Mengenal WFM dalam Perusahaan dan 4 Tips Memaksimalkannya

Karyawan merupakan aset berharga bagi perusahaan karena kontribusi mereka akan membawa perkembangan yang cukup signifikan di masa depan. Dengan kata lain SDM yang kompeten adalah investasi jangka panjang yang sepatutnya mendapat perhatian penuh dari perusahaan. Untuk mempertahankan sekaligus meningkatkan kinerja karyawan, perusahaan bisa menerapkan WFM atau Workforce Management. 

Untuk mengetahui informasinya secara lengkap, di bawah ini telah kami rangkum tentang pengertian, fungsi, manfaat, dan tips memaksimalkan WFM di tempat kerja secara efektif! Simak baik-baik ya!

Pengertian WFM (Workforce Management)

Mempertahankan saja tidak cukup, perusahaan juga perlu meningkatkan produktivitas karyawan dengan strategi yang tepat. Salah satu caranya adalah dengan menerapkan workforce management atau yang disingkat dengan WFM.

WFM adalah strategi dalam memaksimalkan kinerja SDM di dalam perusahaan dengan memperhatikan kebutuhan karyawan serta mengelola dan memantau setiap progress pekerjaan yang dilakukan secara terjadwal.

Tujuan utama dari manajemen tenaga kerja tersebut adalah menciptakan stabilitas kerja yang baik serta meningkatkannya demi kemajuan perusahaan. Dalam hal ini, tim HRD memiliki tanggung jawab penuh dalam mewujudkan tujuan tersebut. Semakin baik metode pengelolaan SDM yang dimiliki, maka semakin baik pula kualitas kinerja karyawan di dalam perusahaan.

Melalui workforce management tersebut, perusahaan berharap semua SDM dapat memaksimalkan kompetensi dan memberikan kontribusi nyata untuk perkembangan dan kemajuan bisnis.

Lalu bagaimana cara menerapkan manajemen tenaga kerja yang tepat untuk perusahaan?

Hal ini tentu saja membutuhkan proses menyeluruh seperti mempertahankan karyawan yang kompeten dengan cara mengoptimalkan manajemen SDM, membuat program pelatihan kerja, serta melakukan perencanaan dan analisis yang tepat.

Fungsi-Fungsi WFM

Sumber: Freepik

Pada prakteknya, workforce management memiliki fungsi-fungsi yang sangat penting bagi pertumbuhan perusahaan. Kira-kira apa saja ya? Simak ulasannya berikut ini.

1. Forecasting dan Budgeting

Di dalam dunia kerja terdapat istilah forecasting dan budgeting yang berhubungan dengan kebutuhan SDM di dalam perusahaan. Forecasting merupakan aktivitas untuk menentukan jumlah dan jenis SDM yang diperlukan dalam sebuah proyek untuk periode waktu tertentu selama 1 tahun penuh.

Setelah mengetahui perkiraan jumlah karyawan yang dibutuhkan, perusahaan perlu melakukan budgeting atau menghitung seberapa banyak SDM yang mampu dibiayai perusahaan. Dalam hal ini, WFM akan membantu perusahaan dalam membuat perkiraan dan penghitungan yang tepat sehingga pengelolaan karyawan dapat berjalan seimbang.

2. Penjadwalan Karyawan

Penjadwalan karyawan juga merupakan aspek penting yang mendukung kelancaran operasional perusahaan. Hal ini tak hanya mencakup pengaturan jadwal kerja atau shifting harian saja, tapi juga pembagian beban kerja, presensi pegawai, waktu libur, perizinan, cuti, dan hal-hal lain yang berhubungan dengan eksistensi karyawan.

Perkembangan zaman juga membuat sistem penjadwalan karyawan semakin maju, dari yang semula menggunakan cara manual kemudian bertransformasi dengan penerapan sistem WFM yang lebih modern.

3. Mengelola Presensi Karyawan

Penerapan workforce management juga mencakup pengelolaan presensi/kehadiran karyawan. Dalam hal ini, perusahaan dapat mengaplikasikan software HRIS yang mampu mencatat data kehadiran pekerja secara otomatis.

Data presensi tersebut nantinya akan memengaruhi nominal take home pay karyawan serta mengatasi masalah yang berhubungan dengan keterlambatan kerja atau absensi yang sudah tidak dapat ditolerir.

4. Manajemen Kinerja Karyawan

Kualitas kinerja karyawan bukan hanya menjadi tanggung jawab setiap karyawan itu sendiri, tapi juga membutuhkan dukungan perusahaan. Dalam hal ini, perusahaan perlu terlibat dalam meningkatkan produktivitas karyawan dengan cara memahami kinerja setiap individu dan memberikan kompensasi atau reward yang layak sesuai dengan kontribusi masing-masing.

5. Kedisiplinan dalam Organisasi

Kedisiplinan kerja tak hanya dinilai dari ketaatan untuk masuk kerja secara tepat waktu, tapi juga melakukan tugas sesuai standar perusahaan, pengecekan sertifikasi untuk peran atau jabatan tertentu, persyaratan cuti, dan perjanjian serikat pekerja.

Perusahaan juga harus disiplin dalam memenuhi hak-hak karyawan serta mematuhi peraturan terkait tenaga kerja lainnya sesuai dengan kebijakan yang ada di dalam Undang-Undang Tenaga Kerja.

6. Administrasi Upah Kerja

Workforce management juga menaruh perhatian terhadap pembayaran upah kerja yang lebih adil serta transparan. Oleh karena itu, sistem penggajian perlu diperbaharui dengan mengadaptasi sistem payroll berbasis digital yang akan memudahkan penghitungan dan pendistribusian gaji karyawan.

7. Menangani Permintaan Cuti dan Izin Kerja

Proses WFM juga akan fokus pada hal-hal terkait permintaan cuti dan izin kerja karyawan. Dengan memanfaatkan alat-alat pendukung yang berbasis teknologi HRIS, manajemen tenaga kerja dapat tertangani dengan lebih praktis, cepat, dan mudah.

Manfaat Workforce Management

Secara umum, manajemen tenaga kerja akan berdampak positif pada tercapainya tujuan perusahaan. Selain itu, hal ini juga berperan besar dalam perkembangan dan pertumbuhan perusahaan di masa depan. Namun, secara khusus, proses WFM juga memberikan manfaat lain sebagai berikut.

1. Monitoring Kerja yang Lebih Transparan

Penerapan manajemen tenaga kerja berbasis digital akan memudahkan tim HRD dalam memantau setiap kinerja karyawan. Menariknya, hal ini dapat dilakukan secara real time sehingga, proses monitoring berjalan secara transparan serta fleksibel.

2. Kegiatan Operasional Lebih Efisien

Sistem WFM juga membuat kegiatan operasional perusahaan menjadi lebih efisien. Pasalnya, karyawan bisa melakukan absensi dari mana saja tanpa harus datang langsung ke kantor. Hal ini tentu sangat menguntungkan terutama bagi pekerja lapangan.

Selain itu, hal-hal yang berhubungan dengan pengumpulan data dan dokumen kerja juga bisa diselesaikan secara tepat waktu berkat dukungan fitur yang lebih canggih. Dengan demikian, pemeriksaan hasil kerja juga bisa langsung dikerjakan saat itu juga.

3.  Dapat Diaplikasikan untuk Perusahaan Skala Kecil

Sistem WFM yang canggih tak hanya bisa diaplikasikan untuk perusahaan di level menengah dan besar saja, tapi juga berlaku bagi bisnis kecil seperti UMKM. penerapan manajemen tenaga kerja tersebut juga akan mengoptimalkan bisnis sehingga dapat tumbuh menjadi lebih besar.

Tips Memaksimalkan WFM

Sumber: Freepik

Supaya proses manajemen tenaga kerja dapat menghasilkan output yang memenuhi ekspektasi perusahaan, maka ada beberapa tips yang bisa Anda lakukan sebagai berikut.

1. Menetapkan Aturan dan Standar yang Jelas

Perusahaan melalui tim HRD wajib memberlakukan aturan dan standar yang jelas terkait operasional maupun hasil kerja. Hal tersebut akan membuat sistem operasional perusahaan menjadi lebih jelas dan karyawan tahu apa yang menjadi ekspektasi perusahaan.

2. Gunakan Software HRIS Terkini

Menggunakan aplikasi HRIS untuk menangani urusan SDM terkait absensi kerja, rekapitulasi data karyawan, penghitungan gaji, dan sebagainya. Dengan demikian, semua tim yang bernaung di divisi Human Resource Development memiliki waktu lebih banyak untuk mengatur strategi terkait pengembangan SDM.

3. Evaluasi Kinerja Karyawan secara Konsisten

Perlu adanya evaluasi kinerja secara berkelanjutan untuk membahas kekurangan karyawan yang masih harus ditingkatkan. Dengan memastikan kendala yang ada di tiap individu, maka hal ini akan mempercepat penyelesaian tugas-tugas pada setiap proyek. Selain itu, hasilnya pun tidak sekedar asal-asalan, tapi sesuai dengan ekspektasi perusahaan.

4. Pertimbangkan untuk Bersikap Fleksibel

Perubahan zaman juga mengubah gaya kerja masyarakat di era yang serba praktis dan canggih seperti sekarang. Perusahaan bisa mempertimbangkan untuk menerapkan jam kerja fleksibel untuk posisi tertentu kepada karyawan dengan tetap menerapkan sanksi dan aturan yang tegas apabila terjadi pelanggaran.

Optimasi WFM pada sebuah perusahaan dapat Anda realisasikan dengan baik lewat dukungan aplikasi HRIS BroadwaysHR. Sebagai salah satu software HR yang sudah dipercaya oleh banyak perusahaan di level kecil, menengah, hingga besar, BroadwaysHR akan memfasilitasi semua kebutuhan perusahaan terkait manajemen tenaga kerja lewat fitur-fitur canggihnya seperti.

• Organization Development untuk pengembangan karyawan.
• Employee Management untuk rekapitulasi data dan informasi penting terkait karyawan.
• Time Management untuk pencatatan kehadiran karyawan.
• Social Security Management untuk fasilitas jaminan sosial pekerja.
• Compensation and Benefit untuk penghitungan berbagai kompensasi, tunjangan, bonus, insentif, dan imbalan/balas jasa lainnya.
• Payroll Management untuk proses penghitungan dan pendistribusian gaji karyawan.
• Travel Management untuk pendataan dokumentasi dinas kerja.
• Employee Self Service untuk kemudahan setiap karyawan dalam mengakses informasi atau data penting lain melalui gawai masing-masing.

Konsultasikan kebutuhan perusahaan Anda sekarang juga di sini, dan jangan lewatkan untuk coba gratis aplikasinya selama 30 hari sekarang juga!