Cara Mudah Membuat Sistem Payroll dengan Excel

Payroll gaji merupakan salah satu kegiatan yang sudah tidak asing atau familiar. Secara singkat, payroll merupakan sistem yang digunakan untuk melakukan administrasi penggajian atau hitung gaji karyawan disebuah perusahaan. Salah satu cara menghitung payroll adalah dengan cara manual. Proses penggajian manual bisa dilakukan dengan menggunakan program spreadsheets. Cara paling umum adalah membuat payroll dengan Excel, dengan menerapkan berbagai formula hitung kolom dan sel. Ingin tahu cara mudah merancang sistem payroll dengan Excel? Simak penjelasan di bawah ini.

Membuat Sistem Payroll dengan Excel

1. Membuat Database Penggajian

Database penggajian ini memuat informasi mengenai:

• nama karyawan
• NIK
• divisi dan jabatan
• masa kerja dan status karyawan
• NPWP dan jenis PTKP
• cuti
• gaji karyawan

Semua informasi ini berguna dalam menghitung slip gaji karyawan. Informasi PTKP digunakan untuk menghitung PPh 21. Masa kerja karyawan digunakan untuk menghitung tunjangan hari raya (THR) keagamaan. Sementara itu, data gaji merupakan informasi pokok dalam perhitungan slip gaji karyawan.

2. Merancang Form Penghitungan BPJS

Salah satu komponen yang wajib ada dalam payroll adalah BPJS. Admin penggajian perlu menghitung lebih dulu dengan membuat form terpisah. Form ini hanya dibuat sekali dan hanya diperbarui jika ada perubahan gaji atau perubahan tarif iuran BPJS yang ditetapkan pemerintah. BPJS dibedakan ke dalam Ketenagakerjaan (Jaminan Kecelakaan Kerja, Jaminan Kematian, Jaminan Hari Tua, Jaminan Pensiun) dan Kesehatan (Jaminan Kesehatan Nasional). Buatlah form rincian iuran sesuai tarif, baik yang berupa tunjangan dibayar perusahaan maupun potongan gaji ditanggung karyawan. Kemudian, jumlahkan menjadi tunjangan BPJS dan potongan BPJS.

3. Menghitung Pajak Penghasilan

Buatlah rancangan PPh 21 yang bisa digunakan untuk bulan-bulan selanjutnya.Karena menggunakan cara manual, kamu tetap harus menghitung satu per satu pajak karyawan sesuai penghasilan mereka. Hal inilah yang membuat sistem payroll dengan Excel menjadi cukup rumit. PPh 21 tidak hanya dipengaruhi oleh besaran penghasilan, tetapi juga PTKP dan status kepemilikan NPWP. Jadi, karyawan yang memiliki gaji sama, pajaknya belum tentu sama. Terutama jika status perkawinan dan tanggungan berbeda, atau yang satu memiliki NPWP sedangkan yang lainnya tidak. Jangan lupa, tarif yang berlaku saat ini adalah tarif pajak UU Harmonisasi Peraturan Perpajakan.

4. Membuat Daftar Gaji

Setelah memiliki database gaji karyawan, masukkan semua data tersebut ke dalam formulir daftar gaji karyawan. Di form ini, Anda bisa melihat gaji setiap karyawan, menjumlahkan penghasilan dan menguranginya dengan jumlah potongan. Jadi, Anda bisa menghitung berapa beban gaji karyawan bulan ini yang harus dibayar oleh perusahaan.

Pada gambar di atas, total kolom take home pay (THP) adalah jumlah gaji yang harus dibayarkan perusahaan kepada karyawan. Total potongan BPJS adalah jumlah yang harus disetor ke BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan. Sedangkan total PPh 21 adalah jumlah pajak karyawan yang harus disetor ke negara, dan potongan koperasi adalah jumlah simpanan wajib yang harus disetor perusahaan ke koperasi simpan pinjam karyawan.

5. Penyusunan Slip Gaji

Bagian ini tidak terlalu sulit jika Anda telah memiliki daftar gaji karyawan. Untuk membuat slip gaji, Anda hanya perlu input data dari daftar gaji ke form slip gaji. Masukkan gaji pokok, tunjangan tetap, dan tunjangan BPJS ke kolom pendapatan karyawan, lalu jumlahkan. Selanjutnya masukkan iuran BPJS, potongan koperasi karyawan, dan PPh 21 ke kolom potongan, dan jumlahkan. Kurangi jumlah pendapatan dengan jumlah potongan. Hasil pengurangan ini adalah THP karyawan yang harus dibayarkan. Periksa kembali, nominal THP di slip gaji karyawan harus sama dengan THP di daftar gaji karyawan.

6. Pembayaran Gaji Karyawan

Setelah itu, Anda bisa membayar gaji karyawan secara langsung maupun melalui bank sesuai dengan nominal THP yang tercantum di slip gaji. Berikan juga slip gaji sebagai bentuk transparansi dan bukti pembayaran gaji.

Manfaat Membuat Sistem Payroll

Berikut adalah beberapa manfaat yang didapat saat membuat sistem payroll:

1. Mengetahui Laporan secara Lengkap pada Gaji Karyawan

Seperti yang diketahui, setiap perusahaan yang ada saat ini mempunyai beberapa komponen perhitungan penting, ketika akan memberikan upah kepada karyawan. Biasanya perusahaan mempunyai beberapa komponen yang ada di perusahaan adalah potongan pajak, iuran biaya BPJS, dan masih banyak lainnya. Sehingga untuk jumlah akhir gaji yang diterima pada setiap bulannya ini sudah hasil bersih dan sesuai dengan hitungan.

2. Menghemat Waktu Divisi HR

Setiap perusahaan pasti mempunyai salah satu bagian yang berfungsi untuk melakukan perhitungan gaji para karyawannya. Satu bagian yang mengurus gaji karyawan adalah HR. Dengan adanya payroll gaji yang sudah menggunakan sistem, hal ini sangat menghemat waktu untuk perusahaan. Contoh mudahnya adalah sistem payroll yang ada di sebuah perusahaan ini biasanya sudah langsung terintegrasi dengan aplikasi absensi karyawan di kantor.

3. Mempermudah Pembuatan Formulir Pajak Karyawan

Dengan adanya payroll gaji yang menggunakan sistem tertentu, akan mempermudah perusahaan untuk membuat formulir pajak atau bukti potong pajak pada karyawan. Perusahaan dapat mengelola berbagai bukti potong pajak menggunakan e-bupot unifikasi. Sehingga dengan adanya kemudahan tersebut, perusahaan akan lebih efisien dan menghemat waktu mengurus pajaknya.

Pembuatan Payroll Lebih Praktis dengan BroadwaysHR

Prinsip payroll manual adalah semakin kompleks komponen penggajian dan semakin banyak jumlah karyawan, maka semakin panjang prosesnya dan semakin menghabiskan waktu, belum lagi risiko kesalahan juga makin tinggi. Tentu saja, penggajian dengan Excel tidak lagi efisien dalam kondisi seperti ini.

BroadwaysHR adalah salah satu aplikasi HRIS yang dapat membantu Anda dalam pengelolaan payroll karyawan. Pada fitur Compensation and Benefit, Anda dapat mengelola gaji, tunjangan, benefit, potongan karyawan, dan lainnya yang sudah terintegrasi dengan time management serta proses payroll. Segera manfaatkan kesempatan untuk mendapatkan uji coba secara GRATIS selama 30 hari dengan registrasi di sini.