Cara Menyusun Program Kerja HRD agar Lebih Ringkas
Dalam perusahaan, program kerja HRD sangat menentukan pengembangan Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM). SDM adalah salah satu aspek utama yang berpartisipasi dalam menjalankan visi misi perusahaan. Salah satu tugas HRD adalah mengelola sumber daya manusia dan memastikan talenta yang dimiliki tiap individu dalam perusahaan dapat memberikan performa terbaik, sehingga dapat beradaptasi dengan nilai dan budaya perusahaan dengan baik pula. Sistem kerja HRD berhubungan dengan proses perekrutan yang ketat untuk menghasilkan sumber daya manusia yang unggul.
Setelah perekrutan, HRD juga bertanggung jawab untuk mengelola administrasi personalia. Tugas HRD yang bertujuan mengembangkan talenta individu di dalam perusahaan disebut dengan Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM). Oleh sebab itu, perlu adanya program kerja HRD untuk menunjang MSDM yang baik. Berikut cara menyusun program kerja HRD agar lebih ringkas.
Program Kerja HRD
Ada 8 macam program kerja HRD yang cukup berpengaruh baik pada ekosistem bisnis saat ini maupun di masa mendatang, di antaranya adalah sebagai berikut.
1. Rekrutmen Karyawan Berbasis Kemampuan
Sejak dulu, rekrutmen karyawan memang jadi tugas pokok divisi HRD untuk menjalankan fungsi human capital yang sesungguhnya. Namun, rekrutmen karyawan saat ini tidak hanya sekedar arena birokratis saja. Right person for the right job menjadi hal penting yang harus Anda masukkan ke dalam program kerja rekrutmen karyawan perusahaan. Karyawan harus didasari kemampuan mereka dengan proses seleksi yang adil dan terstruktur.
Dengan proses yang adil, bukan tidak mungkin karyawan dapat memberikan nilai lebih kepada perusahaan. Bahkan menurut Glassdoor, tren rekrutmen ke depan tidak hanya mengandalkan gelar sarjana saja. Bahkan perusahaan raksasa seperti Google dan Hotel Hilton melakukan rekrutmen karyawan berdasarkan skill yang dimilikinya, bukan ijazah sarjana. Setidaknya ada tiga hal penting yang harus diperhatikan ketika memilih karyawan yang tepat yaitu:
- Ability. Kemampuan orang tersebut dalam mengerjakan fungsinya baik secara hard skill maupun soft skill.
- Trainability. Kemauan belajar dari orang tersebut.
- Commitment. Kemauan orang tersebut untuk berkomitmen terhadap pekerjaan dan perusahaannya.
Selain itu, penggunaan tools HR seperti Applicant Tracking System (ATS) juga penting di dalam program rekrutmen karyawan Anda agar proses rekrutmen dapat dilakukan secara ringkas dan efisien.
2. Program Kesejahteraan dan Keamanan Karyawan
Program kerja HRD selanjutnya yang tidak kalah krusial adalah menciptakan kesejahteraan dan keamanan karyawan. Hal ini juga sebenarnya bagian dari pekerjaan dasar HR yang tidak lekang oleh apa pun. Mengingat perusahaan harus berupaya bagaimana karyawan tetap produktif dan bisa bertahan di perusahaan tersebut.
Ketika pandemi tahun 2020 melanda dunia di mana terjadi layoff besar-besaran, anomali krisis ekonomi, hingga kondisi kesehatan menjadikan program kesejahteraan karyawan menjadi prioritas utama bagi perusahaan. Hal ini dibuktikan melalui riset di tahun 2020, di mana kesejahteraan menjadi hal penting yang diperhatikan oleh karyawan di samping gaji dan lokasi kerja. Biasanya program kerja ini dikemukakan dalam surat kontrak. Biasanya berupa uang jaminan kesehatan, uang penggantian hak apabila terjadi PHK, hingga jaminan-jaminan lainnya.
3. Program Pengembangan dan Pelatihan Karyawan
Selain merekrut dan memberikan keamanan kepada karyawan, perusahaan juga perlu mengembangkan kemampuan karyawan. Mengingat laju perubahan bisnis di industri digital saat ini berkembang sangat pesat, karyawan pun juga harus ikut berkembang dari segi skill agar bisa lebih cepat beradaptasi. Misalnya, siapa sangka pemasaran melalui media sosial saat ini jadi jantung penting dalam sebuah bisnis? Hal yang mungkin tidak terpikirkan 10 tahun lalu.
Dengan pembelajaran dan perkembangan yang tepat, baik perusahaan maupun karyawan bisa tetap inovatif, berkembang, dan mampu bertahan di pusara perubahan bisnis. Ada berbagai macam jenis pengembangan karyawan mulai dari yang sifat informal seperti memberikan tugas tantangan dan kekompakan tim hingga yang sifatnya formal misalnya melalui pihak ketiga seperti lembaga kursus.
4. Kompensasi yang Adil dan Berbasis Kinerja
Selanjutnya, setelah mendapatkan karyawan yang valuable, Anda juga harus memiliki kompensasi yang adil dan berbasis kinerja untuk mendapatkan program kerja HRD yang baik. Memberikan kompensasi yang tidak adil dapat merusak organisasi itu sendiri. Misalnya saja, memberikan kompensasi yang kecil bagi karyawan dengan performa tinggi dan sebaliknya.
Jika itu terjadi, bukan tidak mungkin perusahaan Anda bisa memiliki lingkungan kerja yang tidak sehat dengan segala persaingannya. Bukan hanya itu, dengan kompensasi yang tidak adil, karyawan terbaik Anda mungkin akan pergi meninggal perusahaan. Sementara karyawan yang biasa-biasa saja tetap bertahan di perusahaan Anda.
5. Pengembangan Kualitas Tim
Salah satu unsur penting dari perusahaan tidak hanya kualitas karyawan secara individu namun kualitas secara tim. Suatu tim berisi dari berbagai jenis karyawan dengan segala latar belakangnya. Setiap hari masing-masing anggota menyalurkan idenya untuk menciptakan satu tujuan yang sama. Dalam prosesnya, tentu ada banyak anomali yang memengaruhi kualitas tim. Mulai dari hal yang teknis maupun personal salah satunya adalah psikologi.
Menciptakan dan memelihara kualitas tim bukan hanya tugas team managers namun juga bagian dari program kerja HRD. Ada beberapa hal yang bisa dilakukan oleh HRD untuk membentuk kualitas tim yang baik mulai dari membuat individual assessment, 360 degrees feedback, atau membuat rencana kerja HRD di Excel untuk mengukur performa tim lainnya.
6. Keterbukaan Informasi
Salah satu bentuk dari employee engagement adalah membuat setiap karyawan merasa terlibat atau menjadi bagian penting dari perusahaan. Salah satu caranya adalah dengan keterbukaan informasi. Keterbukaan informasi adalah hal yang penting ketika sedang merencanakan program kerja HRD dan salah satunya meliputi komunikasi antar perusahaan dan karyawan. Misalnya kondisi keuangan, strategi, birokrasi, dan segala bentuk peraturan operasional.
Selain berlangsung secara vertikal, keterbukaan informasi juga harus berlaku antar karyawan. Misalnya kesempatan komunikasi antar divisi untuk berkolaborasi. Selain itu, dalam menentukan arah kebijakan, keterbukaan informasi ini juga memungkinkan karyawan ikut andil dalam menentukan arah kebijakan tersebut.
7. Menciptakan Organisasi yang Egaliter
Meski perusahaan Anda sudah cukup terbuka, hal penting yang tidak boleh luput dalam program kerja HRD adalah memastikan organisasi perusahaan berjalan secara egaliter. Maksudnya, perusahaan memiliki konsensus kepada seluruh karyawan. Baik itu aturan maupun perlakuan harus seragam. Misalnya, membuat aturan tanpa membeda-bedakan gender, agama, dan ras.
Selain itu memberikan atribusi yang sama misalnya terkait aturan jam masuk, jatah cuti karyawan, seragam, dan aturan lainnya juga jadi tugas seorang HRD.
Cara Menyusun Proker HRD
Berikut ini adalah cara menyusun program kerja HRD sampai ke tahap evaluasi.
1. Memfokuskan Sasaran, Tujuan, dan Prioritas
Untuk memfokuskan sasaran, tujuan, dan prioritas, kepala departemen HRD harus mendefinisikan terlebih dahulu apa yang harus dicapai oleh timnya. Kepala departemen HRD juga harus memiliki motivasi dari ketiga hal tersebut yang kemudian disesuaikan dengan nilai-nilai perusahaan.
Sasaran, tujuan, dan prioritas nantinya akan memengaruhi key performance indicator (KPI) yang harus dicapai oleh HRD. Setelah itu, tim HRD akan berkoordinasi dengan departemen lainnya untuk merancang program.
2. Merancang Kebijakan
Tahapan ini dimulai dari sosialisasi hingga realisasi program HRD. Dalam tahapan ini, seluruh tim HRD terlibat dalam proses bertukar pikiran mengenai rancangan kebijakan sampai sosialisasi program kepada departemen lainnya.
3. Memetakan Proyeksi
Langkah selanjutnya dalam menyusun program kerja HRD adalah memetakan proyeksi dan realisasi KPI. KPI yang sering menjadi sasaran proyeksi adalah persentase kehadiran pada departemen tertentu, serta kebutuhan karyawan pada masa mendatang.
Setiap departemen di perusahaan umumnya memiliki sekitar 5-6 poin KPI yang harus dicapai per periode.
4. Menganalisis dan Melaksanakan Program
Setelah memetakan proyeksi dan merealisasikan KPI dalam bentuk angka, langkah selanjutnya adalah menganalisis program kerja. Analisis data tersebut adalah keputusan perusahaan untuk menambah porsi program kerja, atau meniadakannya.
HRD akan berkoordinasi dengan departemen lain untuk menentukan kepuasan karyawan terkait program pelatihan karyawan. Tujuannya adalah untuk merumuskan rancangan program pelatihan yang tepat bagi karyawan.
5. Evaluasi Program
Mengevaluasi program merupakan tahapan untuk menentukan berhasil atau tidaknya HRD dalam melaksanakan langkah-langkah program kerja. Hasil evaluasi ini akan menilai kelayakan kelanjutan program.
Jika tidak layak lanjut, maka program kerja akan diganti dengan kegiatan yang lebih efektif. Jika ada program layak lanjut, akan ada dua evaluasi yang dinilai; apakah perlu diadakan perubahan atau tidak. Biasanya, evaluasi program kerja dilakukan setiap tiga kali dalam setahun.
Tips Aplikasi HRIS untuk Memudahkan Proker HRD
Untuk mengakomodasi proker HRD, sulit rasanya jika tidak mengandalkan teknologi HRIS atau Human Resources Information System sebagai salah satu elemen pelengkap program kerja HRD. HRIS adalah sebuah sistem manajemen informasi HR berbasis software yang memungkinkan seluruh pekerjaan HR dapat dilakukan dengan mudah dengan bantuan teknologi.
Penggunaan HRIS ini ternyata sudah menjadi perhatian banyak perusahaan, Gartner salah satu firma konsultasi teknologi perusahaan menyatakan bahwa 90% HR leaders di dunia sudah mengalokasi dana untuk kebutuhan teknologi HR. Untuk itu, Anda sebagai salah satu HRD, harus sudah mempertimbangkan penggunaan teknologi HRIS ke dalam program kerja Anda.
Itulah yang perlu Anda ketahui tentang program kerja seorang HRD. Salah satu penyedia layanan HRIS di Indonesia adalah BroadwaysHR yang sudah dipercaya oleh berbagai jenis industri mulai dari industri kecil hingga skala besar. Sebagai penyedia software HRIS, BroadwaysHR memiliki berbagai fitur. Berikut adalah fitur-fitur yang dimiliki aplikasi BroadwaysHR beserta fungsinya.
- Organization Development untuk pengembangan karyawan.
- Employee Management untuk urusan administrasi dan input data pekerja.
- Compensation and Benefit untuk penghitungan kompensasi, bonus, insentif, upah lembur, atau benefit lainnya.
- Payroll Management untuk otomatisasi pembayaran gaji pegawai.
- Time Management untuk pencatatan presensi karyawan yang lebih akurat.
- Travel Management untuk pengelolaan dan dokumentasi data-data terkait perjalanan dinas serta proses reimbursement karyawan.
- Social Security Management untuk memfasilitasi jaminan sosial pekerja.
- Employee Self Service untuk akses mandiri bagi karyawan terkait informasi dan hal-hal lain di dalam perusahaan melalui gawai masing-masing.
Segera nikmati berbagai fitur-fitur menarik yang tersedia di dalam aplikasi dan jangan lewatkan untuk coba gratis aplikasinya di sini selama 30 hari sekarang juga!
