Sukses Berkarier dengan 5 Metode Task Management Berikut!
Setiap karyawan di sebuah perusahaan sebaiknya menguasai task management agar semua kewajiban kerja dapat tertangani dengan baik. Kemampuan mengatur tugas kerja dengan baik akan membuat pekerjaan Anda menjadi lebih sistematis, rapi, dan selesai sesuai tenggat waktu.
Sayangnya, masih banyak orang yang belum tahu cara yang tepat dalam menerapkan manajemen tugas yang benar. Jika Anda adalah salah satunya, tidak perlu khawatir karena artikel berikut akan memaparkan berbagai metode efektif dalam mempraktikkan manajemen tugas di perusahaan.
Pengertian Task Management
Sebelum menyimak macam-macam metode task management dan berbagai langkah efektif dalam melakukannya, simak dulu pengertiannya berikut ini yuk! Manajemen tugas/task management adalah keterampilan dalam mengerjakan tugas secara efisien dengan memaksimalkan manajemen waktu secara tepat.
Dengan kata lain, kunci utama dari manajemen tugas berawal dari time management yang baik. Baik manajemen tugas maupun manajemen waktu merupakan soft skill yang wajib dikuasai pekerja untuk mendukung produktivitas yang tinggi di perusahaan.
Dengan menerapkan manajemen tugas yang tepat, Anda bisa memilah dan memilih tugas mana yang menjadi prioritas sehingga tujuan perusahaan bisa direalisasikan sesuai target.
Proses manajemen tugas umumnya diawali dengan melakukan identifikasi, membuat perencanaan, mengawasi, dan melakukan evaluasi kerja dalam jangka waktu tertentu atau sesuai deadline.
Dalam prosesnya, Anda mungkin membutuhkan kerjasama tim agar hasilnya lebih maksimal. Jadi, ketahui kapasitas diri agar memudahkan Anda untuk mengetahui pekerjaan mana yang bisa dikerjakan secara individu dan bagian mana yang sebaiknya didiskusikan bersama rekan kerja lainnya.
Jangan lupa untuk selalu memantau pekerjaan yang sudah berjalan untuk memudahkan Anda dan tim dalam melakukan evaluasi. Dengan mempraktikkan keterampilan ini, pekerjaan akan selesai dengan mudah dan sesuai ekspektasi pekerja maupun perusahaan.
Baca juga: Manajemen Organisasi di Perusahaan: Tujuan, Konsep, dan Manfaatnya untuk Bisnis
Macam-Macam Metode Task Management
Manajemen tugas akan lebih optimal apabila diterapkan dengan beberapa metode yang sudah terbukti efektif. Nah, Anda bisa melakukannya dengan memahami macam-macam metode task management berikut ini.
1. Metode To Do List
Metode to do list adalah cara yang paling sederhana dalam penerapan manajemen tugas. Sesuai dengan namanya, Anda hanya perlu membuat list/daftar tugas yang akan dikerjakan dengan menempatkan tugas-tugas penting/mendesak sebagai prioritas utama.
Daftar pekerjaan yang dibuat secara sistematis tersebut akan memudahkan Anda untuk mengatur sederet pekerjaan yang harus segera diselesaikan. Selesai satu pekerjaan, Anda bisa melanjutkan ke pekerjaan yang lain dan seterusnya. Jangan lupa untuk mencoret daftar tugas yang sudah dikerjakan untuk menandainya.
Walaupun terbilang mudah, tapi metode ini juga memiliki kelemahan tertentu. Anda mungkin sudah merampungkan pekerjaan satu demi satu, tapi tidak mengetahui sejauh mana pekerjaan tersebut berjalan dengan baik.
2. Metode Kanban
Berbeda dengan cara sebelumnya, metode Kanban menuntut Anda untuk membuat tiga kategori dalam daftar pekerjaan yang harus dikerjakan. Metode ini memanfaatkan tabel/kolom dengan membedakan rincian pekerjaan menjadi 3 kategori yaitu pekerjaan yang belum dilakukan, sudah dikerjakan, dan selesai dikerjakan.
Apabila pekerjaan A sudah dikerjakan, maka Anda tinggal memindahkannya ke kolom sudah dikerjakan, dan selanjutnya bergeser ke kolom selesai apabila tugas tersebut benar-benar sudah dikerjakan sampai tuntas.
Cara ini memberi motivasi kerja tersendiri pada setiap karyawan karena dirinci lebih detail. Anda juga bisa menambahkan warna untuk tugas tertentu atau menambahkan kategori lainnya seperti jenis klien/project untuk membuat daftar tugas yang jelas dan mudah dipahami.
3. Teknik Pomodoro
Metode selanjutnya yaitu menggunakan teknik Pomodoro. Teknik ini membagi tugas dengan waktu pengerjaan maksimal 25 menit tanpa gangguan. Beberapa pekerjaan mungkin membutuhkan waktu lebih dari itu. Sebelum melanjutkan pekerjaan tersebut, beristirahatlah selama 5 menit dan teruskan mengerjakan tugas tadi selama 25 menit berikutnya.
Apabila Anda menghabiskan waktu 25 menit kerja selama 3 kali, maka jangan lupa untuk meluangkan waktu 15 menit untuk relaksasi badan. Teknik ini memberi Anda lebih banyak waktu istirahat untuk menyegarkan otak sehingga pekerjaan bisa selesai dengan lebih baik.
4. Metode Eat The Frog
Selain ketiga metode di atas, Anda juga bisa mempraktikkan teknik Eat The Frog dalam manajemen tugas harian. Cara ini menempatkan pekerjaan-pekerjaan yang rumit untuk diselesaikan terlebih dulu di awal hari.
Setelah memprioritaskan pekerjaan yang cukup menantang, selanjutnya Anda bisa menjadwalkan beberapa tugas yang sifatnya sederhana untuk dikerjakan.
5. Aplikasi Produktivitas dan Kolaborasi
Pekerjaan di kantor tak hanya seputar tugas-tugas individu saja, tapi juga melibatkan tim. Agar kerjasama bisa berjalan dengan baik, maka Anda bisa menggunakan alat manajemen tugas berbasis tim yang memudahkan kontrol kerja secara bersama-sama.
Kunci utama dari teamwork yang baik adalah komunikasi antar tim. Oleh sebab itu, pastikan untuk memakai alat kolaborasi yang memungkinkan semua anggota tim untuk bisa mengakses semua informasi yang diperlukan.
Alat kolaborasi tersebut juga memudahkan seluruh anggota tim dalam mengawasi setiap progress pekerjaan dan segera melakukan langkah-langkah tertentu apabila menemui kendala yang perlu didiskusikan bersama-sama.
Baca juga: Penting! 10+ Komponen dan 5 Tahapan Manajemen Kinerja di Perusahaan
Lakukan Hal Ini agar Task Management Lebih Efektif!
Sumber: Freepik
Selain menggunakan opsi metode manajemen tugas di atas, ada beberapa hal penting yang harus Anda perhatikan. Terapkan beberapa langkah berikut agar pekerjaan Anda bisa selesai sesuai target.
1. Menerapkan Manajemen Beban Kerja
Setiap tugas memiliki porsi beban yang berbeda-beda. Bahkan, setiap individu juga memiliki perbedaan dalam menilai tugas mana yang dianggap lebih berat dari yang lain. Saat mengenali kapasitas diri, hal ini akan memudahkan Anda dalam menentukan prioritas kerja sesuai beban kerjanya.
2. Memperhatikan Setiap Detail Pekerjaan
Perhatikanlah setiap detail tugas perusahaan sebelum membuat jadwal atau prioritas kerja. Saat Anda tahu pasti apa yang akan dikerjakan, hal ini memudahkan seseorang untuk mengatur manajemen waktu dalam proses pengerjaannya. Dampaknya, kewajiban Anda dapat dikerjakan dengan lebih optimal dan hasilnya pun memuaskan.
3. Komunikasi yang Efektif
Seperti yang sudah dibahas sebelumnya bahwa komunikasi yang efektif adalah salah satu kunci sukses dari kerjasama tim. Beberapa tugas perusahaan pasti melibatkan banyak orang yang diakomodir dalam sebuah tim.
Komunikasi yang tidak lancar justru akan mengacaukan pekerjaan. Sebaliknya, komunikasi yang berjalan dengan baik akan menghasilkan kolaborasi yang efektif dan meningkatkan produktivitas pada setiap individu.
4. Keinginan untuk Terus Belajar
Tidak ada kata terlambat untuk belajar, dan belajar tidak memiliki batasan waktu. Anda mungkin melakukan banyak kesalahan pada tugas-tugas sebelumnya, tapi hal tersebut justru jadi petunjuk dalam menemukan langkah-langkah yang lebih efektif dan efisien saat menghadapi pekerjaan yang serupa.
Lama kelamaan, keterampilan Anda dalam menyelesaikan masalah akan semakin terasah. Selain itu, tugas-tugas yang dulunya terasa sulit akan menjadi lebih mudah karena berbagai pengalaman yang pernah dilalui.
Baca juga: Manajemen Sumber Daya Manusia Penting untuk Perusahaan Tumbuh dan Berkembang, Ini 7 Fungsinya!
BroadwaysHR Bantu Task Management Karyawan Lebih Sistematis!
Manajemen tugas yang baik juga menjadi tanggung jawab tim HR di perusahaan. Dalam hal ini, tim HR bisa membagi beban kerja setiap karyawan sesuai dengan kapasitas dan talenta yang dimiliki.
BroadwaysHR hadir dengan fitur Organization Development yang bisa Anda manfaatkan untuk manajemen tugas karyawan. Tak hanya itu saja, masih ada fitur-fitur menarik lainnya yang bisa dimanfaatkan dalam pengelolaan SDM perusahaan.
Misalnya saja seperti Compensation and Benefit untuk pencatatan kompensasi kerja dan bonus, serta Employee Self Service untuk layanan mandiri pada setiap karyawan yang bisa diakses dari gawai masing-masing.
Daripada penasaran, langsung saja klik di sini untuk tahu kelebihan lain dari BroadwaysHR dan nikmati penawaran coba gratis aplikasi sekarang!!!
