Apa Saja Komponen Utama dalam Surat Kontrak Kerja Karyawan?

Membuat surat kontrak kerja karyawan adalah langkah penting dalam keseluruhan proses recruitment. Ketika Anda sudah mendapatkan karyawan, tentunya perlu membuat surat perjanjian. Hal ini bertujuan untuk menjelaskan tanggung jawab dan regulasi antara perusahaan dan karyawan secara legal. Anda bingung bagaimana membuat surat kontrak yang benar? Mari simak penjelasan dan cara membuat surat kontrak kerja karyawan di sini.

Dasar Hukum Surat Kontrak Kerja

Sumber: iStockPhoto

Di Indonesia, pembuatan surat perjanjian kesepakatan kerja memiliki dasar hukum yang sah. Hal ini sudah tertuang melalui peraturan pemerintah dan undang-undang, antara lain: 

1. Pasal 13 PP 35/2021 

Salah satu dasar hukum yang mengatur tentang surat perjanjian kerja adalah Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 35 Tahun 2021 tentang isi Perjanjian Kerja Waktu Tertentu, Alih Daya, Waktu Kerja dan Waktu Istirahat, dan Pemutusan Hubungan Kerja. Pada dasarnya, isi PP 35/2021 mencakup hal-hal berikut ini: 

• Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT) sesuai periode kerja atau waktu berakhirnya pekerjaan.
• Sifat, jenis, dan kegiatan pekerjaan, periode kerja, serta batas waktu perpanjangan PKWT.
• Kompensasi uang untuk pekerja atau buruh PKWT.
• Perlindungan bagi pekerja dan buruh.
• Durasi kerja pada suatu industri usaha atau pekerjaan.
• Durasi kerja lembur serta upah kerja lembur.
• Ketentuan terkait perusahaan yang boleh menerapkan istirahat panjang.
• Pemutusan hubungan kerja, termasuk pemberian uang penggantian hak, uang penghargaan masa kerja, dan uang pesangon. 

Sementara itu, Pasal 13 PP 35/2021 secara spesifik mengatur tentang isi PKWT. Menurut pasal tersebut, suatu PKWT setidaknya wajib memuat sejumlah komponen berikut: 

• Nama, usia, alamat, dan jenis kelamin pekerja/buruh.
• Nama, alamat perusahaan, dan tips usaha.
• Lokasi pekerjaan.
• Jabatan atau tipe pekerjaan.
• Nominal dan metode pembayaran upah.
• Hak dan kewajiban perusahaan dan pekerja/buruh sesuai ketentuan peraturan undang-undang dan/atau syarat kerja yang tercantum dalam isi perjanjian kerja bersama atau peraturan perusahaan.
• Jangka waktu PKWT berlaku.
• Tanggal dan tempat PKWT dibuat.
• Tanda tangan semua pihak yang melakukan kesepakatan dalam PKWT. 

2. Pasal 54 UU Ketenagakerjaan 

Tata cara membuat surat perjanjian kerja juga diatur dalam Undang-Undang (UU) No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan. Dasar hukum satu ini juga dikenal dengan nama UU Ketenagakerjaan. Terkait isi perjanjian kerja, UU Ketenagakerjaan mengaturnya dalam Bab IX tentang Hubungan Kerja, tepatnya pada Pasal 54. Pada pasal 54 UU Ketenagakerjaan, memuat hal-hal yang wajib ada dalam perjanjian kerja. 

Poin-poin yang disampaikan dalam pasal pun sama. Namun, secara lebih spesifik, Pasal 54 UU Ketenagakerjaan menyatakan bahwa: 

“Ketentuan jumlah upah, cara pembayaran upah, serta syarat kerja berisi hak dan kewajiban masing-masing pihak tidak boleh bertentangan dari perjanjian kerja bersama, peraturan perusahaan, dan peraturan perundang-undangan di Indonesia.” 

Kebijakan ini juga mengharuskan agar pembuatan surat perjanjian kerja minimal rangkap dua. Keduanya memiliki kekuatan hukum sama. Kemudian, pekerja dan pemberi kerja, wajib mendapat satu dokumen perjanjian kerja tersebut.

Jenis-Jenis Surat Perjanjian Kerja

1. Surat Perjanjian Pekerja Tetap (PKWTT) 

Jenis yang pertama diperuntukkan bagi karyawan yang mendapat pekerjaan dengan status PKWTT. Sesuai namanya, surat perjanjian pekerja tetap ini tidak memiliki masa berlaku. Umumnya, karyawan akan melalui masa percobaan (probation) selama 3 bulan sebelum kontrak berlaku. Setelah diangkat menjadi karyawan tetap, karyawan bisa bekerja hingga pensiun atau meninggal dunia. 

2. Surat Perjanjian Pekerja Kontrak (PKWT) 

Berikutnya adalah surat perjanjian kerja bagi pekerja kontrak. Karyawan kontrak, akan diberikan surat Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT). Berbeda dengan PKWTT, dalam PKWT akan menuliskan durasi dan waktu kerja. Perusahaan juga dapat memperpanjang masa kontrak kerja karyawan sesuai ketentuan yang berlaku. 

Dokumen PKWT juga wajib mencantumkan hak dan kewajiban masing-masing pihak. Biasanya terdapat perbedaan antara karyawan kontrak dan tetap, terutama terkait cuti.

3. Surat Perjanjian Pekerja Lepas 

Untuk freelancer, pastikan karyawan melihat contoh surat perjanjian kerja sama untuk pekerja lepas. Hampir sama seperti karyawan kontrak, freelancer terikat hubungan kerja selama jangka waktu tertentu. Namun, pekerja lepas cenderung memiliki jangka waktu yang pendek. Umumnya, freelancer direkrut untuk mengerjakan sebuah project. 

Artinya, pekerja lepas bisa terikat hubungan kerja dengan beberapa perusahaan sekaligus. Adapun isi contoh surat perjanjian untuk freelance, tidak jauh berbeda dari dokumen PKWT dan PKWTT. Di dalamnya juga mencakup hak, kewajiban, dan jangka waktu project berjalan. Biasanya, surat perjanjian kerja untuk freelance menegaskan sifat hubungan kerja yang tidak eksklusif. 

4. Surat Perjanjian Pekerja Paruh Waktu 

Pekerja paruh waktu juga dikenal sebagai pekerja part time. Mereka memiliki waktu kerja yang lebih singkat daripada pekerja penuh waktu (full time). Berbeda dengan karyawan PKWT dan PKWTT, jam kerja dan ketentuan gajinya pun berbeda. Kalau pekerja penuh waktu bekerja selama 40 jam dalam sepekan, pekerja paruh waktu hanya bekerja selama 15-25 jam per minggu.

Jadi, waktu kerja dalam sehari pun biasanya hanya sekitar 3-5 jam. Pastikan untuk memeriksa ketentuan terkait durasi kerja dan upah ketika mendapat dokumen surat perjanjian kerja paruh waktu. Cari tahu apakah upah akan dihitung per shift atau per jam. 

5. Surat Perjanjian Pekerja Magang 

Bagi pekerja yang mengikuti program magang atau internship juga akan mendapatkan surat perjanjian kerja. Isi dokumen perjanjian magang tidak jauh berbeda dari kontrak kerja pada umumnya. Selain hak dan kewajiban, surat perjanjian magang juga akan mencantumkan durasi kerja. Durasi magang ini bermacam-macam, tapi biasanya sekitar 3-6 bulan. Untuk pekerja yang masih kuliah, tanyakan juga kebijakan perihal izin menghadiri kelas ketika magang. Usahakan hal ini tercantum dalam surat perjanjian magang supaya nantinya tidak menimbulkan kesalahpahaman. 

Baca juga: Contoh SPK dan Bedanya dengan Surat Kontrak Kerja

Fungsi Surat Kontrak Kerja

Sumber: iStockPhoto

Selain sebagai catatan atau bukti resmi perekrutan karyawan, surat kontrak kerja juga memiliki berbagai fungsi lainnya. Beberapa di antaranya adalah sebagai berikut:

• Persetujuan antara karyawan dan pemberi kerja.
• Mencantumkan hak serta kewajiban antara karyawan dan pemberi kerja.
• Pegangan agar kedua pihak menjalankan hak serta kewajibannya.
• Pedoman dasar jika terjadi pelanggaran baik dari sisi pemberi kerja maupun karyawan.
• Mempermudah penyelesaian masalah dalam pekerjaan.

Komponen Utama Surat Kontrak Kerja Karyawan

Berdasarkan pasal 54 UU No.13/2003 tentang Ketenagakerjaan (UU Ketenagakerjaan), perjanjian kerja setidaknya harus memuat 8 poin, yaitu:

• nama, alamat perusahaan, dan jenis usaha
• nama, jenis kelamin, umur, dan alamat pekerja/buruh
• jabatan atau jenis pekerjaan
• tempat pekerjaan
• besarnya upah dan cara pembayarannya
• syarat syarat kerja yang memuat hak dan kewajiban pengusaha dan pekerja/buruh
• mulai dan jangka waktu berlakunya perjanjian kerja
• tempat dan tanggal perjanjian kerja dibuat; tanda tangan para pihak dalam perjanjian kerja.

Dari 8 poin yang disebutkan diatas, setidaknya ada 4 poin yang harus menjadi perhatian khusus dalam perjanjian kerja, diantaranya:

1. Jabatan dan Lingkup Kerja

Tuliskan jabatan serta deskripsikan secara sederhana dan akurat tentang apa dan bagaimana karyawan diharapkan bekerja. Jelaskan bagaimana kinerja karyawan akan dievaluasi dan rincian penilaian karyawan termasuk prosedur dan bagaimana karyawan dapat mendapat keuntungan dari situ.

2. Kompensasi & Tunjangan

Gaji dan tunjangan karyawan merupakan bagian penting dari kontrak kerja. Selain menuliskan gaji, perusahaan perlu mencantumkan apakah pembayarannya secara bulanan atau mingguan. Termasuk juga menguraikan rincian tentang bagaimana dan kapan karyawan berhak atas bonus dan insentif. Perusahaan juga harus menyebutkan rincian fasilitas tambahan yang ditawarkan oleh perusahaan termasuk pensiun, asuransi, medis, dan tunjangan jika ada.

3. Masa Kontrak & Pemutusan Kerja

Rincian tentang pemutusan hubungan kerja harus ditentukan dalam kontrak kerja. Termasuk alasan di mana perusahaan berhak untuk memberhentikan karyawan tersebut dan notice period yang akan diberikan jika mereka ingin mengundurkan diri. Perusahaan juga harus menyebutkan persyaratan privasi yang harus diikuti oleh karyawan setelah mereka meninggalkan organisasi.

4. Pelanggaran dan Sanksi

Tidak kalah penting dengan hak yang didapatkan, ada kewajiban yang perlu dipenuhi oleh pekerja. Apabila tidak dipenuhi, pekerja bisa mendapatkan sanksi yang ditentukan oleh perusahaan. Jabarkan sanksi yang akan diterima jika pekerja tidak disiplin atau melanggar. 

Baca juga: Penting! Pahami 5 Jenis Kontrak Kerja Berikut sebelum Menandatanganinya!

Sanksi Pelanggaran Surat Kontrak

Tujuan surat perjanjian kerja adalah agar hubungan kerja bisa berjalan lancar. Perusahaan dan karyawan dapat terikat hukum untuk menjalankan hak dan kewajiban masing-masing. Jadi, jika ada salah satu pihak yang melakukan pelanggaran, ia dapat dikenakan sanksi atau bahkan pengurangan hak. Berikut ini beberapa ketentuan terkait sanksi pelanggaran surat perjanjian kerja: 

1. Berhenti Kerja Tanpa Alasan 

Jika karyawan tidak masuk kerja tanpa alasan jelas maupun pemberitahuan, ia bisa mendapat sanksi. Untuk kasus ini, sanksi bisa berupa surat peringatan yang bisa bertingkat hingga tiga kali. Masing-masing surat peringatan biasanya berlaku paling lama 6 bulan. Namun, kebijakan itu bisa berubah tergantung peraturan perusahaan, perjanjian kerja bersama, atau perjanjian kerja. 

Jika masih mangkir setelah mendapat surat peringatan ketiga, perusahaan berhak memberikan sanksi lain. Contoh sanksi setelah surat peringatan ketiga bisa berupa penurunan jabatan hingga tidak mendapat hak upah sesuai lama absen kerja. 

2. Terlambat Kerja 

Karyawan terlambat kerja juga bisa mendapat sanksi dalam berbagai bentuk. Beberapa perusahaan menerapkan denda bagi karyawan yang terlambat kerja. Jumlah denda biasanya sudah disebutkan dalam contoh surat perjanjian kerja. Selain itu, ada juga perusahaan yang akan memotong gaji karyawan apabila telat kerja.

Hal ini sah dilakukan karena diatur pula dalam PP Pengupahan. Asalkan, poin ini sudah dijelaskan sejak awal dalam surat perjanjian kerja. Tetapi, ada juga perusahaan yang memberikan penambahan waktu kerja bagi karyawan yang terlambat. 

3. Melanggar Non-Disclosure Agreement (NDA) 

Pada umumnya, surat perjanjian kerja bersifat non-disclosure agreement (NDA) atau rahasia. Artinya, karyawan tidak boleh membuka atau membocorkan kerahasiaan perusahaan kepada publik, bahkan sekalipun hubungan kerja telah berakhir. Merujuk pada Pasal 158 UU Ketenagakerjaan, perusahaan berhak melakukan PHK terhadap karyawan yang melanggar DNA. 

4. Terjadi Isu Kepatuhan (Compliance) 

Apabila terjadi isu kepatuhan (compliance) yang dilakukan perusahaan, perjanjian kerja bisa dibatalkan. Bahkan, bisa juga dianggap tidak pernah ada. Sedangkan jika isu kepatuhan dilakukan oleh karyawan, biasanya perusahaan mengeluarkan penalti kepada karyawan. Penalti bisa berbentuk denda karena berhenti kerja sebelum jangka waktu kontrak berakhir. 

Kelola Karyawan dengan BroadwaysHR

Pada dasarnya, kontrak kerja adalah hal yang cukup krusial di dalam perusahaan. Maka dari itu, Anda perlu berhati-hati untuk membuat surat kontrak kerja karyawan agar tidak merugikan Anda dan juga karyawan tersebut. Untuk membantu menangani hal tersebut, perlu digunakan aplikasi seperti BroadwaysHR agar pendataan karyawan kontrak tidak salah yang tentu akan sangat merugikan karyawan kontrak tersebut.

Dengan menggunakan fitur Employee Self Service, akan ada notifikasi apabila kontrak karyawan dan masa probation mereka akan segera habis agar Anda bisa segera memperbaruinya. Anda bisa mendaftarkan perusahaan Anda ke BroadwaysHR melalui tautan ini untuk mendapatkan uji coba GRATIS selama 30 hari.