Pengertian, Manfaat, dan 4 Keuntungan Presensi Online bagi Perusahaan

Teknologi kini diterapkan di berbagai bidang dalam kehidupan, salah satunya adalah sistem presensi online. Keberadaan presensi konvensional kini mulai ditinggalkan, meski masih ada perusahaan yang tetap menggunakannya. Namun, karena banyaknya manfaat yang diberikan, pemakaian sistem online pada presensi tersebut berangsur-angsur mengalami peningkatan. Ingin tahu apa saja manfaatnya? Jangan lewatkan artikel berikut ini ya!

Apa Itu Presensi Online?

Dewasa ini, masih banyak orang yang menyebut presensi sebagai absensi. Padahal, menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), absensi berarti ketidakhadiran, sedangkan presensi artinya kehadiran. Jadi, untuk pendataan kehadiran, kata presensi merupakan istilah yang tepat.

Sistem presensi sendiri merupakan sistem dalam perusahaan yang digunakan untuk menghimpun data kehadiran dari pegawai yang bekerja di perusahaan tersebut. Keberadaan sistem presensi ini bertujuan untuk meninjau produktivitas pekerja saat bertugas. 

Keberadaan sistem presensi lebih tepatnya membantu departemen HR dalam melakukan penilaian produktivitas pekerja dan pengelolaan data karyawan secara akurat. Perkembangan teknologi yang ada saat ini membuat digitalisasi diadaptasi ke dalam sistem pendataan pekerja yang memunculkan sistem presensi online

Sistem kehadiran berbasis online tersebut merupakan inovasi di dunia HR yang memberikan kemudahan serta menciptakan proses pekerjaan yang cepat dan lebih efisien. Dengan memanfaatkan koneksi internet serta database berbasis cloud, perusahaan sangat diuntungkan terutama dalam hal penyimpanan data presensi yang lebih praktis.

Data kehadiran pekerja adalah komponen penting yang menggambarkan kedisiplinan seseorang saat bekerja di sebuah perusahaan. Dengan adanya sistem kehadiran berbasis cloud tersebut, para pekerja bisa melakukan presensi dari mana saja dan kapan saja hanya melalui gawai masing-masing. 

Pentingnya Presensi Online bagi Perusahaan?

Sumber: freepik

Sejatinya, perkembangan teknologi membawa perubahan besar, manfaat, dan kemudahan dalam berbagai bidang. Bagi perusahaan, penggunaan sistem presensi online secara spesifik memberikan dampak yang sangat positif, mengingat hal-hal yang berkaitan dengan sumber daya manusia/human resource cenderung bersifat kompleks.

Berbagai keuntungan yang dirasakan oleh perusahaan antara lain pengumpulan data yang lebih akurat, rekapitulasi data yang mudah, mencegah manipulasi data, transparansi data presensi, fleksibel, efisien, dan menghemat biaya. 

Dengan memanfaatkan aplikasi sistem kehadiran online, departemen human resource tidak perlu khawatir lagi dengan kemungkinan input data presensi pekerja. Hal ini karena data yang terkumpul terintegrasi dengan sistem secara real time dan akurat.

Hal ini nantinya juga memudahkan departemen HR dalam melakukan rekapitulasi demi penilaian produktivitas dan pembayaran gaji berdasarkan data presensi tersebut. Potensi kecurangan atau manipulasi kehadiran juga semakin kecil karena presensi dilakukan melalui gawai masing-masing pekerja. Bahkan, penerapan sistem kehadiran berbasis cloud juga bisa menekan biaya pengadaan perusahaan lho!

Selain memberikan keuntungan bagi perusahaan, pencatatan presensi secara online juga memberi manfaat pada karyawan. Transparansi data yang ada di dalam sistem memungkinkan para pekerja untuk bisa melihat jumlah kehadiran, total lembur, pergantian shift, dan lain-lain secara lebih terbuka.

Tak hanya itu, penerapan sistem kehadiran online ini juga sangat fleksibel karena bisa diakses melalui perangkat mobile masing-masing pegawai. Bahkan, hal ini juga membantu pekerja untuk menghemat waktu dalam melakukan presensi setiap hari.

Manfaat Presensi Online dalam Perusahaan

Dibandingkan dengan sistem kehadiran konvensional yang masih menggunakan cara manual, presensi online pastinya lebih banyak memberikan manfaat baik bagi pekerja dan perusahaan. Yuk simak ulasannya lebih jauh di bawah ini.

1. Pengumpulan Data Jadi Lebih Praktis

Penerapan sistem kehadiran manual di perusahaan dengan jumlah pegawai yang terbatas tentunya tidak menjadi kendala. Namun, lain ceritanya dengan perusahaan yang memiliki puluhan, ratusan, atau ribuan karyawan di dalamnya. Butuh usaha ekstra bagi departemen HR dalam melakukan rekapitulasi data saat berhadapan dengan jumlah karyawan yang banyak jika perusahaan masih menganut sistem manual.

Oleh sebab itu, transformasi sistem manual ke sistem online akan meringankan beban tim departemen HR dalam mengumpulkan data presensi pegawai. Menariknya, hal ini juga menghilangkan kemungkinan salah input data dan proses pendataan bisa dilakukan dengan cepat.

2. Memudahkan Departemen HR dalam Monitoring Pegawai

Kehadiran sistem presensi online juga membantu tim yang bekerja di divisi HR dalam melakukan monitoring pegawai. Data yang masuk ke sistem terekam secara real time dan dapat diakses di perangkat manapun, jadi perusahaan dapat mengetahui jam kerja pegawai secara akurat. Dengan kata lain, perusahaan juga bisa mengetahui secara pasti apabila ada keterlambatan atau pelanggaran tertentu yang dilakukan pegawai terkait dengan jam kerja.

3. Terintegrasi dengan Sistem Payroll

Presensi pegawai menjadi salah satu faktor penentu dalam penghitungan gaji. Penggunaan sistem presensi berbasis online umumnya sudah terintegrasi dengan payroll sehingga rekapitulasi gaji pegawai bisa dikerjakan dengan cepat.

4. Meningkatkan Produktivitas Pegawai

Presensi yang dicatat secara online juga bisa menaikkan kinerja pegawai di sebuah perusahaan. Pendataan yang tercatat secara akurat membuat pegawai lebih tenang sehingga mereka bisa lebih fokus pada pekerjaan masing-masing. Hal ini secara otomatis juga akan meningkatkan produktivitas pegawai.

Manfaatkan aplikasi BroadwaysHR untuk presensi online pada perusahaan Anda. BroadwaysHR merupakan aplikasi HR berbasis cloud yang bisa diterapkan sesuai dengan kebutuhan dan kondisi perusahaan.  Fitur Time Management di dalamnya akan membantu Anda dalam mencatat waktu kerja secara fleksibel. 

Sistem aplikasi BroadwaysHR didesain agar bisa mengikuti kebijakan perusahaan dalam pengaturan waktu kerja, kebijakan lembur, ketentuan ganti libur, dan overtime. Bahkan, data presensi terkirim otomatis dan bisa dipakai untuk perhitungan payroll karyawan. Klik di sini untuk konsultasi lebih jauh tentang kebutuhan Anda.