Perbedaan Absen Karyawan Secara Manual dan Daring
Melakukan absensi menjadi hal yang harus dilakukan setiap karyawan untuk melaporkan kehadirannya ketika tiba di kantor. Data absensi karyawan sangat penting untuk diketahui karena berkaitan dengan administrasi seperti perhitungan pemotongan ketidakhadiran, menjamin kelancaran produksi, dan sebagainya. Ada dua jenis absensi, yaitu absen manual dan daring.
Di antara absensi manual dan online dikatakan terdapat sistem fingerprint yang dianggap sangat valid karena menggunakan sidik jari sebagai alat untuk melakukan absensi karyawan. Meskipun begitu, terdapat kekurangan juga pada absensi fingerprint. Salah satunya adalah mesin pemindai yang sering bermasalah. Lalu apa saja perbedaan absen manual dan daring?
Absensi Manual
Absen manual sudah digunakan sejak lama, dan dibuat ketika industri pekerjaan sadar bahwa mereka telah memiliki banyak karyawan dan membutuhkan suatu sistem untuk mengatur setiap kehadiran karyawannya. Awalnya, sistem absensi ini digunakan karena pada saat itu kebutuhan perusahaan hanyalah untuk mengetahui jam kehadiran para karyawan. Setelah itu, sistem ini sedikit demi sedikit berkembang dengan adanya sistem absensi yang dapat mencetak waktu kehadiran karyawan dengan lebih tepat.
Karena harus dilakukan secara adil dan konsisten, karyawan harus benar-benar datang ke kantor sebelum jam masuk atau jam kerja mereka dimulai. Dengan demikian, mereka tidak akan terlambat dan dapat bekerja dengan tepat waktu.
Kelebihan Absen Manual
Kelebihan yang bisa didapatkan dengan menggunakan sistem absensi manual adalah sebagai berikut.
1. Tidak Memerlukan Pengeluaran Terkait Teknologi Absen
Karena mengandalkan tenaga sumber daya manusia yang dimiliki perusahaan, sistem ini tidak menuntut pengeluaran untuk teknologi khusus seperti perangkat elektronik atau sistem perangkat lunak tertentu.
2. Penerapan yang Sederhana dan Administrasi Kecil
Dengan asumsi jumlah karyawan yang tidak besar, sistem manual mudah diimplementasikan pada kantor dan memiliki sistem administrasi yang cenderung sederhana karena setiap data nampak pada kertas atau media yang digunakan.
3. Dapat Memberikan Informasi Real Time
Karyawan akan melakukan absensi secara real time dimulai dari hari, tanggal, dan juga jam berapa karyawan tersebut melakukan absensi ketika akan masuk atau pulang kerja. Selain itu, informasi yang dimasukkan oleh karyawan tersebut sudah langsung tercetak di dalam kartu absensi yang mereka miliki.
Kekurangan Absensi Manual
Meskipun sudah digunakan sejak dahulu kala, tentu saja absensi manual memiliki berbagai kekurangan.
1. Boros Pemakaian Kertas
Banyak orang tidak menyukai hal ini karena absensi manual dinilai tidak ramah lingkungan karena terlalu banyak membutuhkan kertas yang digunakan sebagai kartu absensi karyawan. Hal ini tentu berbeda dengan absensi online yang sudah tidak menggunakan kertas dan lebih ramah lingkungan.
2. Kurang Efisien dan Kurang Akurat
Data absensi diatur secara manual yang akhirnya menyebabkan data absensi karyawan menjadi tidak akurat. Hal ini bisa menjadi berbahaya ketika ada karyawan yang sengaja ingin memanipulasi data absensinya agar karyawan tersebut terlihat lebih disiplin. Bahkan akan lebih berbahaya jika ada karyawan yang berani menitip absen pada temannya agar terlihat masuk kerja namun kenyataanya tidak.
3. Waktu Mengolah Data Absensi Karyawan Lebih Lama
Bayangkan jika pihak HR harus mengelola data absensi karyawan yang banyak dalam waktu yang lama, tentu saja hal ini sangat merugikan perusahaan karena bisa dibilang pemborosan waktu. Seharusnya HR bisa memanfaatkan waktu yang ada untuk hal lainnya. Namun karena absensi masih dilakukan secara manual jadi ia harus mengalokasikan waktu yang lama untuk mengolah data absensi karyawan.
Absensi Daring
Absensi daring adalah sistem pelacakan kehadiran karyawan yang dilakukan secara elektronik melalui perangkat lunak atau aplikasi khusus. Karyawan dapat mencatat jam masuk dan keluar mereka melalui perangkat pintar, komputer, atau perangkat lain yang terhubung ke internet. Data absensi kemudian akan tersimpan secara otomatis dalam database yang dapat diakses oleh manajemen perusahaan.
Kelebihan Absensi Daring
Absensi online menawarkan berbagai keuntungan yang membuatnya menjadi pilihan yang menarik bagi banyak perusahaan dalam mengelola kehadiran karyawan.
1. Kemudahan Akses
Dengan menggunakan sistem absensi daring, karyawan memiliki fleksibilitas untuk mencatat jam masuk dan keluar dari mana saja selama mereka terhubung dengan internet. Hal ini sangat menguntungkan bagi perusahaan dengan karyawan yang sering bepergian atau bekerja secara jarak jauh. Baik itu saat berada di kantor, di luar kantor, atau bahkan saat berada di lokasi proyek, absensi online memudahkan karyawan untuk melakukan pelaporan kehadiran tanpa kesulitan.
2. Ketepatan Data
Salah satu keunggulan utama absensi daring adalah akurasi data yang tinggi. Kehadiran karyawan dicatat secara otomatis oleh sistem berbasis perangkat lunak, mengurangi risiko kesalahan manusia dalam pencatatan waktu. Ketepatan ini penting untuk memastikan adanya data yang akurat dan dapat diandalkan, yang nantinya akan digunakan dalam proses penggajian dan analisis kinerja karyawan.
3. Pemantauan Real-Time
Sistem absensi daring memungkinkan manajemen perusahaan untuk memantau kehadiran karyawan secara real-time. Dengan demikian, mereka dapat melihat dengan cepat siapa saja karyawan yang hadir, terlambat, atau bahkan tidak masuk tanpa keterangan. Informasi ini dapat membantu manajemen dalam mengambil tindakan yang tepat, termasuk memberikan peringatan atau sanksi jika diperlukan.
4. Laporan Analitik yang Mendalam
Kelebihan lain dari absensi daring adalah adanya fitur laporan analitik yang mendalam. Data kehadiran karyawan dapat dianalisis untuk mengidentifikasi tren dan pola yang relevan. Misalnya, manajemen dapat melihat pola keterlambatan karyawan dalam periode tertentu atau menganalisis produktivitas berdasarkan waktu kehadiran. Dengan informasi ini, perusahaan dapat membuat keputusan yang lebih cerdas dan strategis dalam mengelola sumber daya manusia.
5. Meningkatkan Efisiensi Administrasi
Dengan sistem absensi daring, proses administrasi terkait kehadiran karyawan menjadi lebih efisien. Data kehadiran yang tercatat secara otomatis mengurangi waktu dan upaya yang diperlukan untuk memeriksa dan mencatat kehadiran secara manual. Selain itu, sistem ini juga dapat diintegrasikan dengan perangkat lain seperti sistem penggajian atau manajemen SDM, mengurangi duplikasi data, dan meningkatkan keseluruhan efisiensi operasional.
6. Keamanan dan Privasi Data
Sistem absensi daring modern umumnya dilengkapi dengan fitur keamanan dan perlindungan data yang kuat. Informasi kehadiran karyawan disimpan dalam database yang terlindungi dengan baik dan hanya dapat diakses oleh pihak yang berwenang. Hal ini membantu menjaga kerahasiaan data pribadi karyawan dan memastikan bahwa informasi tersebut tidak jatuh ke tangan yang salah.
Kekurangan Absensi Daring
Berikut adalah beberapa poin yang lebih mendalam tentang kekurangan dari absensi daring:
1. Ketergantungan pada Teknologi
Salah satu kelemahan utama dari absensi daring adalah ketergantungannya pada teknologi dan koneksi internet yang stabil. Jika terjadi masalah pada jaringan atau gangguan teknis lainnya, karyawan mungkin mengalami kesulitan untuk mencatat kehadiran mereka dengan benar. Kondisi ini dapat menyebabkan kebingungan dan ketidakakuratan dalam data kehadiran, yang pada gilirannya dapat memengaruhi proses penggajian dan analisis kinerja.
2. Biaya Implementasi dan Perawatan
Mengadopsi sistem absensi daring memerlukan investasi awal yang mungkin cukup besar. Perusahaan harus membeli perangkat lunak dan perangkat keras yang sesuai, serta melatih karyawan untuk menggunakan sistem ini dengan benar. Selain itu, perlu dilakukan perawatan rutin dan pembaruan untuk menjaga kinerja dan keamanan sistem. Biaya-biaya ini dapat menjadi beban tambahan bagi perusahaan, terutama yang beroperasi dengan anggaran terbatas.
3. Kesulitan Teknis bagi Beberapa Karyawan
Tidak semua karyawan mungkin terbiasa atau nyaman dengan teknologi. Bagi beberapa karyawan yang kurang terampil dalam penggunaan perangkat lunak atau perangkat pintar, mengoperasikan sistem absensi daring bisa menjadi tantangan. Masalah teknis ini dapat menghambat efisiensi dan keberlanjutan sistem, serta memerlukan upaya ekstra dalam pelatihan dan dukungan teknis.
4. Potensi Kekurangan Privasi
Penggunaan absensi daring memerlukan pengumpulan dan penyimpanan data pribadi karyawan, seperti jam masuk, lokasi, dan informasi pribadi lainnya. Hal ini dapat menimbulkan kekhawatiran tentang privasi data, terutama jika sistem tidak cukup aman atau jika data disalahgunakan oleh pihak yang tidak berwenang. Penting bagi perusahaan untuk memastikan bahwa sistem absensi daring mereka mematuhi peraturan privasi dan perlindungan data yang berlaku.
5. Keterbatasan Fungsionalitas
Meskipun banyak sistem absensi daring menawarkan fitur-fitur canggih, ada kemungkinan bahwa sistem tertentu tidak sesuai dengan kebutuhan khusus perusahaan. Beberapa perusahaan mungkin memiliki persyaratan khusus yang tidak dapat dipenuhi oleh solusi absensi online standar. Dalam kasus seperti ini, perusahaan harus mencari solusi kustom atau mempertimbangkan kembali pilihan sistem yang tepat.
6. Ketergantungan Eksternal
Absensi daring dapat tergantung pada penyedia layanan eksternal atau pihak ketiga. Jika ada masalah dengan penyedia layanan, seperti gangguan server atau permasalahan bisnis penyedia, hal ini dapat memengaruhi ketersediaan dan kinerja sistem absensi. Ketergantungan ini harus dikelola dengan baik agar perusahaan tidak terlalu rentan terhadap masalah teknis yang tidak terduga.
Kelola Absensi Karyawan dengan BroadwaysHR!
Nah, itulah yang perlu Anda ketahui tentang perbandingan absen manual dan daring. Untuk mempermudah pengelolaan absensi karyawan, BroadwaysHR menyediakan fitur Time Management, di mana data absensi terkirim otomatis dan digunakan untuk perhitungan payroll karyawan. Coba gratis aplikasinya sekarang selama 30 hari dengan mendaftar di sini.
