Skill Inventory: Tujuan, Tantangan & 5 Cara HR Membuatnya
Untuk mempermudah perusahaan dalam menugaskan anggota tim yang tepat untuk menyelesaikan suatu proyek, hadirlah skill inventory atau inventaris keterampilan. Inventarisasi skill ini hadir sebagai terobosan baru bagi perusahaan yang berupaya mengelola SDM dan membangun tenaga kerja yang kuat. Manfaatnya dapat dirasakan oleh banyak departemen karena menguntungkan secara finansial maupun non-finansial.
Baca terus untuk memahami apa itu skill inventory, apa tujuannya, dan bagaimana hal ini dapat dimanfaatkan HR untuk meningkatkan output perusahaan.
Apa itu Skill Inventory?
Skill inventory atau inventarisasi keterampilan adalah daftar kompetensi, professional skill, pendidikan, hingga pengalaman yang dimiliki seseorang. Daftar ini digunakan oleh perusahaan berbentuk database yang dapat mencatat dan melacak kompetensi karyawan secara otomatis.
Inventaris skill karyawan membantu pihak manajemen dan juga HR untuk mengarahkan perusahaan tetap berfokus dalam proses rekrutmen, talent management, dan pengembangan keterampilan karyawan.
Perusahaan membutuhkan inventaris skill karyawan saat ini atau calon karyawan untuk mengukur kemampuan individu dalam memenuhi goals perusahaan serta dasar pengambilan keputusan.
Apa Tujuan Dibuatnya Inventarisasi Keterampilan?
Inventarisasi skill membantu pimpinan perusahaan dan HR untuk mampu mengetahui potensi kesenjangan keterampilan atau kompetensi yang ada, mengingat dunia bisnis saat ini berubah dengan cepat dan teknologi terus berkembang.
Tujuan dibuatnya inventarisasi skill dapat digunakan untuk membuat keputusan tentang employee development, talent management, dan perencanaan suksesi. Tentunya berbasis identifikasi terhadap kesenjangan kompetensi yang dimiliki setiap karyawan.
Dengan data yang akurat, perusahaan dapat mengembangkan program training yang tepat, dan lebih mudah mencocokkan karyawan dengan peran pekerjaan yang sesuai dengan skill-nya.
Manfaat Skill Inventory dalam Proses Perekrutan yang Lebih Baik dan Tepat Sasar
Manfaat perusahaan memiliki skill inventory yang lengkap dan tersusun rapi, dapat dirasakan oleh semua pihak, mulai dari tim HR hingga karyawan itu sendiri, terutama dalam konteks proses perekrutan.
Sebagian besar perusahaan mempekerjakan karyawan berdasarkan skill dan kualifikasi yang dibutuhkan perusahaan. Agar tepat sasaran, proses perekrutan harus dilakukan dengan pendekatan yang mempertimbangkan skill dan level kemampuan individu. Perekrutan tidak berfokus pada pertambahan jumlah karyawan, namun dilihat dari keberhasilan perusahaan merekrut orang-orang yang kompeten dalam bekerja.
Dengan bantuan inventaris skill, HR dapat lebih mudah menganalisis talent pool yang ada. HR akan mencocokkan skill yang dimiliki oleh kandidat dengan kebutuhan perusahaan. Apabila dilakukan dengan baik, maka perusahaan akan lebih mudah mengidentifikasi gap competency dan membuat keputusan tepat dalam memilih karyawan baru.
Komponen Utama Skill Berdasarkan Kategorinya
Berikut ini adalah komponen utama dalam inventarisasi keterampilan yang dikategorikan berdasarkan jenisnya.
Technical Skills
Kemampuan teknis berkaitan dengan bidang atau industri tertentu yang sering kali dapat diukur. Contohnya termasuk kemampuan dalam bahasa pemrograman, desain grafis, analisis data, pengoperasian mesin, dan perangkat lunak.
Keterampilan Interpersonal atau Soft Skill
Soft skill berhubungan dengan kemampuan individu untuk bekerja dengan baik bersama orang lain. Contoh keterampilan interpersonal termasuk komunikasi, kerja tim, kepemimpinan, pemecahan masalah, dan kemampuan beradaptasi.
Keterampilan Kognitif
Kemampuan kognitif adalah mental process yang memungkinkan seseorang dalam memproses, menyimpan, dan menggunakan informasi. Skill ini sangat penting untuk pemecahan masalah, berpikir kritis, mengambil keputusan, mengembangkan kreativitas, dan memahami dunia di sekitar kita.
Keterampilan Pribadi atau Intrapersonal
Keterampilan intrapersonal mengacu pada kemampuan seseorang untuk memahami dan mengelola pikiran, motivasi diri, manajemen waktu, ketahanan diri, dan perilaku mereka sendiri. Ini adalah komponen kecerdasan emosional yang berperan penting dalam perkembangan pribadi seseorang.
Berbagai Tantangan Inventarisasi Skill dalam Dunia HR
Melakukan inventarisasi skill dapat menjadi tools yang berharga untuk employee management dan pengembangan bakat. Namun, ada beberapa tantangan yang terkait dalam proses ini.
1. Adanya Subjektivitas
Mengkategorikan dan mengevaluasi skill karyawan dapat bersifat subjektif. Apa yang dianggap oleh seseorang sebagai keterampilan X misalnya, mungkin pihak lain mengkategorikannya secara berbeda. Untuk meminimalkan subjektivitas ini, maka dibutuhkan standarisasi kriteria dalam penilaian keterampilan.
2. Kesulitan dalam Mengukur Keterampilan
Beberapa karyawan mungkin tidak menyadari keterampilan yang mereka miliki secara keseluruhan. Kondisi ini memungkinkan HR kesulitan dalam mengukur keterampilan karyawan bahkan dianggap tidak relevan dengan peran pekerjaannya saat ini. Akibatnya, inventaris skill yang ada tidak memberikan gambaran kemampuan seseorang yang lengkap atau bersifat abstrak.
3. Tantangan Teknologi yang Berkembang
Mengelola data inventaris skill bisa menjadi tantangan tersendiri bagi HR karena teknologi yang terus berkembang. Menerapkan software system yang sesuai dengan ukuran perusahaan sangatlah penting agar proses pengarsipan dan pengambilan data dapat dilakukan secara otomatis.
HR perlu untuk melakukan koordinasi dan kolaborasi antar departemen untuk memastikan inventaris keterampilan terintegrasi dengan sistem HR management. Tujuannya agar data dapat digunakan secara efektif untuk workforce planning, pelatihan, dan pengembangan karier.
4. Perubahan Kebutuhan Keterampilan akibat Tren Industri
Dalam dunia tenaga kerja yang berkembang pesat saat ini, skill dapat dianggap ketinggalan zaman, sehingga dibutuhkan skill baru yang fresh. Tantangan HR dalam konteks ini adalah memastikan agar inventaris skill tetap selaras dengan perubahan tren industri yang signifikan.
Terlepas dari tantangan-tantangan yang dihadapi HR, melakukan inventarisasi keterampilan dapat menambah wawasan berharga mengenai tenaga kerja, membantu pengembangan bakat, succession planning, dan proses pengambilan keputusan yang strategis.
Kunci menghadapi berbagai tantangan di atas mulai dari menggabungkan teknologi, komunikasi, serta komitmen terhadap pemeliharaan dan validasi data yang berkelanjutan.
Cara Efektif Membuat Skills Inventory
Membuat inventaris skill karyawan harus dilakukan dengan teliti dan berhati-hati. Berikut ini adalah beberapa langkah yang dapat dilakukan HR untuk membuat inventaris keterampilan yang bagus untuk bisnis.
1. Tentukan Tujuan Membuat Inventaris Skill
Sebelum memulai membuat inventaris skill, tentukan apa tujuannya. Misalnya, inventaris skill akan digunakan untuk merencanakan program pelatihan, mendukung pertumbuhan perusahaan, atau mengembangkan proses perekrutan yang lebih efektif.
2. Putuskan Skill Mana yang akan Dimasukkan
Setelah menentukan tujuannya, putuskan komponen skill mana yang akan disertakan di dalamnya. Bisa berupa soft skill seperti kemampuan komunikasi, atau keterampilan teknis seperti bahasa pemrograman.
3. Mengevaluasi Level Keahlian Karyawan
Sebelum menyiapkan inventaris skill, lakukan penilaian dan evaluasi keterampilan karyawan, termasuk level keahliannya. Langkah ini penting untuk mengetahui kapasitas tenaga kerja, sehingga perusahaan dapat mengambil keputusan yang lebih tepat.
Proses assessment ini bisa menggunakan pre-employment skill test atau sesi tatap muka untuk berkomunikasi dengan karyawan serta mempelajari kelebihan dan kekurangan mereka.
4. Mencatat Temuan
Berikutnya, buatlah daftar nama karyawan dan keterampilan yang dimiliki masing-masing. Cara untuk mencatat informasi berdasarkan assessment bisa menggunakan tabel atau bullet list. Pastikan informasi dicatat dengan jelas dan akurat.
5. Membuat Matriks Keterampilan untuk Menggambarkan Skill Karyawan
Buatlah matriks keterampilan untuk merepresentasikan skill karyawan dengan sekilas. Bisa menggunakan diagram batang, grafik, spreadsheet, dan tabel untuk menunjukkan karyawan yang terampil. Ini akan membantu HR untuk mengambil keputusan yang lebih cepat karena informasi sudah terhimpun dengan baik.
Baca juga: Matriks Kompetensi Karyawan Penting untuk Proyek yang Sukses
Setelah dokumen dan matriks keterampilan jadi, maka pastikan dokumen skill inventory dapat diedit untuk diperbarui secara berkala apabila terdapat perubahan. Pastikan inventarisasi skill dapat diakses dengan mudah dan jelas serta diarsipkan dengan baik.
Proses Employee Assessment Lebih Mudah dengan BroadwaysHR
Menilai keterampilan karyawan adalah langkah utama untuk menciptakan skill inventory yang luar biasa bagi perusahaan. Oleh karena itu, HR harus merencanakan dan memilih metode employee assessment yang fleksibel dan andal untuk mengevaluasi karyawan.
Demi menunjang hasil evaluasi dan penilaian yang akurat serta aktual, perusahaan bisa memanfaatkan fitur Organization Development dari BroadwaysHR. BroadwaysHR adalah aplikasi HRIS berbasis cloud terbaik yang menunjang kinerja departemen HR dalam pengelolaan karyawan.
Fitur Organization Development yang ditawarkan BroadwaysHR juga bisa digunakan untuk pengembangan dan pengelolaan organisasi meliputi pengaturan job holder, employee assessment, employee training dan lainnya. Hubungi kami di sini untuk informasi lebih jauh yuk! Nikmati FREE TRIAL yang akan menguntungkan perusahaan Anda.
