instruksi kerja

5 Perbedaan Instruksi Kerja dan SOP yang Harus HR Tahu!

Banyak orang yang salah mengartikan ketiga istilah dari Proses bisnis, Prosedur, dan  Instruksi Kerja. Bahkan, kebanyakan orang menulis instruksi kerja dan menyebutnya prosedur, dan mendefinisikan prosedur sebagai proses. 

Sebenarnya apa itu instruksi kerja dan apa bedanya dengan SOP? Lebih jelasnya silahkan simak artikel berikut ini.

Apa itu Instruksi Kerja?

instruksi kerja

Instruksi Kerja atau Work Instruction adalah dokumen yang dengan jelas dan tepat menggambarkan cara yang benar untuk melakukan tugas-tugas tertentu. Work Instruction bersifat wajib, dapat menyebabkan ketidaknyamanan atau kerusakan jika tidak dilakukan dengan cara yang telah ditetapkan. 

Dengan instruksi kerja, pemberi kerja memastikan bahwa cara terbaik untuk melakukan tugas adalah dengan cara dikomunikasikan, dipahami, dan diterapkan dengan jelas. Dengan begitu, proses bisnis dan operasional akan berjalan lancar.

Instruksi kerja terutama difokuskan untuk menjelaskan bagaimana suatu kegiatan tertentu akan atau wajib dilakukan. Jika sebuah instruksi bersifat tidak wajib, maka yang kita bicarakan adalah tentang Panduan Kerja.

Manfaat Instruksi Kerja

Beberapa manfaat penerapan Work Instruction yang bisa dilihat, yaitu:

  • Membangun Pengetahuan Dasar. Dengan instruksi kerja yang jelas, memudahkan karyawan untuk membangun pengetahuan dasar tentang perusahaan. Karyawan akan memahami bagaimana cara kerja perusahaan dan apa yang diinginkan perusahaan untuk dia lakukan.
  • Membantu mengurangi risiko dan mencegah kesalahan atau kecelakaan. Dengan instruksi kerja yang jelas, akan menghindarkan karyawan dari kesalahan yang tidak perlu. Karena sebagian besar work instruction disiapkan setelah melalui beberapa penyempurnaan. Berarti bahwa instruksi tersebut dapat menetapkan cara teraman untuk melakukan pekerjaan dengan benar.
  • Menghemat waktu dalam jangka panjang. Instruksi kerja membantu melatih karyawan secara menyeluruh bekerja secara efektif dan efisien. Bisa dikatakan, kecil kemungkinan mereka membuang waktu untuk memperbaiki kesalahan di kemudian hari. 

instruksi kerja

  • Memfasilitasi perbaikan berkelanjutan. Pekerja dapat melakukan pekerjaan mereka dengan lebih baik dari waktu ke waktu dengan fasilitas perbaikan yang diberikan secara berkelanjutan.
  • Membantu Problem Solving. Instruksi kerja bisa memberikan referensi untuk skenario yang benar dan ideal. Artinya, work Instruction membantu keterampilan pemecahan masalah pekerja dan berfungsi sebagai panduan bagaimana pekerja dapat melakukan tindakan korektif.

Perbedaan SOP & Instruksi Kerja (Work Instruction)

Pada dasarnya, SOP dan work Instruction adalah alat bantu kerja dengan tujuan untuk meningkatkan efisiensi dan kualitas kerja.

Meskipun kedua alat bantu tersebut ada untuk mengomunikasikan prosedur bisnis, tetapi keduanya tidaklah sama. 

SOP menguraikan langkah-langkah yang terlibat dalam menyelesaikan tugas dari awal sampai akhir. Sedangkan instruksi kerja atau work Instruction menjelaskan bagaimana pekerja harus melakukan langkah-langkah SOP. Dengan kata lain, work Instruction merinci bagaimana menjalankan SOP. 

Cara termudah untuk mulai mendokumentasikan prosedur adalah, pertama-tama menguraikan langkah-langkah SOP. Kemudian, setelah SOP selesai, kembali dan tulis instruksi kerja untuk hal-hal yang memerlukan penjelasan lebih lanjut. Urutan ini memastikan tidak ada kesenjangan dalam pemahaman yang terjadi. 

Beberapa hal yang bisa dilihat dari perbedaan SOP dan Instruksi kerja atau work Instruction, adalah:

1. Definisi SOP dan Work Instruction

  • SOP adalah seperangkat pedoman untuk melaksanakan satu atau lebih tugas tertentu dari prosedur standar.
  • Work Instruction adalah dokumen yang menjelaskan langkah-langkah tepat untuk melaksanakan tugas tertentu. Dengan penjelasan secara rinci tentang tugas yang harus diselesaikan untuk menghasilkan pekerjaan berkualitas.

2. Tujuan  dari SOP dan Work Instruction

  • SOP bertujuan untuk mengarahkan karyawan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan berdasarkan urutan yang telah ditentukan. Agar terjamin kualitas pekerjaan sesuai dengan standar yang ditetapkan.
  • Work Instruction bertujuan memberikan instruksi yang jelas langkah demi langkah tentang melaksanakan tugas. Sehingga terhindar dari kesalahan pekerjaan yang tidak perlu.

3. Fungsi SOP dan Work Instruction

instruksi kerja

  • SOP berfungsi sebagai cara untuk mengoptimalkan proses bisnis, juga meningkatkan produktivitas dalam bekerja. Selain itu, SOP juga berfungsi untuk mengontrol atau membatasi kesalahan yang tidak perlu.
  • Work Instruction berfungsi untuk menghemat waktu sekaligus melatih karyawan baru berdasarkan instruksi yang tepat dan jelas. Tentunya akan menghasilkan tenaga kerja yang terampil, sehingga kualitas pekerjaan yang ditetapkan bisa dipastikan berhasil.

4. Kelebihan SOP dan Work Instruction

instruksi kerja

  • SOP memberikan pemahaman intuitif tentang berbagai pekerjaan, koneksi, dan fungsi pekerjaan dalam operasi bisnis perusahaan yang lebih luas.
  • Work Instruction memberikan informasi secara rinci tentang tugas yang harus dilakukan. Membantu karyawan untuk memahami secara jelas tentang pekerjaan yang mereka lakukan.

5.  Kekurangan SOP dan Work Instruction

  • SOP hanya memberikan gambaran secara umum tentang proses dan tidak menjelaskan secara rinci tentang bagaimana setiap langkah yang harus diambil.
  • Work Instruction kurang sistematis dalam penerapannya. Dalam sistem operasi perusahaan yang luas, karyawan hanya memiliki pengetahun secara umum tentang pekerjaan mereka saja. 

Baca juga: 4 Fungsi SOP bagi Bisnis Anda, Ini Tujuan dan Manfaatnya

Keberhasilan suatu bisnis tentu nantinya bergantung pada perintah kerja yang jelas, komprehensif, dan terorganisir.  Jika perusahaan Anda ingin menjadi lebih efektif dan efisien, maka pastinya akan memerlukan Work Instruction yang jelas. Karena hal tersebut sangat membantu Anda dan karyawan dalam menyelesaikan tugas dengan lancar.

Untuk meringankan kerja seorang HR dalam memberikan arahan agar Work Instruction bisa dicerna dengan jelas oleh karyawan, bisa menggunakan software terbaik BroadwaysHR, yang memiliki banyak fitur layanan untuk mengelola urusan HR.

instruksi kerja

BroadwaysHR berbasis cloud termutakhir yang menawarkan berbagai fitur HR secara menyeluruh meliputi organization management, sistem penggajian, benefit, potongan karyawan, social security management, time management, employee self service, dan lain-lain yang telah terintegrasi dengan Payroll Management