Surat Keterangan Gaji untuk Karyawan, Ini 4 Fungsi Pokoknya!
Slip gaji atau surat keterangan gaji adalah dokumen penting bagi seorang karyawan yang berisi perincian penghasilan yang diperoleh. Biasanya perusahaan menerbitkan dokumen bukti gaji sebelum gaji tersebut dikreditkan ke rekening bank. Lalu apa saja komponen dan fungsi adanya surat keterangan gaji yang diterbitkan setiap bulannya? Simak ulasan selengkapnya berikut ini.
Apa itu Surat Keterangan Gaji Karyawan?
Surat keterangan gaji atau salary slip adalah dokumen yang diterbitkan oleh pemberi kerja setiap bulannya kepada karyawannya. Salary slip memuat rincian gaji karyawan dan pemotongan dalam periode tertentu. Biasanya salary slip berbentuk salinan cetak atau dikirimkan kepada karyawan melalui email (misalnya). Perusahaan terikat secara hukum wajib menerbitkan slip gaji secara berkala sebagai bukti pembayaran gaji kepada karyawannya beserta detail pemotongan gaji yang dilakukan.
Komponen Penting dalam Salary Slip
Setiap staff keuangan maupun akuntan perusahaan, wajib memahami dan membuat slip gaji dengan benar. Anda harus tahu betul apa saja komponen dalam surat gaji karyawan yang kredibel dan sah. Berikut ini adalah komponen penting dalam bukti pembayaran gaji karyawan, antara lain:
- Data Umum Perusahaan: Nama perusahaan, logo perusahaan dan alamat, nomor telepon perusahaan
- Periode Gaji Karyawan: Keterangan bulan dan tahun penggajian
- Data Pribadi Karyawan: Nama lengkap karyawan, nomor ID atau kode karyawan, departemen dan posisi karyawan, nomor rekening bank karyawan
- Kehadiran: Total hari kerja, hari kerja efektif, jumlah cuti, serta jumlah kehadiran dan ketidakhadiran (absensi).
- Nominal Gaji yang Diterima: Gaji pokok, tunjangan, bonus, dan lembur.
- Potongan Gaji: Iuran pajak, BPJS Ketenagakerjaan dan Kesehatan (apabila yang menanggung perusahaan, ditulis sebagai tunjangan).
- Informasi tentang Pajak: Data pembayaran pajak Penghasilan 21 (PPh 21) dari gaji dan tunjangan
- Total Gaji Kotor dan Bersih
Fungsi Pokok Adanya Surat Keterangan Gaji
1. Bukti Resmi Pekerjaan
Salary slip adalah bukti resmi yang menunjukkan pekerjaan dan jumlah gaji bulanan Anda. Misalnya, saat Anda ingin melanjutkan studi ke jenjang yang lebih tinggi, pihak universitas sering meminta untuk menyertakan detail pekerjaan yang dibuktikan dengan slip gaji bulanan. Slip gaji juga membantu saat mengajukan izin kerja kepada atasan.
2. Membantu dalam Pencarian Kerja dan Negosiasi
Saat Anda mulai mencari pekerjaan baru, beberapa pemberi kerja meminta surat keterangan gaji dari perusahaan Anda sebelumnya sebagai bukti untuk menunjukkan gaji Anda saat ini. Salary slip dapat membantu Anda bernegosiasi untuk mendapatkan posisi dan kompensasi yang lebih tinggi di perusahaan baru.
3. Berguna dalam Pengajuan Pinjaman dan Kartu Kredit
Saat mengajukan pinjaman atau kartu kredit, pemberi pinjaman atau perusahaan finance menilai kelayakan kredit berdasarkan slip gaji Anda selama kurun waktu tiga sampai enam bulan sebelumnya. Salary slip menunjukkan gaji bersih setiap bulan dan kemampuan Anda untuk memenuhi kewajiban pembayaran kredit. Batas pinjaman awal dan kartu kredit tergantung nominal gaji Anda.
4. Memberitahu Berapa Kontribusi Anda terhadap Dana Simpanan
Hampir semua perusahaan besar wajib memotong gaji karyawannya dengan persentase tertentu untuk sumbangan dana JHT atau pensiun. Saat Anda pensiun atau pindah ke perusahaan lain, Anda dapat menarik atau mentransfer dana Anda ke perusahaan baru. Di sinilah fungsi surat keterangan gaji dengan memberi Anda gambaran tentang jumlah kontribusi Anda setiap bulan.
Contoh Salary Slip untuk Karyawan
Setiap perusahaan memiliki format slip gaji masing-masing. Berikut ini adalah data-data yang perlu tercantum dalam salary slip beserta contoh format slip gaji sederhana yang diberikan kepada karyawan.
- Nama perusahaan
- Nama karyawan
- Tanggal lahir karyawan
- Detail alamat tempat tinggal karyawan
- Nama jabatan dan divisi
- Periode pembayaran gaji
- Rincian penghasilan dan pembayaran penting seperti tunjangan
- Pemotongan gaji seperti dana simpanan karyawan, pinjaman, pajak penghasilan, asuransi
Contoh Format Slip Gaji Karyawan
Sumber: Chhota CFO
Baca juga: Pahami 3 Jenis Uang Pesangon yang Wajib Diberikan Perusahaan
Kita telah memahami bahwa surat keterangan gaji adalah dokumen yang harus diserahkan perusahaan kepada karyawannya agar gajinya dapat dilacak kembali. Dokumen ini penting keberadaannya untuk membantu menghindari perselisihan antara pemberi kerja dan karyawan serta mencegah penyalahgunaan dana oleh salah satu pihak.
Format surat keterangan gaji atau salary slip ini dapat dibuat sangat sederhana dengan menyampaikan informasi detail gaji karyawan via online. Semua dokumen pembayaran gaji tersebut dapat dikirimkan hanya dengan satu klik dan diproses dalam waktu singkat.
Manfaatkan layanan Payroll Management dan Compensation & Benefit Management yang disediakan aplikasi HRIS berbasis cloud BroadwayHR. Semua urusan penggajian karyawan perusahaan Anda dapat dikelola dengan mudah sesuai kebutuhan perusahaan. Hubungi kami untuk informasi selengkapnya dan coba Free Trial sekarang juga!
