
6 Langkah Tepat Membuat SOP Kerja dan Contohnya
Setiap karyawan di sebuah perusahaan wajib tunduk pada aturan yang tertuang di dalam SOP kerja. SOP adalah singkatan dari Standard Operating Procedure yang memuat tentang kebijakan, panduan, serta tata cara pelaksanaan tugas dan kewajiban setiap pegawai di dalam perusahaan.
Umumnya, proses pembuatan dan sosialisasi Standard Operating Procedure tersebut menjadi tanggung jawab tim HRD atau Human Resource Development. Pada artikel berikut, Anda akan diajak untuk mengetahui langkah-langkah pembuatan yang tepat beserta contoh sederhana dari Standard Operating Procedure. Yuk simak baik-baik!
Pengertian SOP (Standard Operating Procedure)
Sebelum membahas tentang langkah-langkah tepat dalam membuat SOP kerja, Anda sebaiknya memahami dulu pengertiannya. Beberapa ahli memiliki pandangan yang berbeda dalam mengartikan Standard Operating Procedure.
Menurut Tjipto Atmoko (2011) SOP merupakan suatu pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instansi pemerintah maupun non-pemerintah, usaha maupun non-usaha, berdasarkan indikator-indikator teknis, administratif, dan prosedural sesuai tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan.
Kemudian, menurut Sailendra (2015:11), Standard Operating Procedure adalah panduan yang digunakan untuk memastikan kegiatan operasional organisasi atau perusahaan berjalan dengan lancar.
Dari dua pengertian di atas, dapat diambil kesimpulan bahwa Standard Operating Procedure adalah serangkaian aturan, panduan, dan pedoman kerja di suatu perusahaan yang juga berfungsi sebagai alat ukur dalam evaluasi kinerja pegawai.
SOP secara umum terdiri dari beberapa komponen yang meliputi manfaat, waktu pembuatan, metode penulisan prosedur, serta bagan flowchart di bagian penutup. Tujuan utama dari pembuatan standar prosedur perusahaan tersebut adalah untuk memperoleh hasil kerja yang paling efektif dari para pekerja dengan biaya minimal. Berikut ini adalah beberapa manfaat SOP yang perlu Anda tahu.
- Menjadi pedoman standar dalam pelaksanaan berbagai pekerjaan khusus, serta mengurangi kesalahan dan kelalaian kerja.
- Menciptakan ukuran standar kinerja sesuai ekspektasi perusahaan yang dapat dijadikan acuan dalam perbaikan kinerja.
- Menyediakan pedoman bagi setiap karyawan di unit pelayanan tentang tata cara pemberian pelayanan sehari-hari.
- Sebagai materi training atau pelatihan kerja yang dapat membantu karyawan baru untuk bisa segera beradaptasi dengan tugas-tugasnya.
- Membantu tim HRD dalam proses pengecekan kesalahan prosedural dalam memberikan pelayanan.
Baca juga: Apa Itu Code of Conduct? Simak 6 Poin Pentingnya Berikut!
Cara Membuat SOP Kerja

Sumber: Freepik
Mengingat SOP ini sangat penting, maka proses pembuatannya harus dilakukan secara matang dan hati-hati supaya sistem kerja di dalam perusahaan berjalan sebagaimana mestinya. Dalam hal ini, perlu adanya tim khusus yang benar-benar memahami seluk beluk perusahaan secara detail, sehingga penerapannya dapat berjalan sesuai visi misi organisasi. Berikut ini adalah langkah-langkah dalam membuat SOP yang benar.
1. Membentuk Tim Khusus
Seperti yang sudah disinggung sebelumnya bahwa perusahaan perlu membentuk tim khusus terlebih dulu untuk membuat Standard Operating Procedure. Dalam hal ini, perusahaan sebaiknya melibatkan SDM yang cukup kompeten dan berpengalaman seperti misalnya para pekerja di level manajer pada tiap divisi
Setelah tim terbentuk, langkah selanjutnya adalah memetakan tugas dan tanggung jawab pada masing-masing individu yang terlibat.
2. Menentukan Sasaran dan Waktu Penerapan
Di dalam perusahaan terdapat banyak divisi atau departemen dengan tugas dan tanggung jawab yang berbeda-beda. Oleh sebab itu, prosedur kerja pada tiap divisi tersebut juga akan berlainan satu sama lain.
Oleh sebab itu, tim khusus yang ditunjuk dalam pembuatan SOP harus menentukan sasaran atau target SDM yang memerlukannya. Selain itu, tim terkait juga wajib memperkirakan waktu pelaksanaan dalam menerapkan pedoman standar perusahaan apabila telah melalui proses persetujuan dan verifikasi.
3. Membuat Dokumentasi Kegiatan pada Tiap Divisi
Setelah tahu sasaran dan waktu penerapannya, langkah selanjutnya adalah memetakan alur kerja pada tiap divisi. Buat catatan serta dokumentasi secara detail dan terperinci untuk memberikan gambaran kegiatan secara jelas.
4. Menyusun Alur Kerja, Instruksi, dan Formulir Pendukung
Agar lebih mudah lagi, penyusunan alur kerja dapat dibuat dengan memakai flowchart dengan penjelasan secara detail. Pada praktiknya, tim terkait mungkin juga akan memerlukan formulir pendukung yang bisa digunakan sebagai arsip kegiatan operasional.
5. Sosialisasi ke Karyawan
Setelah SOP berhasil disusun, maka tim terkait dapat melakukan verifikasi untuk selanjutnya diuji coba ke seluruh karyawan. Umumnya, hal tersebut diawali dengan membuat sosialisasi agar penerapannya dapat berjalan sesuai dengan ekspektasi perusahaan.
6. Melakukan Evaluasi
Pada perkembangannya, prosedur kerja disebuah perusahaan akan mengalami perubahan dari waktu ke waktu. Oleh sebab itu, evaluasi rutin sangat penting agar beberapa poin tertentu yang sudah tidak relevan untuk diterapkan bisa segera direvisi.
Baca juga: Tingkatkan Disiplin Kerja Karyawan dengan 5 Tips Berikut!
Contoh SOP Kerja
Sebagai gambaran sederhana, berikut ini akan dilampirkan contoh SOP kerja di sebuah perusahaan sebagai referensinya.
SOP PT Alpha Beta
Tujuan
- Perusahaan menyediakan layanan jasa pembuatan konten media sosial.
- Menyediakan layanan berupa optimasi konten di berbagai platform media sosial secara profesional dan terpercaya.
- Menyediakan layanan pembuatan konten grafis, video, atau format lainnya sesuai permintaan klien.
- Memberikan solusi dan insight kreatif untuk perkembangan bisnis yang lebih baik.
- Memberikan garansi pada setiap konten sampai memenuhi ekspektasi klien.
Prosedur Kerja
- Karyawan masuk dari hari Senin – Jumat.
- Jam masuk kerja adalah pukul 08.00 dengan toleransi keterlambatan 15 menit.
- Pukul 12.00-13.00 semua karyawan diperbolehkan untuk istirahat, dan pada hari Jumat, karyawan diperbolehkan istirahat hingga pukul 13.30.
- Jam pulang karyawan adalah pukul 17.00, apabila masih terdapat kewajiban yang harus diselesaikan maka dapat bekerja overtime.
- Pembayaran upah lembur mematuhi kebijakan yang dibuat oleh perusahaan berdasarkan aturan UU tenaga kerja.
Baca juga: Simak Aturan Jam Kerja Karyawan: Shift, Lembur, Hingga Cuti Tahunan
Pembuatan SOP kerja sangat penting karena selain menjadi kebijakan, tapi juga memuat pedoman dasar yang akan membantu karyawan dalam menjalankan tugasnya. Tentu saja hal ini akan memengaruhi kinerja setiap karyawan yang nantinya juga akan berdampak pada perkembangan perusahaan.
Tim HR atau tim khusus yang dibentuk dapat memanfaatkan fitur Organization Development dari aplikasi BroadwaysHR dalam membuat perencanaan dan implementasi SOP kepada setiap anggota perusahaan.
Kenapa harus BroadwaysHR? Karena teknologi berbasis cloud yang dimilikinya sudah teruji dan dipakai oleh banyak perusahaan menengah besar di Indonesia. Kini, giliran Anda untuk mencobanya! Klik di sini untuk informasi lebih lanjut dan nikmati layanan coba gratis aplikasi selama 30 hari sekarang juga!