rekan kerja lainnya. Proses ini dapat melibatkan berbagai detail tergantung pada konteksnya, seperti pindahnya tanggung jawab dari satu karyawan ke karyawan lain, atau dari satu tim proyek ke tim lain.

Tujuan Handover Pekerjaan

1. Memastikan Kelancaran Tugas

Handover membantu dalam memastikan bahwa tidak ada celah atau gangguan dalam pelaksanaan tugas. Informasi penting, tanggung jawab, dan tugas-tugas yang sedang berlangsung dapat dialihkan secara efektif, sehingga tim atau individu yang mengambil alih dapat melanjutkan pekerjaan tanpa hambatan. Dengan handover, orang yang mengambil alih memiliki kesempatan untuk mendapatkan pemahaman mendalam mengenai proyek atau tugas, termasuk informasi penting, pengetahuan spesifik, dan keterampilan yang diperlukan.

2. Meningkatkan Kontinuitas Bisnis

Handover membantu mengurangi risiko kegagalan atau kesalahan yang mungkin timbul ketika ada perubahan personel. Dengan memastikan pengetahuan dan informasi yang cukup dialihkan, perusahaan dapat menjaga kelancaran operasionalnya tanpa terlalu banyak gangguan. Kontinuitas bisnis yang baik dapat membantu mempertahankan kepuasan pelanggan. Pelanggan cenderung menghargai stabilitas dalam layanan atau produk yang mereka terima.

3. Memfasilitasi Perkembangan dan Pertumbuhan Karyawan

Proses handover pekerjaan memberikan kesempatan bagi karyawan untuk meningkatkan kompetensi mereka. Orang yang memberikan handover dapat berbagi pengetahuan dan pengalaman yang dapat memperkaya keterampilan karyawan yang menerima handover.

Kemudian, handover dapat meningkatkan kolaborasi di antara anggota tim. Melibatkan tim dalam proses handover dapat membangun kerjasama, dan anggota tim dapat belajar satu sama lain untuk mendukung pertumbuhan kolektif mereka.

4. Keberlanjutan Proyek

Handover menciptakan transparansi dalam proyek atau pekerjaan. Semua informasi, progres, dan masalah dapat diungkapkan secara terbuka, membantu tim baru memahami proyek secara menyeluruh. Dengan memiliki prosedur handover yang baik, perusahaan dapat mencapai efisiensi operasional yang lebih baik karena tim yang mengambil alih dapat memulai dengan pemahaman yang baik tentang proyek dan tugas mereka.

Prosedur Handover Pekerjaan

handover artinya

Sumber: iStockPhoto

Penjelasan lebih lanjut mengenai langkah-langkah yang perlu diambil dalam proses handover adalah sebagai berikut:

1. Berdiskusi dengan Manajer atau Atasan

Sebelum memulai proses handover pekerjaan, penting untuk berdiskusi dengan atasan atau manajer mengenai kebutuhan handover dan merencanakan proses tersebut. Diskusi ini dapat mencakup penjelasan mengenai alasan perpindahan tanggung jawab, pemahaman terhadap harapan baru, dan perubahan yang dapat diantisipasi dalam tugas.

2. Menyusun Dokumen Handover

Dokumen handover harus mencakup informasi yang detail, termasuk tanggung jawab yang sedang atau telah dijalankan, proyek atau tugas yang sedang berlangsung, serta informasi tambahan yang relevan. Dokumen ini harus disusun dengan jelas dan mudah dipahami oleh penerima handover, sehingga mereka dapat menggunakannya sebagai referensi selama masa transisi.

3. Mendampingi Karyawan Pengganti

Memberikan pendampingan langsung kepada karyawan pengganti adalah langkah penting dalam proses handover. Ini dapat mencakup pertemuan satu lawan satu, sesi pelatihan, atau kolaborasi langsung dalam pekerjaan. Proses ini memungkinkan pemindahan pengetahuan secara langsung, dan karyawan baru dapat mengajukan pertanyaan dan mendapatkan klarifikasi langsung dari orang yang memberikan handover.

4. Mematuhi Tenggat Waktu

Setiap proses handover harus memiliki tenggat waktu yang ditetapkan. Ini membantu mencegah kekosongan dalam tanggung jawab dan memastikan kelancaran operasional. Kepatuhan terhadap tenggat waktu juga menciptakan kedisiplinan dalam proses handover, memberikan kejelasan dan prediktabilitas bagi semua pihak yang terlibat.

Waktu Ideal Handover Pekerjaan

Meskipun tidak ada aturan baku mengenai durasi handover, beberapa panduan umum dapat membantu menentukan waktu yang sesuai:

1. Tingkat Kompleksitas Pekerjaan

Semakin kompleks tugas atau proyek, semakin lama waktu yang diperlukan untuk handover. Jika pekerjaan melibatkan banyak aspek teknis atau spesifik, mungkin diperlukan lebih banyak waktu untuk menjelaskan detail-detail tersebut.

2. Urgensi dan Tenggat Waktu

Jika ada tenggat waktu yang ketat atau proyek yang membutuhkan respons cepat, handover mungkin perlu diselesaikan lebih cepat. Namun, hal ini harus dilakukan tanpa mengorbankan kualitas atau kelengkapan proses handover.

3. Pihak-Pihak yang Terlibat

Keterlibatan pihak, termasuk manajer, anggota tim, dan karyawan yang memberikan atau menerima handover, dapat mempengaruhi durasi handover. Koordinasi dan kolaborasi yang efektif dapat mempercepat proses ini.

4. Ukuran Organisasi

Di organisasi yang lebih besar, proses handover mungkin membutuhkan waktu lebih lama karena kompleksitas struktur organisasi dan jumlah karyawan yang terlibat.

5. Prosedur Handover

Jika organisasi memiliki prosedur handover yang terstruktur dan terdokumentasi dengan baik, ini dapat membantu mempercepat proses. Penting untuk menemukan keseimbangan antara kecepatan dan kelengkapan dalam proses handover. Idealnya, proses ini harus memberikan waktu yang cukup untuk pemahaman mendalam, pertanyaan, dan pelatihan, sambil tetap mematuhi kebutuhan organisasi untuk kelancaran operasional.

Atur Handover Pekerjaan dengan BroadwaysHR

Itulah tadi sedikit penjelasan mengenai handover pekerjaan. Dengan memperhatikan tips ini, Anda dapat meningkatkan kemungkinan keberhasilan proses handover. Hal ini penting agar ketika karyawan Anda ada yang ingin melakukan cuti panjang atau bahkan resign, Anda dapat mempersiapkannya dengan matang agar semua proyek yang sedang berjalan tetap bisa berjalan efektif dan tepat waktu.

handover artinya

Komunikasi yang efektif, dokumentasi yang rapi, dukungan yang sabar, dan perencanaan yang matang semuanya merupakan elemen-elemen kunci dalam memastikan bahwa pengetahuan dan tanggung jawab dapat dialihkan secara efisien dan efektif.

Untuk membekali perusahaan Anda dengan sistem HR yang baik, Anda bisa menggunakan BroadwaysHR. Ini merupakan aplikasi HRIS yang memiliki beragam fitur, mulai dari manajemen payroll hingga pengembangan organisasi. Registrasi di sini untuk mendapatkan GRATIS uji coba selama 30 hari.