PDCA Adalah: Fungsi dan 4 Fase Pentingnya
Dalam dunia bisnis yang terus berubah, tantangan dan masalah dapat muncul setiap saat. Bagi banyak perusahaan, menghadapi masalah yang sama berulang kali dapat menjadi sangat menyita waktu dan sumber daya. Salah satu caranya adalah PDCA, yang merupakan salah satu framework manajemen yang bisa dilakukan perusahaan untuk bisa saling melengkapi. Lalu, apa fungsinya? Dan apa saja fase penting dalam PDCA ini? Simak penjelasan selengkapnya di bawah ini.
Definisi dan Fungsi PDCA
Sumber: iStockPhoto
PDCA adalah singkatan dari Plan, Do, Check, Act. Ini merupakan proses pemecahan masalah 4 langkah yang biasa digunakan dalam pengendalian kualitas. PDCA juga disebut “Siklus Shewhart” karena pertama kali diusulkan oleh seorang bernama Walter Shewhart. Dalam perkembangannya, metode analisa PDCA ini sering disebut dengan “Deming Cycle”. Hal ini dikarenakan Deming adalah perusahaan yang mempromosikan penggunaannya dan memperluas aplikasinya. Akan tetapi, Deming sendiri selalu menyebut metode ini sebagai siklus Shewhart. Apapun namanya, PDCA adalah alat yang berguna untuk perbaikan terus-menerus tanpa henti.
PDCA disusun agar bisa menghasilkan suatu siklus tanpa akhir dengan hasil integral pada setiap siklus yang dilakukan. Nantinya, siklus tersebut akan membuat suatu alur pekerjaan pada suatu proyek tertentu yang bisa dijadikan sebagai pembelajaran ataupun literatur untuk proyek lainnya. Hal ini dikarenakan PDCA tidak hanya memfasilitasi rencana dan juga aktif, tapi juga data dan hasil agar selanjutnya bisa diperiksa dan dianalisa hal apa saja yang harus disesuaikan. Proses ini mampu menahan dan bahkan menutup adanya kemungkinan kesalahan yang sama terjadi dua kali.
4 Fase dalam PDCA
Terdapat beberapa tahap yang perlu diperhatikan untuk memastikan kesuksesan proses perbaikan.
Tahap Plan (Perencanaan)
Pada tahap ini, perusahaan melakukan perencanaan terhadap langkah-langkah yang akan diambil untuk mencapai tujuan perbaikan. Hal ini merupakan fondasi dari seluruh proses PDCA Cycle dan merupakan titik awal dari perbaikan yang diinginkan. Langkah-langkah yang perlu dilakukan dalam tahap perencanaan ini mencakup:
1. Identifikasi Masalah atau Peluang
Perusahaan perlu mengidentifikasi masalah yang ada atau peluang perbaikan yang dapat dikejar. Ini dapat melibatkan analisis data, pengamatan langsung, atau umpan balik dari pelanggan dan staf. Contohnya, sebuah pabrik mungkin menghadapi masalah peningkatan jumlah cacat dalam produksi, atau mungkin ada peluang untuk meningkatkan efisiensi dengan mengadopsi teknologi baru.
2. Penetapan Tujuan dan Sasaran
Setelah masalah atau peluang diidentifikasi, langkah selanjutnya adalah menetapkan tujuan yang jelas dan sasaran yang ingin dicapai. Tujuan haruslah spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan berbatas waktu. Sebagai contoh, pabrik tersebut dapat menetapkan tujuan untuk mengurangi tingkat cacat dalam produksi sebesar 20% dalam 6 bulan ke depan.
3. Perancangan Rencana Tindakan
Perusahaan perlu merancang rencana tindakan yang spesifik dan terukur untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Rencana tindakan harus mencakup langkah-langkah konkret, sumber daya yang dibutuhkan, penanggung jawab, dan jadwal pelaksanaan. Hal tersebut dapat meliputi pelatihan karyawan, perbaikan proses produksi, atau pengadaan peralatan baru.
Tahap Do (Pelaksanaan)
Setelah perencanaan selesai, langkah berikutnya adalah melaksanakan rencana tindakan yang telah dirancang. Ini melibatkan penerapan langkah-langkah yang telah ditetapkan dalam rencana untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Hal-hal yang perlu dilakukan dalam tahap pelaksanaan ini mencakup:
1. Implementasi Rencana Tindakan
Melaksanakan rencana tindakan sesuai dengan rancangan yang telah dibuat sebelumnya. Setiap langkah harus dijalankan dengan cermat dan efisien untuk memastikan pencapaian tujuan yang diinginkan.
2. Pengumpulan Data dan Informasi
Mengumpulkan data dan informasi yang diperlukan untuk mengevaluasi hasil dari pelaksanaan rencana tindakan. Ini dapat meliputi pengumpulan data produksi, umpan balik dari karyawan, atau hasil inspeksi kualitas.
Tahap Check (Pemeriksaan)
Sumber: iStockPhoto
Dalam tahap ini, perusahaan melakukan evaluasi terhadap hasil dan kinerja dari pelaksanaan rencana tindakan. Hal ini menjadi penting karena untuk memastikan bahwa langkah-langkah yang telah diambil berdampak positif dan sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan. Langkah-langkah yang perlu dilakukan dalam tahap pemeriksaan ini mencakup:
1. Evaluasi Hasil dan Kinerja
Mengevaluasi hasil yang telah dicapai dan kinerja proses yang telah dilakukan. Ini melibatkan perbandingan antara hasil yang telah dicapai dengan tujuan yang ditetapkan sebelumnya.
2. Perbandingan Hasil dengan Tujuan yang Ditetapkan
Membandingkan hasil yang telah dicapai dengan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Jika terdapat penyimpangan atau ketidak sesuaian, perlu dipahami penyebabnya dan langkah-langkah koreksi yang diperlukan.
Baca juga: Memahami Manfaat Employee Life Cycle dalam Perusahaan
Tahap Act (Tindakan)
Tahap terakhir dari PDCA Cycle adalah tindakan perbaikan berdasarkan hasil evaluasi yang telah dilakukan. Ini merupakan langkah kunci untuk memastikan bahwa proses perbaikan berkelanjutan (continuous improvement) dapat terjadi. Langkah-langkah yang perlu dilakukan dalam tahap tindakan ini mencakup:
1. Tindakan Perbaikan dan Perbaikan Proses
Melakukan tindakan perbaikan berdasarkan temuan dari evaluasi yang telah dilakukan. Ini dapat meliputi revisi rencana tindakan, pelatihan tambahan, atau perbaikan sistem.
2. Standarisasi Proses yang Diperbaiki
Mengimplementasikan standar proses baru yang telah diperbaiki untuk memastikan perbaikan yang berkelanjutan. Ini melibatkan dokumentasi proses baru, pelatihan karyawan, dan penerapan kontrol yang tepat.
Kelebihan dan Kekurangan dari PDCA
Terdapat beberapa kelebihan dan juga kekurangan dari menggunakan model manajemen yang satu ini. Nah, kelebihan dan kekurangannya ini harus selalu Anda pertimbangkan sebelum Anda gunakan sebagai suatu solusi pada bisnis Anda.
1. Kelebihan PDCA
Pada dasarnya, kelebihan PDCA adalah sangat banyak sekali jika dilakukan dengan tepat dalam menemukan pekerjaan tertentu yang sesuai dengan harapan perusahaan. Berikut ini adalah kelebihan PDCA:
Berkesinambungan
Setiap tahapan atau siklus pada PDCA memungkinkan adanya peningkatan dan juga penyempurnaan untuk masa depan karena dilakukan dengan konsep yang sangat terorganisir. Dengan adanya implementasi yang berkesinambungan, tepat dan dijalankan dengan konsisten, tentunya akan mampu memberikan peluang terkait kontrol dan analisa, sehingga setiap kegiatan yang dilakukan akan selalu tepat dan bisa dipantau setiap perkembangannya. Perlu digaris bawahi juga bahwa PDCA harus dilakukan oleh mereka yang sangat kompeten dan proaktif.
Alur Mudah Dipahami
Seluruh alur yang ada pada PDCA sifatnya lebih statis, namun setiap tahapannya sangat mudah untuk dipahami oleh banyak orang. Sehingga lebih memudahkan pihak manajemen dan perusahaan untuk memperkenalkan dan juga mengimplementasikannya dalam operasional perusahaan. Selain itu, proses pelaksanaannya pun cukup signifikan. Oleh karena itu, proses ini sangat terkenal di kalangan perusahaan.
Perkembangan Bisnis yang Berkelanjutan
Penerapan PDCA ini bisa dilakukan di semua lini bisnis karena sangat mudah untuk dipahami. Siklus PDCA memungkinkan adanya peningkatan secara berkelanjutan dan tepat karena bisa bekerja sesuai siklus. Setiap bagian yang ada pada proyek di dalamnya akan melalui tahapan yang sama secara terus menerus untuk bisa memastikan kesalahan tersebut bisa diperbaiki dan juga disesuaikan sesuai dengan kebutuhan dan situasi terkini perusahaan.
Mendeteksi Resiko Sedari Dini
Saat suatu perencanaan sudah ditetapkan dengan metode yang lebih terstruktur, maka pengendalian manajemen risiko, dampak negatif, atau berbagai hambatannya akan bisa diperkirakan atau dideteksi dari jauh hari.
Baca juga: 6 Proses Penting dalam Manajemen Bakat di Perusahaan
2. Kekurangan PDCA
Statis
PDCA dinilai sebagai framework manajemen yang statis, kenapa? Karena alur di dalamnya hanya berkutat pada siklus Plan, Do, Check, dan Act, sehingga tidak bisa diimplementasikan pada berbagai proyek yang harus ditindak secara paralel. Jika nantinya ada perubahan, maka proses perubahan tersebut memerlukan waktu yang sangat lama karena harus kembali lagi ke siklus awal.
Proses Harus Berurutan
Konsep ini juga menuntut adanya pembagian dan lingkungan kerja yang cukup ideal di dalam manajemen perusahaan. Proses di dalamnya harus dilakukan sesuai dengan siklus. Jika ada seorang saja yang tidak mampu melakukan pekerjaannya dengan baik, maka konsep ini akan menjadi sia-sia. Selain itu, tahapan berikutnya juga akan sangat berdampak bila ada perubahan di tengah-tengahnya. Sehingga akan sulit untuk melakukan perubahan ketika sedang dikerjakan.
Implementasi Tak Saling Berhubungan
Pada pelaksanaannya, banyak proses yang melewati tahapan Act namun tidak dilakukan seperti seharusnya. Implementasi tersebut tidak dilakukan dengan aktif sehingga ketika ada proyek baru, cara ini tidak bisa membuahkan hasil seperti sebelumnya. Untuk itu, PDCA juga harus dijelaskan secara terang di awal pelaksanaannya kepada seluruh orang yang terlibat, karena gagal paham akan berdampak buruk pada proyek yang tengah dikerjakan.
Rencanakan Manajemen Perusahaan dengan BroadwaysHR
Secara garis besar, metode PDCA ini memiliki kelebihan dan kekurangannya tersendiri. Terlepas dari hal tersebut, Anda harus mengetahui dan juga memahami siklus PDCA, khususnya untuk Anda yang berperan dalam bagian manajemen perusahaan. Sehingga perusahaan bisa memaksimalkan proses manajemennya menjadi lebih unggul.
Agar pengelolaan HR lebih mudah dan efisien, Anda dapat menggunakan aplikasi HR seperti BroadwaysHR. Aplikasi ini menangani urusan HR dengan sistem berbasis cloud yang akurat dan mudah beradaptasi dengan kondisi perusahaan. Dengan berbagai macam fitur yang ditawarkan, tugas Anda sebagai HR pun akan lebih mudah. Segera registrasi di sini dan dapatkan uji coba GRATIS selama 30 hari.
