Proforma Invoice, Apa Bedanya dengan Invoice Biasa?

Dalam menjalankan bisnis, Anda akan menjalin kerja sama dengan vendor, klien, atau konsumen ritel secara langsung. Kerja sama, transaksi, atau negosiasi yang dilakukan tentu tidak bisa berlalu begitu saja tanpa ada hitam di atas putih. Di sinilah peran dari invoice dibutuhkan untuk memberikan tanda adanya kerja sama. Secara umum ada dua jenis invoice yang dikeluarkan oleh penjual. Pertama adalah invoice yang menjadi bukti transaksi dan memiliki tanggal jatuh tempo pembayaran. Kedua adalah invoice sementara atau sering disebut sebagai proforma invoice. Lalu, apa yang membedakan keduanya?

Sumber: iStockPhoto

Definisi Proforma Invoice

Proforma invoice atau faktur proforma adalah faktur sementara yang dikirimkan secara bertahap untuk membantu mengingatkan pelanggan untuk membayar barang atau jasa yang dipesan. Faktur proforma dikirim oleh penjual sebelum barang atau jasa yang dibeli dikirim dan dilakukan secara bertahap. Hal ini akan membantu pelanggan melihat pembaruan informasi mengenai biaya dan pengiriman. Invoice ini juga cocok digunakan pada transaksi yang menggunakan uang muka.

Penjual dapat mengirimkan faktur proforma ketika pelanggan telah memutuskan untuk bertransaksi jual-beli, tetapi penjual tidak dapat mengirimkan invoice akhir karena barang masih diproses secara bertahap serta masih banyak informasi yang harus dikonfirmasi. Ketika pelanggan menyetujui segala transaksi jual-beli, penjual dapat mengirimkan barang yang dibeli bersamaan dengan invoice final. Di Indonesia, proforma invoice digunakan untuk memenuhi dokumen di Bea Cukai, seperti yang diatur di Peraturan Direktur Jenderal Bea Cukai PER-20/BC/2016. Selain itu, faktur ini juga bisa digunakan untuk mengajukan keberatan atas penetapan nilai pabean.

Perbedaan Proforma Invoice dan Invoice Biasa

Meskipun sama-sama faktur, invoice dan proforma invoice memiliki fungsi yang berbeda. Invoice biasa berisi informasi tentang barang yang dibeli, jumlah tagihan, dan tanggal jatuh tempo pelunasan. Di sisi lain, proforma invoice adalah faktur ringkasan yang digunakan sementara dan berisi barang yang dibeli, perkiraan tagihan yang akan dibayar, dan lain sebagainya. Bisa dibilang, faktur proforma adalah draf bukti transaksi sebelum akhirnya difinalisasi menjadi invoice.

Kemudian, hal yang sangat membedakan invoice biasa dengan faktur proforma adalah faktur proforma dikirimkan sebelum barang didistribusikan, sedangkan invoice biasa diberikan saat barang barang sudah diantar. Lantas, apakah faktur proforma dapat dijadikan perjanjian yang mengikat? Jawabannya tidak bisa, karena meskipun faktur proforma memiliki informasi yang hampir serupa dengan invoice yang akan dikeluarkan di akhir, faktur proforma tidak memiliki bobot kelegalan yang sama dengan invoice.

Pelanggan juga tidak wajib membayar sesuai nominal yang tertera di faktur proforma Selain itu, pelanggan tidak bisa menggunakan faktur proforma untuk meminta PPN kembali. Kemudian, karena faktur proforma tidak terikat secara legal, faktur ini tidak perlu dibatalkan jika transaksi batal. Jadi, jika pelanggan tidak ingin melanjutkan transaksi setelah faktur proforma dikirim, transaksi akan otomatis tidak dilanjutkan dan faktur proforma tidak perlu dibatalkan maupun diedit.

Sumber: Paper.id

Fungsi Faktur Proforma

Proforma invoice memiliki cukup banyak manfaat dalam bisnis. Secara umum manfaat dari faktur ini terdiri dari beberapa poin di bawah ini.

1. Sebagai alat untuk menunjukkan estimasi harga. Beberapa produk kerap tidak diketahui harga pastinya di awal karena harga bahannya bisa naik dan turun. Dari faktur proforma, pembeli bisa memperkirakan harga barang yang dibeli sebelum akhirnya barang jadi dan dikirim.
2. Mencatat perkiraan produk yang akan dibeli. Ada kalanya produk yang akan dibeli habis stoknya atau ada perubahan jumlah. Dengan invoice ini perubahan bisa dilakukan asal sesuai dengan kesepakatan bersama. 
3. Melakukan perubahan jumlah. Pembeli juga kadang bisa melakukan perubahan sendiri karena butuh lebih banyak barang. Daripada membuat invoice terpisah, lebih baik memperbaiki invoice sementara.
4. Bisa dijadikan rujukan di buku keuangan. Faktur proforma bisa digunakan sebagai alat yang sah untuk membuat laporan keuangan. Dari faktur proforma ini penerbitan invoice penjualan bisa dilakukan setelah beberapa kali revisi harga hingga jumlah produk atau jasa yang dibeli.
5. Rujukan yang sah jika barang akan dijual lagi. Ada kalanya faktur proforma digunakan untuk menunjukkan kalau produk yang dibeli memang berasal dari produsen tertentu dan asli.
6. Rujukan yang sah untuk faktur pajak. Kalau ada masalah atau kondisi tertentu, invoice bisa digunakan untuk rujukan yang sah.
7. Rujukan untuk bukti saat ada kesalahan pengiriman barang. Misal saat ada kekurangan barang atau mungkin ada barang yang tidak sesuai dengan keinginan.

Komponen yang Ada dalam Faktur Proforma

Jika ingin membuat faktur proforma, ada beberapa hal yang perlu Anda masukkan ke dalam dokumen tersebut, di antaranya:

1. Identitas penjual.
2. Tanggal faktur proforma.
3. Nama dan deskripsi produk atau jasa yang dibeli.
4. Harga, jumlah pembelian, tarif pajak, jumlah pajak, dan jumlah total pembelian.
5. Rincian pembayaran.
6. Tanggal jatuh tempo (jika disetujui).

Anda dapat memasukkan informasi transaksi lainnya yang dianggap penting bagi pembeli pada faktur proforma tersebut, termasuk info penjualan dan pemasaran.

Buat Faktur Pajak Lebih Mudah dengan BroadwaysHR!

Proforma invoice atau faktur proforma adalah faktur pengganti sementara yang dikirimkan oleh penjual ke pembeli sebelum mengirimkan barang atau memberikan jasa. Faktur proforma dikirimkan sebelum invoice atau tagihan dikeluarkan. Sebagai penjual, Anda dapat mengeluarkan faktur proforma pada transaksi yang memerlukan pembayaran uang muka, atau jika transaksi tersebut masih dalam proses dengan pihak pembeli.

Untuk memudahkan pembuatan faktur ini, Anda bisa memanfaatkan fitur Payroll Management di aplikasi BroadwaysHR. Selain komponen payroll yang telah terintegrasi, mulai dari tunjangan, bonus, lembur, PPh 21, dan BPJS, ini juga sangat flexible dengan kebijakan-kebijakan payroll yang ada dalam perusahaan. Segera registrasi di sini untuk mendapatkan uji coba GRATIS selama 30 hari.