Bagaimana Model Sistem Absensi Karyawan yang Praktis?
Memantau karyawan merupakan kegiatan yang menantang, baik untuk karyawan yang bekerja di kantor maupun dari jarak jauh. Maka dibutuhkan sistem pencatatan kehadiran karyawan yang pastinya akurat dan real time. Dalam era modern seperti saat ini, sistem absensi karyawan berbasis daring menjadi terobosan baru bagi perusahaan untuk merampingkan proses absensi manual yang terkadang rumit. Sistem absensi berbasis web dapat menyederhanakan tugas ini untuk memastikan produktivitas karyawan Anda tetap terjaga. Meski masih menemui banyak tantangan dalam aplikasinya, namun sistem absensi karyawan secara daring sangat diperhitungkan efektivitasnya saat ini.
Sumber: iStockPhoto
Mengenal Sistem Absensi Karyawan
Secara umum, absensi dapat diartikan sebagai catatan hadir yang berfungsi untuk mencatat jam kehadiran setiap karyawan. Absensi juga sangat berdampak kepada besarnya gaji yang diterima karyawan per bulannya. Perusahaan-perusahaan di indonesia umumnya menerapkan tiga format absensi karyawan sebagai berikut.
- Format absensi tradisional. Dilakukan secara tradisional menggunakan pulpen dan alat tulis seperti buku. Para karyawan akan diminta untuk menuliskan jam kehadiran dan kepulangan. Namun, format absensi ini dianggap tidak efektif karena boros waktu.
- Format absensi elektronik. Ini adalah format absensi yang membutuhkan bantuan alat elektronik (mesin) dan teknologi yang canggih.
- Format absensi daring. Yaitu format absensi yang memanfaatkan jaringan internet atau online menggunakan ponsel dari masing-masing karyawan. Kini banyak perusahaan yang beralih ke format absensi ini karena dinilai sangat efektif dan lebih akurat. Kecil kemungkinan para karyawan berbuat curang atau memanipulasi data apabila menggunakan presensi daring.
6 Model Sistem Absensi untuk Karyawan
Berikut adalah metode presensi pegawai yang bisa Anda pertimbangkan:
1. Kartu Magnetic
Absensi berbasis kartu magnetic telah menjadi salah satu pilihan populer di banyak perusahaan. Dalam sistem ini, setiap karyawan diberikan kartu yang harus dipindai saat masuk dan keluar dari kantor. Keuntungan utama dari sistem ini adalah kemudahan penggunaan dan tingkat akurasi yang tinggi. Data kehadiran yang tercatat secara real-time memungkinkan manajemen untuk melacak dan mengelola kehadiran karyawan dengan lebih optimal.
2. Fingerprint/Sidik Jari
Seperti namanya, metode presensi ini menggunakan teknologi pemindai sidik jari untuk mengidentifikasi karyawan. Setiap karyawan akan mendaftarkan sidik jari mereka ke dalam sistem, dan kemudian sidik jari tersebut akan digunakan sebagai tanda pengenal. Sistem ini menawarkan tingkat keamanan yang tinggi, karena sulit dipalsukan atau disalahgunakan. Selain itu, penggunaan metode ini juga memungkinkan perusahaan untuk menghindari masalah kecurangan atau tindakan tidak etis.
3. Face Recognition
Sumber: iStockPhoto
Dalam sistem ini, karyawan harus memindai wajah mereka menggunakan kamera yang terhubung ke sistem. Sama seperti metode sidik jari, sistem memiliki tingkat akurasi yang tinggi dan dapat meminimalisir upaya kecurangan.
4. Berbasis GPS
Metode absensi karyawan perusahaan selanjutnya memanfaatkan geolocation. Karyawan perlu mengaktifkan fitur GPS pada perangkat mereka. Dengan sistem ini, manajemen dapat melacak keberadaan karyawan dan memastikan bahwa mereka hadir di tempat yang seharusnya. Sistem absensi berbasis GPS sangat cocok bagi perusahaan dengan karyawan yang sering bekerja di luar kantor atau memiliki tugas lapangan.
5. Sistem Absensi Daring
Absensi daring menggunakan platform atau aplikasi berbasis web untuk mencatat kehadiran karyawan. Karyawan dapat melakukan absensi melalui perangkat mereka sendiri, baik itu komputer, laptop, atau ponsel pintar. Sistem ini memungkinkan akses yang mudah dan fleksibilitas dalam melakukan absensi, terutama untuk perusahaan dengan karyawan yang bekerja jarak jauh atau memiliki jadwal yang bervariasi.
6. Absensi Manual
Metode absensi manual adalah cara tradisional yang sering digunakan oleh perusahaan dalam mencatat kehadiran karyawan. Sistem ini melibatkan penggunaan buku absensi atau lembar hadir yang harus diisi secara mandiri oleh karyawan.
Tips Memilih Sistem Absen yang Tepat
Jika saat ini perusahaan Anda masih menerapkan sistem manual, kini saatnya untuk mempertimbangkan transformasi sistem pengabsenan karyawan secara daring dan real time. Dalam mengoptimalkan manfaat penggunaan sistem absensi, perhatikan beberapa hal ketika memilih sistemnya untuk kredibilitas perusahaan Anda.
- Pastikan sistem telah mengantongi lisensi resmi dengan cara menelusuri vendor atau perusahaan yang memproduksinya.
- Sesuaikan dengan kebutuhan kantor Anda, misalnya pemilihan mesin biometrik yang telah terintegrasi dengan sistem payroll.
- Untuk mendapatkan manajemen absensi karyawan yang cocok dengan fitur berkualitas, persiapkan anggaran terbaik Anda.
- Pastikan sistem absensi yang dipilih telah mencakup jumlah karyawan Anda.
- Pahami layanan yang ditawarkan oleh sistem absensi untuk memenuhi kebutuhan perusahaan.
Solusi Absensi Karyawan? BroadwaysHR Jawabannya
Salah satu model dari sistem absen karyawan adalah melalui aplikasi/situs. Berbagai macam aplikasi HRIS menyediakan fitur absensi secara daring, salah satunya adalah BroadwaysHR. Aplikasi ini memiliki fitur yang bernama Time Management. Fungsi dari fitur ini adalah untuk pencatatan waktu kerja secara fleksibel mengikuti kebijakan perusahaan dalam pengaturan waktu kerja, hingga overtime. Data absensi terkirim otomatis dan digunakan untuk perhitungan payroll karyawan. Segera registrasi di sini untuk mendapatkan uji coba GRATIS selama 30 hari. Tunggu apalagi?
