6 Tahapan Performance Evaluation yang Perlu Anda Ketahui

Proses performance evaluation atau performance appraisal sering kali membuat para karyawan menjadi gugup. Hal ini dikarenakan proses tersebut menjadi penilaian penting atas kinerja karyawan yang sangat berdampak pada pendapatan dan karirnya. Penilaian performa karyawan ini biasanya dirancang oleh HRD yang membantu Manajer dan Supervisor dalam melakukan penilaian individu di departemennya. Lalu, bagaimana evaluasi kinerja ini diterapkan di perusahaan?

Definisi Performance Evaluation

Sumber: iStockPhoto

Performance evaluation, atau yang banyak dikenal dengan performance review atau employee appraisal adalah salah satu pendekatan yang mana performa kerja seorang karyawan akan didokumentasikan dan juga dievaluasi. Penilaian performa atau kinerja adalah salah satu bagian dari pengembangan karir yang di dalamnya terdiri dari tinjauan rutin yang dilakukan oleh karyawan dari suatu perusahaan. Penilaian tersebut akan dilakukan secara berkala. Evaluasi tersebut dilakukan agar perusahaan mampu memberikan umpan balik atau pekerjaan karyawan, menentukan besaran tingkat kenaikan gaji dan bonus, sampai dengan keputusan pemutusan hubungan kerja.

Jenis Evaluasi Kinerja

Berikut ini adalah jenis-jenis performance evaluation yang sering digunakan dalam proses evaluasi kinerja karyawan.

1. Self-appraisal. Jenis ini adalah penilaian diri sendiri yang dilakukan oleh karyawan. Mereka akan menilai performa mereka sendiri berdasarkan pencapaian target yang telah ditetapkan. 
2. Employee-initiated review. Penilaian yang diinisiasi oleh karyawan adalah proses dimana karyawan meminta umpan balik dari atasan atau rekan kerjanya. Proses ini memberikan kesempatan bagi karyawan untuk mendapatkan masukan dan saran dari orang-orang yang bekerja dengan mereka. 
3. Penilaian tradisional. Ini adalah proses evaluasi kinerja yang dilakukan oleh atasan langsung karyawan. Penilaian ini mencakup aspek-aspek seperti kualitas kerja, produktivitas, dan kemampuan untuk bekerja sama dalam tim. 
4. Feedback 360 derajat. Metode evaluasi performa ini melibatkan berbagai pihak yang terlibat dalam pekerjaan karyawan, termasuk atasan, rekan kerja, dan bahkan karyawan itu sendiri. Proses ini memberikan gambaran yang lebih lengkap tentang performa karyawan.

Fungsi dan Tujuan Evaluasi Kinerja

Evaluasi kinerja adalah alat yang penting dalam manajemen SDM yang dapat berguna untuk membantu membuat berbagai keputusan. Berikut ini adalah beberapa fungsi evaluasi kinerja yang perlu Anda ketahui.

1. Evaluasi Kinerja Karyawan

Fungsi utama dari performance evaluation adalah untuk mengevaluasi kinerja karyawan. Dalam proses ini, manajemen dapat menilai seberapa baik karyawan menjalankan tugasnya, serta mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan yang dimilikinya. Penilaian kinerja yang objektif dan tepat dapat membantu manajemen membuat keputusan terkait kenaikan gaji, promosi, atau bahkan pemecatan. Evaluasi yang baik juga dapat memberikan umpan balik yang berguna bagi karyawan untuk meningkatkan kinerjanya pada masa depan.

2. Menentukan Kebutuhan Pelatihan dan Pengembangan

Dengan menilai kinerja karyawan secara objektif, manajemen dapat mengidentifikasi kebutuhan pelatihan dan pengembangan yang diperlukan oleh karyawan tersebut. Hal ini penting untuk membantu karyawan meningkatkan kinerjanya pada masa depan sehingga organisasi dapat mencapai tujuannya dengan lebih efektif. Pelatihan dan pengembangan yang tepat dapat membantu karyawan memperoleh keterampilan baru yang berguna dalam melaksanakan tugasnya.

3. Mengukur Kesesuaian antara Karyawan dan Pekerjaan

Evaluasi performa juga dapat digunakan untuk mengukur kesesuaian antara karyawan dan tanggung jawabnya dalam perusahaan. Dalam proses ini, manajemen dapat menentukan apakah karyawan tersebut cocok dengan tugas yang diemban atau tidak. Jika dirasa tidak cocok, manajemen dapat mempertimbangkan untuk memindahkan karyawan tersebut ke posisi yang lebih sesuai dengan kemampuannya. Ini dapat membantu meningkatkan kinerja karyawan dan menghindari kegagalan dalam pencapaian tujuan organisasi.

4. Menentukan Reward dan Pengakuan

Evaluasi kinerja dapat membantu untuk menentukan reward dan pengakuan bagi karyawan yang berhasil mencapai target yang ditetapkan. Hal ini dapat meningkatkan motivasi karyawan untuk bekerja lebih baik pada masa depan. Reward dan pengakuan yang diberikan dengan tepat dapat membantu karyawan merasa lebih dihargai dan diakui atas kontribusinya terhadap organisasi.

5. Meningkatkan Hubungan antara Atasan dan Bawahan

Dalam evaluasi kinerja, atasan akan langsung memberikan umpan balik yang berguna untuk meningkatkan kinerja karyawan. Hal ini dapat membantu meningkatkan hubungan antara atasan dan bawahan, serta menciptakan lingkungan kerja yang lebih harmonis. Atasan yang memberikan umpan balik secara tepat dapat membantu karyawan merasa didengar dan dihargai oleh manajemen.

Tujuan dilakukannya evaluasi kinerja adalah untuk melakukan evaluasi pada tiap karyawan. Nantinya, proses evaluasi akan berhubungan dengan kinerja dan produktivitasnya di masa yang akan datang. Bila karyawan memiliki nilai yang kurang ia bisa tahu bagaimana ia harus membuat perbaikan pada kinerjanya. Selain itu, perusahaan juga bisa menggunakan penilaian kinerja ini sebagai dasar dari kenaikan gaji, promosi, bonus ataupun bisa juga sebagai dasar untuk penurunan jabatan dan pemutusan hubungan kerja.

Tahapan Proses Evaluasi Kinerja

Sumber: iStockPhoto

1. Menetapkan Standar Kinerja

Proses evaluasi kinerja dimulai dari penetapan standar kinerja. Manajer harus menentukan prestasi, keterampilan maupun output apa yang akan dievaluasi. Standar-standar kinerja ini harus dimasukan ke dalam analisis jabatan (job analysis) dan deskripsi jabatan (job description). Standar kinerja juga harus jelas dan objektif agar mudah dipahami dan dapat diukur.

Hal ini tidak boleh diungkapkan secara samar-samar seperti “pekerjaan yang baik” atau “kualitas kerja yang baik”, karena tidak dapat menegaskan standar kinerja dengan jelas.

2. Mengkomunikasikan Standar Kinerja yang diharapkan ke Karyawan

Setelah standar kinerja ditetapkan, perlu dikomunikasikan kepada masing-masing karyawan sehingga karyawan-karyawan tersebut mengetahui apa yang perusahaan harapkan dari mereka. Tidak adanya komunikasi akan mempersulit penilaian kinerja. Komunikasi harus bersifat 2 arah, artinya manajemen harus mendapatkan feedback dari karyawannya mengenai standar kinerja yang ditetapkan untuknya.

3. Mengukur Kinerja yang Nyata

Tahap evaluasi kinerja yang ketiga adalah mengukur kinerja nyata atau aktual kinerja berdasarkan informasi-informasi yang tersedia dari berbagai sumber seperti pengamatan, laporan statistik, laporan lisan maupun laporan tertulis. Perlu diingatkan bahwa pengukuran pada kinerja harus objektif berdasarkan fakta dan temuan, tidak boleh memasukan perasaan ke dalam pengukuran kinerja ini.

4. Bandingkan Kinerja Nyata dengan Standar yang Ditentukan

Pada tahap ini, kinerja nyata atau kinerja aktual dibandingkan dengan standar yang ditentukan sebelumnya. Perbandingan ini akan mengungkapkan penyimpangan antara kinerja aktual dengan standar kinerja.

5. Diskusikan Hasil Penilaian dengan Karyawan

Langkah ini merupakan salah satu tugas yang paling menantang yang harus dihadapi oleh manajer karena harus menyajikan penilaian yang akurat sehingga karyawan yang bersangkutan menerima hasil penilaian tersebut. Diskusi tentang penilaian ini memungkinkan karyawan untuk mengetahui kekuatan dan kelemahannya serta dampaknya terhadap kinerjanya di masa yang akan datang. Dampaknya mungkin positif maupun negatif tergantung pada penilaian yang disajikan.

6. Mengambil Tindakan Korektif (Tindakan Perbaikan)

Langkah terakhir pada proses evaluasi adalah mengambil tindakan korektif (perbaikan) apabila diperlukan. Jika terjadi penyimpangan antara standar kinerja dengan kinerja aktual karyawan dan telah dikomunikasikan dengan baik antara kedua pihak, maka pihak perusahaan maupun karyawan harus mengambil tindakan untuk memperbaiki kinerjanya.

BroadwaysHR, Solusi dalam Memudahkan Penilaian Kinerja Karyawan

Itulah penjelasan mengenai evaluasi kinerja karyawan. Untuk menunjang hasil performance evaluation yang akurat, Anda bisa memanfaatkan fitur Organization Development dari BroadwaysHR. Perlu diketahui, BroadwaysHR adalah aplikasi HRIS berbasis cloud terbaik yang menunjang kinerja HR dalam pengelolaan karyawan. Fitur ini juga bisa digunakan untuk pengembangan dan pengelolaan organisasi meliputi pengaturan job holder, employee assessment, employee training dan lainnya. Untuk memanfaatkan fitur tersebut secara GRATIS selama 30 hari, Anda bisa melakukan registrasi di sini.