Lebih Dekat dengan Manajemen Personalia: Tugas, Fungsi dan Sifat Kerjanya

Manajemen personalia (personnel management) melibatkan tugas-tugas administratif yang membahas perekrutan dan kompensasi karyawan perusahaan. Sebagai satuan kerja, manajemen ini bertujuan untuk merekrut dan mempertahankan karyawan berkualitas yang diperlukan organisasi untuk mencapai tujuannya. Cari tahu lebih dalam tentang manajemen personalia dari pengertian, fungsi, tugas, sikap hingga perbedaannya dengan HRD perusahaan.

Apa itu Manajemen Personalia?

Personnel management atau manajemen personalia mengacu pada fungsi bisnis yang berhubungan dengan orang, mulai dari mempekerjakan, membayar gaji, atau memberikan pelatihan. Namun kita lebih mengenal manajemen sumber daya manusia (SDM) jika berbicara tentang fungsi yang telah disebutkan. Orang-orang yang menjadi karyawan perusahaan adalah personil dari sumber daya manusia. Untuk mengelola karyawan, banyak perusahaan yang tak lagi memiliki departemen personalia, melainkan hanya memiliki departemen SDM atau dikenal sebagai HRD. 

Sebelum mengetahui lebih lanjut tentang perbedaan kedua manajemen ini dalam hal mengelola karyawan, kita pahami dahulu pengertian dari personnel management. Manajemen personalia adalah bidang dalam manajemen yang berkaitan dengan orang-orang yang bekerja di tempat kerja dan relasi sosial di antaranya. Istilah lain dari manajemen personalia di antaranya adalah “Personnel Administration”, “Labour Management”, “Industrial Relations”, “Labour Relations”, “Manpower Management”, dan “Employee Relations”. Melihat dari istilah lain yang disebutkan, lalu apa perbedaannya dengan HRD?

Apa Perbedaannya dengan HRD?

SUmber: Freepik

Sebagian orang menganggap bahwa manajemen personalia lebih bersifat administratif, yang berfokus pada formulir dan dokumen. Sementara HRD secara lebih luas berupaya mengembangkan individu-individu dalam organisasi beserta budayanya. 

Perumpamaannya seperti demikian: rekrutmen karyawan di bawah personnel management mungkin hanya mencocokkan antara data kandidat pekerja pada resume dengan daftar kualifikasi yang diinginkan perusahaan. Namun tugas HRD dalam perekrutan karyawan, tidak hanya menemukan skill yang dibutuhkan, tetapi juga hal yang menyangkut kepribadian kandidat yang cocok dengan budaya perusahaan.

Atau dalam pekerjaan lain seperti orientasi karyawan baru: fokus personnel management adalah memastikan dokumen telah lengkap dan diajukan dengan benar. Sedangkan HRD akan memastikan bahwa karyawan baru merasa cukup diberi pengarahan tentang tugas dan tanggung jawab mereka, serta menyiapkan karyawan yang sukses.

Fungsi dari Manajemen Personalia

Personnel management menjalankan beberapa fungsi dalam perusahaan untuk mencapai tujuan organisasi. Berikut ulasannya:

Fungsi Manajemen

Management merupakan rangkaian tindakan pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengendalian dengan memanfaatkan seluruh resource yang tersedia untuk mencapai tujuan. Ada empat bagian dari fungsi manajemen:

• Perencanaan: Personel akan membantu menyusun perencanaan program kerja sesuai dengan visi perusahaan.
• Pengorganisasian: Setelah merencanakan dan menentukan fungsi masing-masing karyawan, manajer personalia akan membentuk organisasi. Di dalamnya memuat berbagai hubungan antar jabatan dan mencapai tujuan bersama melalui pengorganisasian tugas yang benar.
• Mengarahkan atau Directing: Manajer mengarahkan karyawan untuk bekerja efektif sesuai job description masing-masing dalam bersama mencapai tujuan perusahaan.
• Mengontrol: Manajemen akan mengawasi kinerja karyawan dan membandingkan realisasi antara perencanaan dan pengorganisasian. Nantinya akan diketahui apakah operasional perusahaan telah sesuai dengan rencana.

Sumber: Freepik

Fungsi Operasional

Operational function mencakup berbagai aspek pengelolaan SDM di perusahaan, dari rekrutmen hingga employee maintenance. Penjelasan dari fungsi personnel management adalah sebagai berikut:

• Mengatur pengadaan pegawai (procurement of employee) sesuai kebutuhan perusahaan untuk mencapai tujuan.
• Pelatihan karyawan untuk meningkatkan skill.
• Memberikan kompensasi dan penghargaan yang adil dan layak kepada karyawan.
• Mengintegrasikan keinginan organisasi dan individu dalam perusahaan untuk mencapai tujuan bersama.
• Menjaga dan memastikan kondisi fisik dan psikis karyawan selalu baik melalui berbagai pelayanan kesehatan. 

Tugas dari Personnel Management

Departemen manajemen personalia biasanya memiliki tugas dan bertanggung jawab untuk mengawasi persyaratan administratif karyawannya dalam hal:

• Merekrut calon karyawan sesuai dengan kualifikasi dan jumlah yang dibutuhkan perusahaan.
• Mempekerjakan (hiring)
• Menyimpan dan mengelola database karyawan
• Menentukan upah dan gaji
• Memberikan insentif karyawan
• Orientasi karyawan baru
• Pelatihan dan pengembangan
• Penilaian kinerja karyawan

Sifat Manajemen Personalia

1. Berkaitan dengan karyawan
2. Berurusan dengan kebijakan dan instruksi hasil kesepakatan personalia dan perwakilan pekerja
3. Penciptaan lingkungan kerja yang ramah untuk pengembangan karir karyawan
4. Berkelanjutan fungsi, tugas, serta tanggung jawabnya
5. Peduli dan selalu memastikan kepuasan ekonomi, sosial dan individu terkait perusahaan

Baca juga: Komponen dan Tahapan dalam Manajemen Kinerja demi Tercapainya Tujuan Perusahaan

Human resource menjadi bagian penting dari perusahaan dan membutuhkan manajemen yang khusus untuk mengelolanya. Baik manajemen personalia dan HRD memiliki perbedaannya masing-masing namun keduanya menjadi bagian yang tak terpisahkan. Tugas personnel management yang terdiri dari administrasi terkait rekrutmen, absensi, penggajian, dan sebagainya akan lebih mudah dikelola saat perusahaan Anda memanfaatkan aplikasi HR BroadwaysHR. Mengelola karyawan akan menjadi lebih mudah dengan integrasi data karyawan dalam sistem berbasis cloud yang cepat, rapi, dan akurat. Hubungi kami di sini.