Kebijakan Privasi
Selamat datang di Kebijakan Privasi PT Global Karya Solusi (“GKS”), yang merupakan bagian penting dari Syarat dan Ketentuan (selanjutnya disebut “S&K”). Kebijakan ini kami terapkan sebagai acuan untuk menangani berbagai masalah yang mungkin timbul dalam penggunaan Produk Kami. Kami mendorong Pengguna untuk secara berkala meninjau Kebijakan Privasi ini dan S&K kami, karena keduanya dapat diperbarui dan/atau diubah dari waktu ke waktu. Kebijakan Privasi ini berlaku untuk semua data yang terdapat dalam Infrastruktur Kami dan diatur serta ditafsirkan berdasarkan hukum yang berlaku di Republik Indonesia.
Privasi ini berlaku untuk semua Pengguna dan Individu yang sekadar mengunjungi Produk dan menerima manfaat dari Layanan Kami, yang mencakup namun tidak terbatas pada BroadwaysHR, Situs web (termasuk https://broadwayshr.com/ dan sub-situsnya), serta produk, fitur dan layanan Kami lainnya (secara kolektif disebut “Produk”), kecuali bagi Produk yang memiliki Kebijakan Privasi terpisah.
Pelindung data dalam konteks PDP (“Perlindungan Data Pribadi”) adalah PT Global Karya Solusi, yang selanjutnya disebut “Kami”, berlokasi di Kota Yogyakarta, Daerah Istimewa Yogyakarta, dengan alamat di Jalan Semaki No 213B, Semaki, Umbulharjo, Kota Yogyakarta, Daerah Istimewa Yogyakarta, 55166, Indonesia.
Ketentuan Pengguna
Subjek Data Pribadi dalam konteks Perlindungan Data Pribadi (selanjutnya disebut “Pengguna”) mencakup individu dari berbagai yurisdiksi yang memiliki hak hukum terkait Data Pribadi mereka. Dengan menggunakan Produk Kami, Pengguna setuju untuk mematuhi Kebijakan Privasi ini, yang diatur dan ditafsirkan berdasarkan hukum yang berlaku di Republik Indonesia (selanjutnya disebut “hukum yang berlaku”). Kebijakan Privasi ini dapat diterjemahkan ke dalam bahasa lain, dan jika terdapat ketidakkonsistenan antara versi bahasa, maka versi Bahasa Indonesia yang akan diutamakan. Sebagai Pengguna Produk Kami, Pengguna harus mematuhi semua hukum yang berlaku, yang berarti Pengguna menyatakan telah memenuhi semua persyaratan hukum yang diperlukan untuk menggunakan Produk Kami.
Kami memprioritaskan kepentingan yang sah untuk memproses setiap Data Pengguna yang dapat diidentifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung, baik melalui sistem elektronik maupun non-elektronik (selanjutnya disebut “Data Pribadi”) sesuai dengan hukum yang berlaku. Pengguna berhak untuk menolak pemrosesan Data Pribadi mereka kapan saja dengan mengirimkan email kepada Kami. Jika Pengguna mengajukan penolakan atau keberatan, Kami akan menghentikan pemrosesan Data Pribadi untuk tujuan yang relevan, kecuali Kami memiliki alasan kuat untuk melanjutkan pemrosesan atau jika diperlukan untuk klaim hukum.
Produk Kami ditujukan hanya untuk individu berusia di atas 18 tahun. Individu yang berusia di bawah 18 tahun harus mendapatkan persetujuan dari orang tua atau wali. Pemenuhan terhadap ketentuan ini (selanjutnya disebut “Batas Usia”). Jika Pengguna mengetahui bahwa seseorang yang tidak memenuhi Batas Usia telah memberikan Data Pribadi kepada Kami, harap hubungi Kami agar kami dapat mengambil langkah-langkah untuk menghapus Data Pribadi tersebut. Dengan menyatakan memenuhi Batas Usia, Pengguna mengonfirmasi bahwa mereka telah mendapatkan persetujuan dari orang tua atau wali dan setuju untuk membebaskan Kami dari segala tuntutan, klaim, atau tindakan hukum yang mungkin timbul dari insiden tersebut.
Hak Pengguna
Pengguna Kami memiliki hak-hak yang diatur sesuai dengan hukum yang berlaku:
- Berhak mendapatkan Informasi tentang penggunaan Data Pribadi;
- Berhak untuk memperbaiki kesalahan dan/atau ketidakakuratan Data Pribadi;
- Berhak atas akses dan memperoleh salinan Data Pribadi;
- Berhak untuk mengakhiri pemrosesan, menghapus, dan/atau memusnahkan Data Pribadi tentang dirinya sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
- Berhak menarik kembali persetujuan pemrosesan Data Pribadi;
- Berhak untuk mengajukan keberatan pada pemrosesan secara otomatis, termasuk pemrofilan, yang menimbulkan dampak signifikan pada Subjek Data Pribadi;
- Berhak menunda atau membatasi pemrosesan Data Pribadi secara proporsional;
- Berhak mendapatkan dan/atau menggunakan Data Pribadi;
- Berhak menggunakan dan mengirimkan Data Pribadi tentang dirinya ke Pengendali Data Pribadi lainnya, sepanjang sistem yang digunakan dapat saling berkomunikasi secara aman sesuai dengan prinsip Perlindungan Data Pribadi.
Menghubungi Kami
Jika pengguna memiliki pertanyaan tentang Perlindungan Data atau ingin menggunakan haknya, Pengguna dapat menghubungi Kami secara elektronik maupun langsung. Berikut adalah beberapa cara yang dapat dilakukan:
Secara Elektronik
Data Protection Officer (DPO)
Sri Nurhalimah
+62 821-5697-6576
dpo@broadwayshr.comSecara Langsung
Head Office:
PT Global Karya Solusi (GKS)
Jalan Wahid Hasyim No. 06, Condongcatur, Depok, Sleman, Daerah Istimewa Yogyakarta, 55283, Indonesia.
Kebijakan privasi kami hanya berlaku untuk semua data yang ada di “Infrastruktur Kami”. Ini mencakup Data Pribadi, serta konten yang dihasilkan, dikirim, atau disimpan oleh Pengguna saat mengakses dan menggunakan Produk Kami di situs Kami. Dengan kata lain, perlindungan yang kami berikan hanya mencakup data Pengguna yang terdapat dalam Infrastruktur Kami (selanjutnya disebut “Data yang Kami Lindungi”).
Kami melindungi Data Pribadi Pengguna dengan menerapkan langkah-langkah keamanan yang ketat. Ini bertujuan untuk menjaga kerahasiaan Data Pribadi Pengguna dan mencegah akses yang tidak sah, sesuai dengan prinsip kerahasiaan dalam perlindungan Data Pribadi. Selain berbagai pengaturan keamanan tersebut, kami berkomitmen untuk seoptimal mungkin mengamankan dan melindungi Data Pribadi Pengguna. Namun, penting untuk dicatat bahwa data di internet tidak pernah sepenuhnya aman, sehingga kami tidak dapat memberikan jaminan 100% bahwa Data Pribadi yang Pengguna berikan atau kirimkan kepada kami akan sepenuhnya terlindungi dari pihak-pihak yang berniat buruk, seperti tindakan peretasan. Oleh karena itu, kami menyarankan Pengguna untuk secara rutin mengganti kata sandi yang digunakan untuk masuk ke Produk Kami.
Kami akan selalu memberitahukan Pengguna melalui email jika kami mendeteksi aktivitas mencurigakan atau indikasi kebocoran data terkait penggunaan Produk Kami. Untuk mengoptimalkan upaya dalam menjaga dan melindungi Data Pribadi Pengguna, Pengguna juga dapat menghubungi kami di dpo@broadwayshr.com jika mengetahui aktivitas mencurigakan atau indikasi kebocoran data.
Pemerolehan dan Pengumpulan
Kami mengumpulkan dan menerima Data Pribadi yang diberikan oleh Pengguna saat menggunakan Produk Kami, baik sebagai Pengguna terdaftar maupun sebagai tamu. Dengan menggunakan Produk Kami, Data Pribadi yang diberikan oleh Pengguna dianggap sah dan tidak melanggar hukum yang berlaku (selanjutnya disebut “sah secara hukum”).
Proses ini akan dilakukan sesuai dengan tujuan pemrosesan yang telah ditentukan dan sesuai dengan peraturan hukum yang berlaku. Kami memiliki hak untuk memproses, mengumpulkan, menggunakan, menyimpan, dan mentransfer berbagai jenis Data Pribadi, termasuk Data Pribadi umum dan khusus/sensitif, yang telah kami kategorikan berdasarkan Produk Kami.
Pada BroadwaysHR:
- Data Identitas berupa Nama Pengguna yang kami proses untuk keperluan Registrasi saat Pengguna menggunakan Produk Kami; Nama Perusahaan yang kami proses untuk pengelompokan Pengguna saat menggunakan Produk Kami.
- Data Kontak meliputi alamat E-Mail dan labelnya yang kami proses untuk keperluan registrasi, verifikasi, log-in dan pemulihan password; dan Nomor Handphone yang kami proses untuk keperluan registrasi data kontak (nomor telepon dan buku telepon) saat Pengguna menggunakan Produk Kami.
- Data Karyawan meliputi Data Pajak, Data Perkawinan, Data Alamat, Data Pekerjaan, Data Pengalaman Kerja, Data Riwayat Vaksin, Data Riwayat Pendidikan, Data Kepesertaan BPJS, Data Keluarga dan Data Komponen Gaji.
Pada situs web:
Kami menggunakan cookie untuk meningkatkan pengalaman penelusuran Pengguna, menayangkan iklan atau konten yang dipersonalisasi, dan menganalisis lalu lintas kami. Jika Pengguna menyetujui penggunaan cookie oleh Kami. Ini memungkinkan Kami untuk mengumpulkan data tentang interaksi Pengguna dengan situs web Kami, meningkatkan layanan kami, dan memberikan konten yang disesuaikan dengan preferensi Pengguna.
Kami juga mengumpulkan Data dan Informasi non-pribadi yang dapat digunakan untuk mengidentifikasi Pengguna termasuk diantaranya adalah Nama organisasi, badan usaha, alamat badan usaha, nomor telepon badan usaha, alamat email badan usaha, Nomor Induk Berusaha, alamat protokol internet (internet protocol/IP) Pengguna, data lokasi geografis, jenis sistem pengoperasian, kebangsaan, preferensi pencarian Pengguna, dan data-data umum lainnya yang ada pada internet.
Data Pribadi yang teridentifikasi dan/atau yang Pengguna berikan selama mengunjungi maupun menggunakan Produk Kami, selanjutnya akan dikumpulkan, simpan, jaga, gunakan dan (pada kondisi tertentu) ungkapkan. Kami akan senantiasa berupaya melindungi setiap Data Pribadi Pengguna yang terdapat pada Infrastructure Kami (“data yang Kami lindungi”), sedangkan data diluar Infrastructure Kami termasuk data pada User Infrastructure menjadi tanggung jawab pribadi Pengguna (“data diluar tanggung jawab Kami”). Definisi dari “Infrastructure Kami“ dan “User Infrastructure” dapat dilihat pada bagian “Penyimpanan Data Pribadi/ Personal Data Storage” Kebijakan ini.
Tujuan Pemrosesan
Data Pengguna yang Kami peroleh dan kumpulkan melalui Produk Kami untuk tujuan-tujuan sebagai berikut:
- melakukan pendaftaran, mengelola, mengurus penggunaan dan/atau akses pada BroadwaysHR Kami;
- mengelola, mengoperasikan, mengurus, dan memberikan kepada Pengguna penawaran atau layanan yang ada pada BroadwaysHR Kami;
- menghubungi Pengguna sehubungan dengan hal yang berkaitan dengan penggunaan dan akses terkait promosi maupun Produk Kami, serta memberikan konfirmasi atas pertanyaan maupun permintaan yang Pengguna ajukan kepada Kami (dan sebaliknya);
- melakukan penyesuaian fitur atau pengalaman Pengguna saat menggunakan BroadwaysHR;
- mempublikasikan ulasan, komentar, maupun rating yang Pengguna berikan melalui BroadwaysHR dalam bentuk apapun termasuk digital dan cetak untuk dapat diakses oleh publik;
- melakukan pengukuran dan meningkatkan pengalaman Pengguna saat menggunakan BroadwaysHR;
- melaksanakan dan mengaplikasikan S&K BroadwaysHR maupun penyelesaian sengketa, pemecahan masalah, aduan, atau mengumpulkan pembayaran; dan/atau
- tujuan-tujuan lain yang akan Kami beritahukan kepada Pengguna pada saat dilakukannya pengumpulan dan/atau penggunaan Data Pribadi Pengguna.
Selain untuk tujuan sebagaimana tersebut di atas, Kami juga dapat menggunakan Data Pribadi maupun informasi non-pribadi Pengguna untuk tujuan termasuk namun tidak terbatas pada pemasaran atas produk baru, penawaran khusus, newsletter, survei maupun informasi lain yang Kami kirimkan melalui media apapun dan dalam bentuk apapun (seperti: poster, infografis, teks) dan Kami tawarkan kepada Pengguna.
Sehubungan dengan hal ini, Pengguna senantiasa dapat memilih untuk keluar, berhenti berlangganan atau menggunakan dari setiap pemasaran yang Kami kirimkan kepada Pengguna kapanpun dengan tetap mengikuti setiap panduan maupun instruksi pemberhentian berlangganan yang diatur pada materi promosi dan pada S&K.
Kami juga dapat menggunakan Data Pribadi Pengguna sebagai pertimbangan Kami dalam melakukan riset pasar dimana Kami akan tetap memperhatikan dan menghormati kepercayaan yang Pengguna berikan kepada Kami terkait Data Pribadi, oleh karenanya Kami akan menyediakan dalam bentuk rincian anonim dan hanya akan digunakan untuk keperluan statistik.
Pengolahan dan Penganalisisan
Kami berkomitmen untuk melindungi Data Pribadi Pengguna dengan menerapkan prinsip-prinsip perlindungan data yang ketat. Kami akan menyimpan Data Pribadi Pengguna hanya selama jangka waktu yang diperlukan untuk memenuhi tujuan pengolahan, kecuali ditentukan lain oleh hukum yang berlaku. Kami akan melakukan upaya yang wajar untuk menjaga keakuratan dan kelengkapan Data Pribadi Pengguna yang Kami proses.
Penyimpanan Data Pribadi
Pengolahan dan penganalisisan Data Pribadi dibedakan kategori:
User Browser Data
Ini mengacu pada setiap Data Pribadi yang dikumpulkan dari perangkat dan aktivitas Pengguna saat Pengguna menggunakan Produk Kami, baik sebagai Pengguna maupun sekedar Pendatang melalui browser web.GKS Infrastruktur
Adalah sistem Infrastruktur yang Kami gunakan untuk menjalankan Produk Kami. Data pada Infrastruktur ini terbagi menjadi dua jenis yaitu Data yang disimpan atau ditempatkan di dalam sistem infrastruktur Kami, seperti database atau data warehouse (Data at rest) dan Data yang sedang dalam proses pengiriman atau transmisi (Data in transit). Kami mengupayakan perlindungan terhadap Data Pribadi yang tersimpan pada Infrastructure Kami, untuk memastikan keamanan dan kerahasiaan Data Pribadi Pengguna.User Infrastruktur
Data yang tersimpan berupa (Data at rest), ini merupakan Infrastruktur yang dipilih oleh Pengguna untuk digunakan dalam berinteraksi dengan Produk Kami. Dengan kata lain Infrastruktur ini terpisah dengan Infrastruktur Kami dan tanggung jawab atas perlindungan data di luar Infrastructure Kami sepenuhnya ada pada Pengguna.
Kami mengolah dan menganalisis Data Pribadi Pengguna yang terdapat dalam Infrastruktur Kami sepanjang diperlukan untuk tujuan-tujuan yang dijelaskan dalam Kebijakan Privasi ini. Kami akan mengambil langkah-langkah yang diperlukan agar Data Pribadi Pengguna diproses secara aman dan sesuai dengan hukum yang berlaku.
Perbaikan dan Pembaharuan Data
Kami memberikan kesempatan Akses dan Perbaikan Data Pribadi Pengguna yang ada di bawah kendali Kami, dengan ketentuan sebagai berikut:
- Kami menyediakan Akses atau kesempatan bagi Pengguna untuk mengakses data yang pernah diserahkan oleh Pengguna kepada Kami, selama tidak berdampak pada pengungkapan Data Pribadi Pengguna lain, tidak bertentangan dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku serta sesuai kebijakan keamanan data dan privasi Kami;
- Jika Pengguna mengetahui atau meyakini bahwa terdapat kesalahan atau ketidaksesuaian dalam Data Pribadi yang telah diserahkan kepada Kami Pengguna dapat segera melakukan perbaikan secara mandiri;
- Apabila data dan Data Pribadi yang akan diperbaiki tidak dapat dilakukan secara mandiri, Pengguna dapat mengajukan permintaan perbaikan kepada Kami.
Penampilan, pengumuman, transfer, penyebarluasan, atau pengungkapan
Kami hanya akan membagi Data Pribadi Pengguna kepada perusahaan-perusahaan yang terafiliasi dengan Kami, pihak berwenang seperti pemerintah, mitra bisnis terpercaya Kami, pemasok maupun agen Kami dari waktu ke waktu dan dimanapun. Pengguna memahami bahwa Kami dapat membagikan Data Pribadi Pengguna pada situasi-situasi tertentu seperti:
- Melakukan pembelaan terhadap klaim, gugatan, tuntutan apapun;
- Mematuhi peraturan perundang-undangan, proses dan/atau perintah pengadilan permintaan yang sah oleh pejabat penegak hukum atau pihak yang berwenang;
- Melakukan pemeriksaan atau penyelidikan atas penipuan atau kesalahan lainnya yang dipersyaratkan atau diperlukan dalam rangka proses mematuhi hukum yang berlaku, atau untuk melindungi kepentingan sah Kami;
- Kepada Pelanggan Kami yang berkaitan dengan pelaksanaan penjualan, layanan, pengalihan, pekerjaan lain baik sebagian ataupun seluruhnya dari kegiatan bisnis perusahaan Kami;
- Untuk mempertahankan, melindungi hak Kami, pengguna lainnya, atau pihak ketiga sesuai dengan kebijaksanaan Kami; dan
- Kondisi-kondisi lain selama diperbolehkan oleh hukum.
Kegagalan Perlindungan Data Pribadi
Jika terjadi kegagalan perlindungan Data Pribadi atau pelanggaran privasi, Pengguna dapat mengajukan keluhan atau permintaan bantuan kepada Kami, selanjutnya melalui Data Protection Officer (DPO) Kami akan menanggapi dan menangani setiap keluhan atau permintaan bantuan tersebut dengan segera dan sesuai dengan kebijakan Privasi Kami dan ketentuan hukum yang berlaku.
Pengguna bertanggung jawab untuk menjaga kerahasiaan informasi akun dan segera menginformasikan kepada Kami jika terjadi penggunaan yang tidak sah atau adanya ancaman keamanan. Kami tidak bertanggung jawab atas kerugian yang timbul akibat kelalaian Pengguna dalam menjaga keamanan informasi yang mengakibatkan Kegagalan Perlindungan Data Pribadi.
Kami berkomitmen untuk melindungi kerahasiaan dan keamanan Data Pribadi Pengguna atas data yang ada di bawah kendali Kami yaitu data pada Infrastructure Kami sesuai dengan kebijakan privasi Kami. Namun, Kami tidak dapat menjamin bahwa data Pengguna akan selalu aman dari kegagalan perlindungan, kebocoran, atau pengungkapan yang tidak sah. Dalam hal terjadi kegagalan perlindungan data atau pelanggaran privasi, Kami akan melakukan hal-hal sebagai berikut:
- Menyampaikan informasi atas terjadinya kegagalan Perlindungan Data Pribadi;
- Melakukan upaya penanganan dan pemulihan atas terungkapnya Data Pribadi;
Kami tidak bertanggung jawab atas kerugian atau kerusakan yang timbul, kecuali jika disebabkan oleh kelalaian atau kesengajaan Kami. Pengguna setuju untuk membebaskan Kami dari setiap tuntutan, klaim, atau tindakan hukum yang timbul dari insiden tersebut.
Penghapusan atau pemusnahan
Kami akan menghapus dan/atau memusnahkan Data Pribadi Pengguna apabila:
- Data Pribadi Pengguna tidak lagi diperlukan untuk memenuhi tujuan dari pengumpulannya;
- Penyimpanan tidak lagi diperlukan untuk tujuan kepatuhan terhadap hukum yang berlaku;
- Dilakukan pengajuan atau permohonan oleh Pengguna yang sah, dengan maksud dan tujuan yang jelas;
- Karena alasan lainnya sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku serta kebijakan keamanan data dan privasi Kami.
Kami akan menghapus dan/atau memusnahkan Data Pribadi Pengguna Dalam waktu 1 (satu) tahun setelah sebagaimana hal-hal yang telah tercantum diatas.
Sebagai Pengendali Data Pribadi, Kami akan memberitahukan penghapusan dan/atau pemusnahan Data Pribadi kepada Subjek Data Pribadi (“Pengguna”). Dengan dihapusnya Data Pribadi Pengguna dalam Infrastructure Kami, Pengguna membebaskan Kami dari tanggung jawab atas segala konsekuensi yang timbul di kemudian hari terkait dengan data tersebut.
Data yang dikumpulkan sehubungan dengan pemesanan dan pengiriman Produk akan disimpan sesuai dengan periode penyimpanan menurut undang-undang sesuai dengan hukum yang berlaku (“UU PDP”) dan dihapus setelah berakhirnya periode penyimpanan masing-masing. Data Pribadi kontak bisnis lainnya akan tetap disimpan selama orang yang bersangkutan dalam fungsinya relevan dengan tujuan bisnis Kami.
Cookie merupakan file teks kecil yang mengidentifikasi komputer, tablet, atau smartphone Pengguna ke server Kami dan disimpan dalam browser Internet Pengguna. Cookie memungkinkan Kami untuk mengenali alamat Internet Protocol (selanjutnya disebut “IP address”) Pengguna dan peningkatan Produk yang Kami berikan. Kami menginformasikan kepada Pengguna bahwa Cookie hanya Kami gunakan untuk kenyamanan Pengguna dalam menggunakan layanan.
Selain Cookie, Kami juga mengambil data lokasi (selanjutnya disebut “Location”) Jika diperlukan pada saat Pengguna pertama kali mengakses Produk. Browser akan mengirimkan notifikasi untuk meminta Pengguna mengaktifkan Location tersebut sebelumnya.
Dengan mengakses, menjelajah, menggunakan, mendaftarkan diri Pengguna, menggunakan Produk Kami atau pada saat Pengguna membuat akun baru pada Produk Kami, maka Pengguna menyetujui Kami dan Perusahaan yang terafiliasi dengan Kami untuk mengumpulkan, menggunakan, mengungkapkan, mentransfer, dan/atau mengolah Data Pribadi sebagaimana tertuang dalam kebijakan Privasi ini. (Selanjutnya dapat diartikan sebagai “Persetujuan Terekam”)
Sewaktu-waktu Pengguna dapat menarik persetujuan atas Data Pribadi dengan menyampaikan pemberitahuan secara tertulis kepada Kami dengan disertai dengan alasan yang jelas. Selanjutnya Kami akan berhenti mengumpulkan, menggunakan atau mentransfer, menyingkap Data Pribadi Pengguna. Namun demikian, ini tidak berlaku dalam hal-hal yang diwajibkan oleh hukum atau dalam hal Kami menjalankan kegiatan usaha yang sah atau berdasarkan tujuan hukum untuk mempertahankannya. (“Penarikan Persetujuan”)
Dalam hal Pengguna menarik persetujuan atas Data Pribadinya, maka Kami dapat melakukan Penundaan dan Pembatasan pemrosesan Data Pribadi Pengguna sehingga akan mengurangi performa Produk Kami, dalam kondisi tertentu Kami tidak dapat terus memberikan layanan kepada Pengguna dan atas hal tersebut Pengguna menyatakan setuju untuk membebaskan Kami dan tidak akan meminta pertanggungjawaban atas setiap kerugian atau kerusakan yang timbul atau terkait penghentian Produk Kami tersebut.