Apa itu Presensi? Kenali Manfaat Sistemnya bagi Perusahaan

Apa itu presensi? Secara sederhana presensi adalah alat dokumentasi jam kerja karyawan (termasuk lembur). Presensi juga bisa dirancang untuk menggabungkan informasi tentang libur, cuti sakit, dan libur hari raya. Dilansir dari Kamus Besar Bahasa Indonesia, presensi diartikan sebagai kehadiran. Kehadiran menjadi hal yang sangat penting bagi karyawan.

Perusahaan menggunakan sistem presensi untuk memonitor kegiatan serta produktivitas karyawan dari jumlah kehadirannya. Dengan perusahaan memantau kehadiran karyawan, maka perusahaan tersebut bisa menilai kinerja karyawannya. Hal ini penting bagi badan usaha karena salah satu nilai untuk mengembangkan bisnis tergantung dengan tingkat produktivitas karyawannya.

Pentingnya Presensi

Mengapa presensi penting bagi perusahaan? Selain melihat produktivitas karyawan, presensi bisa membuat membuat karyawan disiplin. Berikut beberapa alasan pentingnya presensi dalam perusahaan, yaitu:

1. Menjaga Keakuratan Data

Apa itu presensi atau data kehadiran menjadi data penting bagi perusahaan untuk mengetahui siapa saja karyawan yang masuk dan libur atau cuti. Jumlah karyawan yang banyak terkadang membuat admin salah memasukkan data, misalnya jam masuk dan pulang. Dengan adanya sistem presensi, maka data yang ada bisa dilihat secara real time atau di waktu saat itu juga, sehingga meminimalkan kesalahan input data.

2. Mendata Kehadiran Karyawan

Kehadiran karyawan harus tercatat perusahaan setiap hari. Data presensi karyawan berguna untuk evaluasi perusahan maupun sebagai dasar untuk keperluan perusahaan, seperti menaikkan gaji karyawan atau membayar gaji per bulan.

3. Data Hitung Gaji

Karyawan perusahaan tidak hanya memiliki gaji pokok bulanan, tetapi juga mempunyai nominal upah per hari yang jumlahnya didapat dari pembagian total gaji pokok dengan jumlah hari kerja dalam sebulan. Presensi menjadi data penting bagi Human Resource untuk menghitung besaran upah yang harus dibayarkan kepada karyawan di bulan tersebut. Perusahaan akan melakukan pengurangan gaji, berdasarkan jumlah hari karyawan tidak masuk tanpa keterangan. Hal tersebut akan muncul pada slip gaji karyawan.

4. Menghindari Kecurangan

Presensi bisa menghindari kecurangan karyawan untuk memanipulasi data kehadiran. Kecurangan yang umum dilakukan adalah “titip absen” kepada rekan kerjanya. Sehingga sistem presensi bagi perusahaan sangat baik dilakukan agar karyawan bisa lebih disiplin.

5. Data Sisa Cuti Karyawan

Berdasarkan data presensi, Human Resource atau HR dapat melihat sisa cuti karyawan dan siapa saja yang mengambil cuti pada bulan tersebut.

6. Administrasi Tercatat Rapi

Presensi membuat pencatatan administrasi menjadi lebih rapi dan tertata. Terlebih jika menggunakan sistem presensi online seperti BrodwaysHR.

Jenis-Jenis Presensi

Melihat berbagai alasan pentingnya presensi, maka menjadi suatu kewajiban bagi perusahaan untuk memiliki sistem presensi yang baik. Apa itu presensi dan jenis-jenis presensi yang bisa digunakan? Simak penjelasannya berikut:

1. Sistem Amano atau Ceklok

Sistem ini menggunakan kartu khusus dan pena serta mesin Amano untuk mencatat kehadiran karyawan. Teknik ini sudah lama digunakan di berbagai perusahaan. Cara kerjanya, karyawan memasukkan kartu khusus presensi ke dalam lubang mesin Amano. Mesin Amano secara otomatis akan mencetak waktu kehadiran karyawan ke dalam kartu tersebut.

Hanya saja, jika tidak ada orang yang memantau, banyak karyawan yang melakukan titip absen kepada rekan kerja lainnya. Selain itu, sistem ini boros pada pembiayaan kartu presensi.

2. Sistem Kartu

Perusahaan bisa menggunakan sistem kartu untuk presensi karyawan. Setiap karyawan dibekali kartu identitas atau ID card perusahaan. Tak hanya untuk tanda pengenal, ID card tersebut sebagai alat pendeteksi kehadiran karyawan.

Cara menggunakan sistem kartu untuk presensi cukup mudah. Karyawan bisa langsung menempelkan kartu ke mesin pembaca kehadiran atau menggesek pada slot mesin yang tersedia. Kemudian sensor mesin akan membaca nomor ID yang masuk dan secara otomatis data karyawan yang hadir akan langsung tercatat.

Hanya saja sistem kartu memiliki kelemahan, yaitu karyawan bisa menitipkan ID cardnya kepada teman untuk di tap pada mesin kehadiran.

3. Sistem Password

Jenis presensi selanjutnya yaitu sistem password. Karyawan perusahaan memiliki password yang berbeda-beda, sebagai identitas mereka. Sistem ini memang kurang popular, tetapi cukup mudah juga untuk dilakukan.

Karyawan hanya perlu memasukkan password-nya setiap datang ke kantor. Hanya saja, sistem ini memiliki beberapa kelemahan, di antaranya bisa jadi karyawan lupa password dan harus mengurusnya atau bisa juga menitipkan password-nya kepada teman untuk diinput sebagai data kehadiran.

4. Sistem Sidik Jari (Fingerprint)

Sistem sidik jari atau fingerprint menjadi populer digunakan banyak perusahaan. Selain sistem yang sederhana, dengan fingerprint karyawan tidak bisa menitipkan presensi kehadiran kepada teman. Pengambilan data menggunakan sidik jari karyawan yang sebelumnya sudah terekam dan terdata pada mesin fingerprint.

Fingerprint setiap orang tentu berbeda-beda, sehingga mesin kehadiran bisa mengetahui siapa yang sedang menempelkan sidik jarinya. Hal ini meminimalkan kecurangan, karena karyawan harus menempelkan sidik jari mereka kepada mesin pemindai.

Ketika Human Resource membutuhkan data kehadiran, cukup mengunduh data kehadiran karyawan yang sudah tercatat atau ter-record mesin sidik jari.

5. Sistem Presensi Online

Jenis presensi yang terakhir yaitu sistem presensi online, di mana data kehadiran karyawan disimpan dalam database berbasis cloud. Kelebihan sistem presensi online adalah perusahaan tidak harus memiliki perangkat keras untuk menyimpan data kehadiran karyawan.

Kebanyakan perusahaan yang menggunakan sistem presensi online merupakan perusahaan yang memiliki mobilitas tinggi. Sehingga karyawan bisa melakukan input data kehadiran di mana saja.

Baca juga: 5 Alasan Kenapa Anda Harus Beralih ke E Absen Sekarang Juga!

Sumber : Freepik

Manfaat Sistem Presensi

Sistem presensi online tentu memiliki cukup manfaat, di antaranya:

1. Data Akurat

Dengan sistem presensi online, data absensi karyawan otomatis ter-update dan Human Resource tak perlu meluangkan waktu untuk memverifikasi ulang data kehadiran ke masing-masing karyawan. Human Resource cukup menanyakan ke karyawan yang tidak menginput data kehadiran ke sistem jika tidak ada alasan atau catatannya.

2. Terintegrasi Payroll

Presensi online termasuk sistem yang bisa diintegrasikan dengan payroll atau sistem penggajian karyawan dengan tanggal pencairan yang suda ditentukan. Sistem presensi online di update secara realtime, sehingga HR bisa langsung merekap gaji karyawan dengan mudah dan cepat.

3. Hemat Budget

Sistem presensi online yang berbasis data cloud atau online tidak membutuhkan infrastruktur dengan biaya yang mahal. Karyawan bisa mengakses melalui smartphone dan HR bisa mengunduhnya dengan gawai apa saja.

Penerapan sistem presensi online membuat kinerja perusahaan menjadi lebih efektif dan efisien dari segi waktu.

Fitur BrodwaysHR

Dari penjelasan di atas tentu perusahaan bisa memanfaatkan sistem presensi online. BrodwaysHR merupakan salah satu sistem presensi online yang memiliki kelebihan. Berikut fitur presensi online dari BrodwaysHR:

1. Fitur Kehadiran

Fitur utama sistem presensi online tentu presensi kehadiran karyawan. Dengan sistem ini, tim HR bisa memantau kehadiran karyawan secara realtime dan memudahkan tim HR untuk melihat seberapa besar kedisiplinan setiap karyawan.

2. Pengajuan Izin atau Cuti

Dengan sistem presensi online karyawan bisa mengajukan cuti atau izin dengan mudah. Jika dulu karyawan harus menyerahkan surat izin kepada HR untuk pengajuan cuti atau izin, kini karyawan bisa input data cuti atau izin dengan aplikasi presensi online. Cukup mengunggah bukti surat dokter atau surat lain yang dibutuhkan.

3. Pencatatan Jam Lembur

Bagi karyawan yang harus lembur atau overtime dalam pekerjaan bisa tercatat secara langsung dalam sistem presensi online. Sehingga tim HR bisa melakukan penambahan upah sesuai jam lebur yang dilakukan karyawan.

4. Database Karyawan

Fitur sistem presensi dari BrodwaysHR juga memberikan ruang yang cukup besar untuk menyimpan database karyawan dengan lengkap. Aplikasi ini memudahkan tim HR untuk mengatur jadwal kerja dan cuti, memantau lokasi presensi karyawan, dan input data terkait karyawan dengan mudah.

5. Otomatis Mencatat Data Absensi

Presensi online dari BrodwaysHR juga memberikan fitur pencatatan otomatis, sehingga meringankan tim HR terkait pencatatan kehadiran kerja karyawan. Tim HR tidak perlu melakukan rekapitulasi secara manual terkait presensi karyawan. Selain itu, karyawan juga bisa melihat riwayat presensi yang sudah dilakukan di bulan-bulan sebelumnya.

 Baca juga: Ketahui 7 Fitur Unggulan dalam Absensi Mobile dan Kelebihannya

Digitalisasi pada semua bidang mengharuskan perusahaan turut berkembang mengenal apa itu presensi online. Sistem presensi yang digital membantu Tim HR perusahaan untuk bisa Kelola HR lebih mudah & efisien terhadap karyawannya. Perubahan ini tentu membutuhkan kemauan dari pihak perusahaan untuk turut menjadi digital. Kami bantu perusahaan Anda untuk lebih efisien dengan sistem presensi digital. Konsultasikan kebutuhan Anda dengan tim kami! Daftar FREE TRIAL sekarang!