Simak 5 Tahapan Wujudkan Project Management yang Efektif

Dalam dunia bisnis yang serba cepat saat ini, project management adalah alat bisnis yang penting dan dibutuhkan oleh perusahaan, apa pun ukuran dan industrinya. Seperti apa pengertian dasar yang perlu Anda pahami mengenai jenis management satu ini?

Project management atau manajemen proyek adalah serangkaian tindakan perencanaan, pengorganisasian, dan pengelolaan proyek untuk mencapai hasil yang sebelumnya telah ditentukan. Hampir semua jenis bisnis mengandalkan proyek untuk meraih goals jangka pendek dan jangka panjang. Tidak seperti “management” pada umumnya yang berlangsung secara berkelanjutan, fokus project management adalah hasil akhir dan rentang waktu yang terbatas untuk menyelesaikannya. Di sinilah peran seorang project manager dibutuhkan untuk membuat semua anggota timnya bekerja menyelesaikan proyek agar selesai sesuai timeline.

Dalam artikel ini mari pahami tools, pendekatan, serta tahapan proses yang dilalui dalam sebuah project management. 

Tools yang Dibutuhkan dalam Manajemen Proyek

Ada berbagai tools manajemen proyek yang digunakan untuk mengelola proyek secara online. Biasanya para manajer proyek memanfaatkan beberapa tools berikut ini:

1. Project Dashboard

Project dashboard adalah alat pelacakan proyek (project tracking tools) yang membantu untuk memantau biaya, detail tugas, dan progress dari sebuah proyek. Tools ini sangat bermanfaat selama pelaksanaan proyek karena membantu project manager dengan cepat menentukan apakah proyek mereka berjalan sesuai plan atau tidak.

2. Gantt Chart

Bagan Gantt adalah representasi visual dari timeline project yang merincikan semua tugas proyek dalam satu grafik. Gantt chart ini digunakan untuk kemudahan perencanaan proyek, penjadwalan proyek, manajemen tugas, dan manajemen sumber daya. Para manajer proyek dapat dengan mudah menjadwalkan proyek mereka dengan bagan ini, sehingga tugas dapat selesai sesuai dengan timeline-nya. 

3. Kanban Board

Alat manajemen proyek ini memungkinkan manajer proyek dan anggota tim memvisualisasikan tugas secara mudah serta mendorong kolaborasi tim. 

Pendekatan yang Digunakan dalam Project Management

1. Tradisional

Jenis pendekatan manajemen proyek tradisional cukup sederhana dilaksanakan. Ini adalah cara manajer proyek untuk mencapai hasil yang diinginkan dalam jangka waktu tertentu serta tidak melebihi anggaran yang ditetapkan.

Misalnya, Anda telah melakukan suatu proyek secara berulang-ulang dan memahami bagaimana prosesnya. Anda bisa memilih menggunakan manajemen proyek tradisional untuk melaksanakannya, dengan lima tahap dasarnya: inisiasi, perencanaan, eksekusi, kontrol, dan project closure. 

2. Lincah/Gesit (Agile)

Manajemen proyek yang gesit sama halnya dengan fleksibel, yaitu terus berubah. Dengan pendekatan ini, proyek bekerja lebih lancar serta waktunya fleksibel. Saat ada feedback dari timnya, manajer akan mulai membuat perubahan untuk memperbaiki kesalahan.

3. Waterfall

Pendekatan ini cocok diterapkan untuk proyek yang memiliki langkah-langkah linier. Gambaran proyek linier itu seperti halnya Anda merias wajah, dimulai dari foundation, blush on, baru kemudian maskara. Anda tidak dapat melakukan langkah lain sebelum langkah awal diselesaikan. Begitu juga Anda tidak dapat kembali ke langkah sebelumnya yang sudah dilakukan.

4. System

Pendekatan manajemen proyek yang direpresentasikan melalui gambar, mulai dari perencanaan, monitoring, dan langkah-langkahnya hingga proyek selesai. Menggunakan pendekatan ini, manajer proyek dapat meninjau serta menilai proyek.

5. Program Management

Pendekatan ini berguna bagi manajer yang harus menangani banyak proyek sekaligus. Program management paling sering digunakan untuk proyek yang memiliki tujuan utama meningkatkan fungsionalitas. 

Tahapan Proses Project Management adalah..

Berikut ini akan diuraikan setiap tahapan proses yang perlu dilakukan untuk mengelola proyek agar berjalan lancar.

1. Inisiasi Proyek

Tahapan awal yang dilalui di mana manajer proyek harus membuktikan bahwa proyek tersebut memiliki nilai dan layak. Cara melakukannya adalah dengan memeriksa serangkaian dokumen manajemen proyek. Di antaranya business case untuk menelusuri kebutuhan proyek, tujuan proyek, serta laba atas investasi. Berikutnya studi kelayakan (feasibility study) yang membuktikan bahwa proyek dapat dilaksanakan dalam waktu dan biaya yang masuk akal. 

Untuk melaksanakan proyek apa pun, sumber daya sangat diperlukan, termasuk membuat project team. Manajer proyek perlu membuat job description, peran, dan tanggung jawab masing-masing anggota tim. Selain itu, manajer dan tim yang terlibat memerlukan ruang fisik berupa kantor, serta software dan tools apa pun yang dibutuhkan.

Setelah semuanya dipersiapkan, project team menentukan kapan kickoff meeting agenda. Ini mempertemukan project team dan stakeholders untuk menyepakati goals, sasaran proyek, ruang lingkup, dan timeline.

2. Perencanaan Proyek (Project Planning)

Tujuan dari tahap perencanaan proyek adalah membuat rencana proyek yang mencakup bagaimana pengelolaan project selama pelaksanaannya. Beberapa komponen dalam project planning yang perlu dipersiapkan adalah:

• Project schedule, yang menentukan timeline pelaksanaan tugas dan alokasi sumber daya. Project manager perlu memantau jadwal proyek menggunakan time tracking tools.
• Project budget, jumlah dari semua perkiraan biaya proyek yang perlu dikendalikan.
• Scope management plan, mengelola ruang lingkup proyek selama dilaksanakan untuk menghindari scope yang melebar.
• Resource management plan, menjelaskan bagaimana sumber daya diperoleh, dialokasikan, dan dikelola untuk proyek.

3. Eksekusi Proyek (Project Execution)

Tahapan ketiga project management adalah eksekusi pelaksanaan proyek yang sudah direncanakan untuk mencapai tujuan secara efektif. Pada tahap eksekusi ini, manajer proyek perlu mengawasi semua project management knowledge areas saat proyek mereka yang berjalan menuju tahap pemantauan. 

Selama tahap ini, manajer proyek merealokasi sumber daya serta menyesuaikan waktu dan scope sesuai kebutuhan agar tim tetap bekerja. Selain itu, manajer proyek mengidentifikasi dan memitigasi risiko, menangani masalah, serta melakukan perubahan.

4. Pemantauan dan Pengendalian Proyek (Project Monitoring and Control)

Tahap manajemen proyek berikutnya adalah pemantauan dan pengendalian proyek. Proses ini memantau progress dan kinerja proyek agar tetap berjalan sesuai timeline dan anggaran. Output-nya berupa laporan yang berisi progress hingga data-data yang dibutuhkan stakeholders.

5. Project Closure

Tahapan kelima dari manajemen proyek adalah project closure, yaitu penyampaian final project kepada para stakeholders. Setelah approved, seluruh sumber daya dikerahkan, dokumentasi dilengkapi serta ditandatangani. Catat semua keberhasilan tim proyek dan jangan lupa rayakan bersama tim! 

Manajemen proyek di suatu perusahaan memerlukan project manager yang dapat memimpin pekerjaan selesai tepat waktu, sesuai anggaran, dan dalam ruang lingkup. Selain memiliki keahlian mumpuni dan pola pikir kolaboratif, manajer proyek membutuhkan tools yang tepat untuk mengelola tim serta tugas-tugas yang harus diselesaikan.

Jika Anda adalah seorang manajer proyek atau terlibat sebagai anggota tim di bawahnya, cobalah fitur Organization Management milik BroadwaysHR GRATIS selama 30 hari. Buktikan sendiri bahwa aplikasi HRIS terbaik di Indonesia ini dapat membantu merevolusi cara Anda mengelola proyek. Klik di sini untuk informasi lebih lanjut atau coba gratis aplikasinya di sini.