minutes of meeting

Cara Efektif Membuat Minutes of Meeting atau Notulen Rapat, Simak di Sini!

Notulen rapat atau minutes of meeting adalah catatan yang berisi diskusi dan hasil keputusan yang dibuat selama rapat. Dalam informal setting, catatan pertemuan ini dibuat untuk mencatat diskusi sebagai referensi di masa mendatang. Sementara dalam formal settings, misalnya rapat dewan, minutes (risalah) dibuat dan disimpan dalam arsip sebagai legal documents. 

Dalam membuat catatan, note-keeper atau sekretaris harus dapat dengan tepat dan cepat menentukan informasi mana yang relevan untuk dicatat dengan tulis tangan atau di komputer. Artikel ini akan mengulas lebih lanjut tentang pengertian minutes of meeting dalam perusahaan, jenis-jenisnya, serta bagaimana membuat notulen yang efektif.

Apa itu Minutes of Meeting?

Notulen rapat atau minutes of meeting adalah catatan yang berisi poin-poin pembahasan selama rapat. Pokok yang ditulis dalam notulen rapat menyoroti key issues yang dibahas, usulan, rekomendasi, dan tindakan yang akan dilakukan. Notulen rapat biasanya dibuat oleh sekretaris atau anggota tim yang ditunjuk. Tugas penulis notulen atau notula adalah memberikan catatan akurat tentang apa yang berlangsung selama rapat. 

Jenis-Jenis Notulen Rapat

notulen rapat

Sumber: Freepik

Notulen atau minutes berfungsi untuk mencatat apa saja yang terjadi dalam sebuat rapat, termasuk diskusi dan hasil keputusannya. Setidaknya terdapat tiga jenis standar minutes: action, discussion, dan verbatim, yang ketiganya memiliki kegunaan tertentu.

1. Action Minutes

Jenis notulen tindakan ini adalah bentuk yang paling umum digunakan. Notulen tindakan mencatat keputusan yang dihasilkan dan tindakan yang akan diambil. Meskipun tidak seluruhnya merekam diskusi yang dilakukan untuk mencapai keputusan tersebut. 

Tidak mungkin menangkap semua diskusi dalam rapat, jadi fokus utamanya dengan mendengarkan action yang perlu dilakukan. Tindakan yang direncanakan ini sehubungan dengan keputusan besar, rekomendasi, tantangan, atau solusinya yang telah diidentifikasi bersama.

Mencatat action minutes membuat Anda dan tim saling bertanggung jawab dan mendukung satu sama lain dalam menyelesaikan tugas untuk mencapai tujuan organisasi yang lebih besar.  

2. Discussion Minutes

Jenis notulen ini panjang dan dapat mencakup informasi yang mengarah pada tindakan yang diputuskan dalam rapat. Discussion minutes ini mungkin perlu saat hasil keputusan nantinya dipertanyakan karena bisa melacak segala hal atau situasi yang terjadi sewaktu rapat. Jangan lupa sertakan siapa pembicara dan fokus dari diskusi selama rapat.

3. Verbatim Minutes

Jenis notulen verbatim atau kata demi kata ini seperti transkrip, yaitu catatan dari setiap kata yang diucapkan dalam rapat. Isinya cukup panjang dan bisa sulit untuk membaca informasi dengan sekilas. Pencatat sering kali menggunakan alat perekam kemudian menyalinnya dalam bentuk teks. Berbeda halnya dengan action and discussion, verabtim berfokus pada komentar individu dan bukan kesepakatan umum dalam rapat.

Cara Membuat Catatan dalam Rapat

minutes of meeting

Sumber: Freepik

Mencatat adalah keterampilan yang dapat dikembangkan dari waktu ke waktu. Ikuti panduan cara membuat notulen rapat yang benar dan runtut untuk membantu Anda memulai:

1. Perhatikan Detail Penting dalam Notulen

Berikut ini adalah daftar informasi penting yang dapat dicantumkan oleh notula selama menyusun notulen rapat:

  • Topik pertemuan
  • Lokasi
  • Tanggal dan waktu
  • Hadirin atau peserta rapat
  • Agenda pertemuan
  • Status of action item
  • Tanggal dan waktu pertemuan berikutnya
  • Tindakan yang diharapkan oleh tim pada pertemuan berikutnya
  • Hal-hal yang akan dibahas pada pertemuan berikutnya.

2. Isi Noutulen Tetap Jelas dan Sederhana

Untuk membuat notulen rapat tetap jelas dan sederhana, ikuti cara-cara berikut:

  • Buat atau gunakan template untuk rapat rutin
  • Catat nama atau jumlah peserta rapat segera setelah mereka bergabung dalam rapat
  • Tulis notulen dengan cara yang sederhana dan ringkas
  • Minta pengulangan atau lakukan klarifikasi jika perlu
  • Rekam diskusi dengan ponsel atau perangkat elektronik lainnya

3. Rapikan Format Notulen Setelah Rapat

Mulai rapikan format notulen rapat setelah rapat dan jangan menunda. Anda bisa menambahkan beberapa hal. Mulai dari klarifikasi lanjutan, tata bahasa baku, hingga lampiran dokumen yang diperlukan.

4. Mintalah untuk Meninjau Notulen

Jika Anda membuat notulen rapat untuk referensi di waktu mendatang, mintalah rekan Anda dalam tim untuk meninjaunya. Langkah ini penting untuk memastikan bahwa Anda mencatat semuanya secara akurat dan menyeluruh. Official minutes of meeting untuk rapat dewan harus disetujui oleh pimpinan rapat agar dapat diajukan sebagai arsip resmi.

5. Distribusikan Notulen Rapat

Setelah notulen rapat selesai dan disetujui, bagikan notulen kepada peserta dan anggota tim yang tidak hadir melalui email. Simpan minutes di dalam folder yang telah disusun berdasarkan tanggal.

Baca juga: 8 Bentuk Remunerasi Finansial untuk Motivasi Karyawan, Simak Daftarnya!

Minutes of meeting penting karena digunakan untuk mendokumentasikan beberapa poin dan fokus yang selama rapat. Anda bisa merekam notulen baik secara manual atau menggunakan perangkat elektronik, seperti laptop atau iPad. Selesai rapat, tinjau isi notulen dan lakukan pengeditan jika perlu. Setelah notulen clear dan lengkap, kemudian bagikan kepada anggota rapat dan arsipkan untuk referensi di waktu mendatang.

minutes of meeting

Mulailah mencatat seluruh keperluan rapat rutin di perusahaan Anda dengan sistem cloud terbaik dari aplikasi HRIS BroadwaysHR. Semua data perusahaan menjadi terintegrasi sehingga memudahkan dalam pembuatan laporan. Administrasi perusahaan menjadi lebih rapi, mudah diakses, dan mudah ditinjau. BroadwaysHR telah didesain dengan flexible sesuai kondisi perusahaan masing-masing. Hubungi kami untuk informasi selengkapnya dan coba Free Trial-nya disini!