7 Keuntungan dan Kekurangan Virtual Office untuk Bisnis Anda, Simak!
Keberadaan virtual office atau kantor virtual mungkin ideal bagi orang yang bekerja dari jarak jauh (remote work) atau mereka yang memiliki bisnis namun tidak menyewa kantor fisik. Jika Anda sedang membangun bisnis dan membutuhkan ruang kantor yang fleksibel, virtual office bisa menjadi solusinya. Anda perlu mempelajari apa itu kantor virtual mulai dari cara kerja, keuntungan dan kekurangan, dan bagaimana cara mengelola karyawannya. Setelah itu, Anda bisa menentukan apakah Anda memerlukan kantor virtual untuk bisnis Anda.
Apa itu Virtual Office?
Kantor virtual atau virtual office adalah ruang kantor yang tidak memiliki alamat fisik dan biasanya menawarkan lingkungan kerja yang komunikatif dan kolaboratif. Setiap perusahaan atau individu dapat menggunakan kantor virtual sesuai kebutuhan. Ada beberapa kantor virtual yang memerlukan perjanjian sewa untuk dapat digunakan.
Biasanya karyawan menggunakan kantor virtual untuk mengerjakan proyek atau tugas dari jarak jauh. Ini juga menjadi pilihan yang bagus untuk perusahaan dengan anggaran rendah atau usaha kecil yang memerlukan ruang kolaboratif untuk menyelenggarakan pertemuan.
Apa Keuntungan dan Kekurangan Kantor Virtual?
Kantor virtual menawarkan beberapa keuntungan, di antara lain:
1. Biaya Lebih Rendah
Sebuah perusahaan dapat menghemat biaya kantor dengan memiliki kantor berwujud virtual karena cukup mengeluarkan biaya yang lebih terjangkau. Sebuah usaha kecil terbantu dengan kantor virtual karena dapat membantu biaya tetap rendah karena tidak perlu menyewa kantor. Sebagai gantinya, mereka dapat menyewa ruang kantor virtual dan membaginya dengan orang lain. Keuntungan ini membantu mempertahankan kehadiran bisnis profesional tanpa menimbulkan biaya overhead yang tinggi.
2. Menawarkan Fleksibilitas
Sumber: Freepik
Kantor berbentuk virtual memberi banyak pilihan akses kepada karyawan. Kantor virtual memberikan fleksibilitas untuk bekerja dari rumah atau mengunjungi ruang kantor sesuai kebutuhan. Beberapa karyawan juga akan merasakan peningkatan produktivitas kerja karena sering berpindah lingkungan kerja yang memberi banyak inspirasi, kreativitas, dan kolaborasi.
3. Waktu Perjalanan Berkurang
Karyawan tidak perlu bolak-balik atau sering bepergian jika memiliki kantor virtual. Keuntungan ini membantu menghemat waktu perjalanan dan membantu menjaga work life balance yang lebih baik. Anda juga dapat menghemat waktu dan uang untuk biaya transportasi.
4. Networking yang Bagus
Kantor virtual menyediakan akses ke resource, informasi, dan peluang jaringan yang mungkin tidak tersedia di rumah atau ruang kantor biasa. Misalnya bisnis real estate atau penjualan yang terus berkembang pesat karena menemukan klien atau mitra baru dari networking di kantor virtual.
Virtual office mungkin memiliki beberapa kekurangan sebagai tantangan yang perlu diselesaikan dengan solusi sederhana. Berikut adalah beberapa kekurangan kantor virtual.
5. Minimnya Pertemuan Tatap Muka
Salah satu tantangan kantor virtual adalah kurangnya interaksi tatap muka yang dapat menyebabkan kesalahpahaman dan menurunnya produktivitas. Untuk mengatasi masalah ini, pengusaha dapat reservasi ruang konferensi dan mengundang staf untuk melakukan rapat mingguan atau rapat bulanan untuk membahas proyek dan membuka tempat komunikasi terbuka.
6. Ketersediaan Ruang yang Terbatas
Sumber: Freepik
Beberapa kantor virtual mungkin memiliki ketersediaan yang terbatas karena satu ruang kantor berbagi untuk beberapa bisnis. Maka pertimbangkan untuk meneliti ruang kantor yang cukup besar untuk menampung banyak bisnis dan ruang rapat yang dapat dipesan dengan mudah.
7. Potensi Produktivitas yang Lebih Rendah
Kantor virtual juga dapat berpotensi menyebabkan kemalasan karena kurangnya struktur disiplin seperti halnya pada kantor fisik. Untuk menghindari potensi penurunan produktivitas, Anda perlu menekankan pentingnya komunikasi dan memastikan semua karyawan bekerja sesuai peran dan tanggung jawabnya. Selain itu, tetapkan tujuan yang jelas untuk memastikan semuanya berjalan lancar.
Cara Mengelola Karyawan Jarak Jauh
Sumber: Freepik
Memiliki virtual office dan menerapkan sistem kerja jarak jauh (remote work), memang menawarkan manfaat bagi Anda dan karyawan. Namun di sisi lain juga menghadirkan tantangan bagi pengelolaan tim agar tetap solid. Untuk membantu Anda mengatasi tantangan mengelola karyawan dari jarak jauh (remote), ada beberapa cara efektif mengelola karyawan jarak jauh.
- Menetapkan harapan perusahaan dengan jelas
- Gunakan teknologi untuk mengatasi geographic boundaries
- Dokumentasikan strategi komunikasi
- Terlibat langsung dengan karyawan sesering mungkin
- Bersikaplah transparan dan terbuka
- Bangun hubungan yang kuat dengan setiap anggota tim
Baca juga: Pahami 3 Tingkatan Manajemen Perusahaan dan Ini Kunci Perbedaannya!
Pengembangan Organisasi terkait dengan kinerja karyawan sangat penting untuk kelangsungan bisnis. Dengan aplikasi HRIS BroadwaysHR yang dilengkapi sistem cloud terbaik, segala urusan HR menjadi terintegrasi. HRIS memastikan segala keperluan karyawan terpenuhi dan memiliki produktivitas kerja tinggi untuk bersama mencapai tujuan organisasi.
Fitur Organization Development BroadwaysHR mendukung inisiatif perusahaan mengelola dan mengembangkan karyawan terbaiknya. Organization Development mendorong pengalaman karyawan lebih konsisten, loyal, bersinergi dalam organisasi, dan menjadi aset jangka panjang. Hubungi kami di sini dan cobalah Free Trial–nya sekarang juga!
