Apa Itu Stakeholder Mapping? Begini Proses Pembuatannya
Perusahaan membutuhkan komitmen dari seluruh stakeholder atau pemangku kebijakan, sehingga rencana perbaikan bisa berjalan lancar sampai dengan implementasinya. Stakeholder disini adalah siapapun, baik sebagai individu atau kolektif seperti organisasi, yang terlibat dengan aktivitas bisnis. Stakeholder mapping menjadi alat penting bagi organisasi sebagai langkah preventif memulai proyek perbaikan. Alat ini akan membantu perusahaan menentukan siapa saja yang berpengaruh dalam keberhasilan proyek dan siapa saja yang terlibat meskipun kurang berpengaruh. Analisa dan pemetaan ini akan mendorong Anda menuju tujuan proyek dengan lancar karena tidak melibatkan orang-orang atau pihak yang menghambat.
Sumber: iStockPhoto
Pengertian Stakeholder Mapping
Stakeholder mapping adalah proses yang digunakan dalam manajemen proyek untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan memvisualisasikan seluruh stakeholders yang terlibat dalam suatu proyek. Pemetaan ini digambarkan dalam sebuah peta visual berbentuk 4 kuadran. Peta ini menampilkan semua pemangku kepentingan berdasarkan tingkat pengaruh dan minat mereka terhadap proyek.
Penting bagi manajer proyek untuk melakukan pemetaan ini. Karena dengan mengenali siapa pemangku kepentingan, apa yang diinginkan, dan seberapa besar pengaruhnya – manajer proyek dapat mengelola proyek dengan lebih efektif.
Manfaat Pemetaan Stakeholder
Sumber: iStockPhoto
Beberapa manfaat yang diterima oleh manajer proyek adalah sebagai berikut.
1. Memandu Penyusunan Strategi Stakeholder
Pemetaan ini adalah fondasi utama untuk menyusun strategi stakeholder management. Manajemen stakeholder jadi lebih terstruktur, sehingga setiap orang paham bagaimana memperhatikan masing-masing pemangku kepentingan.
2. Mengelompokkan Stakeholders
Anda bisa lebih mudah mengelompokkan stakeholders berdasarkan kesamaan mereka. Dengan begitu, komunikasi jadi lebih mudah. Hal ini dikarenakan Anda dapat membuat saluran komunikasi untuk setiap kelompok, bukan setiap orang secara terpisah.
3. Identifikasi Kebutuhan dan Harapan Stakeholders
Anda bisa mengetahui siapa yang punya pengaruh paling besar atau yang bisa memberikan lebih banyak manfaat dan sumber daya bagi proyek Anda. Sehingga, Anda bisa mendapatkan gambaran tentang siapa pemangku kepentingan yang perlu diprioritaskan.
4 Metode Pemetaan Stakeholder
Metode ini memiliki empat bagian, antara lain sebagai berikut.
- Pertama, bagi stakeholder dengan kekuatan lemah dan ketertarikan lemah cukup dengan perlakuan sekadar dimonitor saja, tidak perlu di-engage secara terus-menerus.
- Kedua, jenis stakeholder dengan ketertarikan tinggi namun kekuatannya rendah. Yang perlu dilakukan HR kepada stakeholder yang masuk ke kategori ini cukup membuatnya terinformasi terhadap sesuatu yang menurut mereka menarik untuk diketahui.
- Ketiga, stakeholder dengan kekuatan tinggi, tetapi ketertarikannya rendah. Kepada stakeholder kategori ini, HR cukup menjaga hubungan baik.
- Keempat, kategori stakeholder yang harus dikelola secara serius karena berisiko tinggi. Yakni, stakeholder dengan kekuatan serta ketertarikan tinggi terhadap organisasi.
Proses Pemetaan
1. Identifikasi Semua Stakeholders
Dalam suatu proyek, biasanya akan ada banyak pemangku kepentingan. Bisa berasal dari internal (misalnya karyawan, manajer, C-level) atau eksternal (pelanggan, supplier, pemerintah, masyarakat, vendor, dll.). Kumpulkan informasi terkait semua orang yang punya pengaruh, ekspektasi, dan memiliki minat dan kepentingan terhadap keberhasilan proyek. Tujuannya adalah untuk mengidentifikasi dan memahami semua stakeholders, sehingga Anda bisa mengelolanya secara efektif.
2. Analisis Stakeholders
Langkah berikutnya adalah menganalisis pemangku kepentingan yang sudah diidentifikasi. Pada tahap ini, Anda harus memahami apa yang menjadi kepentingan dan keinginan dari setiap stakeholders terkait proyek Anda. Selanjutnya adalah menilai pengaruh dan kekuasaan yang dimiliki. Penilaian ini membantu Anda mengidentifikasi pemangku kepentingan utama yang mungkin memerlukan perhatian lebih karena pengaruh dan kekuasaan mereka yang tinggi.
Misalnya, CEO perusahaan adalah stakeholders dengan kekuasaan tertinggi, sementara product manager punya pengaruh yang lebih kecil. Minat dan kepentingan stakeholders juga bervariasi, mungkin karena proyek Anda secara langsung mempengaruhi pekerjaan dan bonus bulanan mereka.
3. Pemetaan Hubungan Antar Stakeholders
Anda dapat membuat visualisasi untuk hubungan antara pemangku kepentingan. Tahap ini akan membantu Anda mengenali siapa saja yang punya peran kunci dan bagaimana mereka dapat mempengaruhi pihak lain. Beberapa pemangku kepentingan mungkin mempunyai wewenang atas pemangku kepentingan lainnya, atau mereka mungkin mengendalikan sumber daya yang bergantung pada pemangku kepentingan lainnya.
Pemanfaatan Aplikasi HRIS untuk Manajemen Proyek
Stakeholders mapping merupakan komponen penting dalam manajemen proyek. Tidak hanya membantu memprioritaskan pemangku kepentingan utama, namun juga mengembangkan strategi komunikasi yang tepat. Partisipasi dan dukungan aktif bisa didapatkan dari setiap stakeholders, alokasi sumber daya pun menjadi lebih efisien. Menerapkan pemetaan ini bisa meningkatkan peluang keberhasilan proyek Anda.
Mulailah memetakan stakeholders proyek Anda dari sekarang. Bangun hubungan yang kuat, dan arahkan proyek Anda menuju kesuksesan. Supaya pelaksanaan proyek semakin cepat dan bebas hambatan, Anda bisa memanfaatkan aplikasi HRIS. Salah satunya adalah BroadwaysHR. Pada fitur Organization Development, Anda dapat melakukan pengembangan dan pengelolaan organisasi. Selain pemetaan stakeholder, BroadwaysHR juga dapat mengatur job holder, employee assessment, pelatihan karyawan, dan lainnya. Segera registrasi di sini untuk mendapatkan uji coba GRATIS selama 30 hari.
