Scenario Planning Adalah: Definisi, Jenis, hingga Peran HR

Perencanaan skenario atau scenario planning adalah praktek terstruktur untuk menggambarkan dan mengantisipasi kejadian dan kondisi di masa depan apa yang mungkin terjadi. Ini adalah teknik yang berguna dalam perusahaan perencanaan strategi perusahaan dan strategi pemasaran, terutama dalam melihat potensi kebutuhan masa depan, pasar, dan produk. Dalam artikel ini, akan dibahas lebih dalam mengenai dampak dari penerapan perencanaan skenario dan juga peran HR dalam penerapannya.

Jenis dan Metode Scenario Planning

Sumber: iStockPhoto

Proses perencanaan biasanya dimulai dengan analisis lingkungan perusahaan menggunakan analisis PESTEL dan kemudian memilih indikator kritis yang mewakili peluang dan ancaman bagi perusahaan melalui analisis SWOT. Untuk memperkirakan dampaknya di masa depan, perusahaan menggunakan beberapa teknik, misalnya teknik Delphi. Serangkaian metode ini biasanya tidak lebih dari 3 skenario (pesimis, dasar dan optimis) kemudian dapat dikembangkan berdasarkan prediksi alternatif. Tindakan utama dapat diidentifikasi untuk mengembangkan kemampuan perusahaan dalam menyampaikan sasaran-sasaran ini, sesuai dengan skenario yang paling mungkin.

Jenis-jenis perencanaan skenario untuk perusahaan adalah sebagai berikut.

1. Skenario Kuantitatif

Model keuangan ini memungkinkan penyajian versi terbaik dan terburuk dari output model.Jenis skenario ini dapat dengan cepat diubah dengan mengubah sejumlah variabel/faktor. Skenario kuantitatif juga digunakan untuk mengembangkan prakiraan bisnis tahunan. Metode ini mengasumsikan variabel-variabel utama diketahui dan hubungan di antara mereka adalah tetap.

2. Skenario Operasional

Ini adalah salah satu jenis scenario planning yang paling umum yang akan dilakukan organisasi secara internal. Skenario operasional secara khusus mengeksplorasi dampak langsung dari suatu peristiwa. Kemudian memberikan implikasi strategis jangka pendek.

3. Skenario Normatif

Skenario ini menggambarkan kondisi akhir yang diinginkan atau dapat dicapai. Metode ini merupakan perencanaan yang kurang objektif dan lebih diarahkan pada pernyataan tujuan. Tujuan-tujuan ini tidak selalu tentang visi organisasi, tetapi lebih kepada bagaimana perusahaan ingin beroperasi di masa depan. Skenario normatif sering kali digabungkan dengan jenis scenario planning lainnya karena skenario ini memberikan rangkuman perubahan dan daftar aktivitas yang ditargetkan.

4. Skenario Manajemen Strategis

Pada dasarnya, skenario ini tidak banyak menjelaskan tentang perusahaan atau industri, namun lebih banyak tentang lingkungan tempat produk dan layanan dikonsumsi. Skenario ini sering kali merupakan skenario yang paling menantang bagi para pemimpin perusahaan untuk disusun karena memerlukan pandangan industri, ekonomi, dan dunia yang luas.

Sisi positifnya, skenario ini memberikan kebebasan kepada para perencana untuk melakukan brainstorming keputusan dan mandat untuk bercerita secara luas. Dalam beberapa kasus, perusahaan mendatangkan analis atau bahkan yang disebut futuris.

Dampak dalam Implementasi

Latihan scenario planning yang komprehensif membutuhkan waktu, tenaga, dan uang. Berikut adalah keuntungan dan kekurangan dari penerapan perencanaan skenario:

Keuntungan

1. Perencanaan skenario akan membantu para eksekutif memahami dampak dari berbagai peristiwa yang mungkin terjadi.
2. Tim keuangan, operasional dan tim lainnya dapat mempersiapkan mitigasi risiko lebih awal.
3. Ada unsur manajemen pengetahuan. Dengan melibatkan personil kunci, perusahaan dapat memperoleh wawasan dan rekomendasi mereka.
4. Jika para pemangku kepentingan tidak dapat hadir saat terjadi peristiwa ekstrim, perusahaan memiliki dokumentasi untuk dijadikan acuan.

Kekurangan

1. Perencanaan skenario adalah pekerjaan yang berpotensi sangat besar. Ini bisa menjadi proses yang panjang untuk mengumpulkan data dan faktor pendorong. Bagi perusahaan besar, rencana bisa memakan waktu berbulan-bulan untuk dibuat.
2. Faktor-faktor yang memengaruhi rencana dapat berubah dengan cepat. Itu berarti perencanaan skenario haruslah merupakan proses yang hidup, dengan pembaruan yang terus menerus seiring dengan perubahan kondisi dan asumsi.

3 Langkah untuk Perencanaan Skenario yang Efisien

Sumber: iStockPhoto

1. Identifikasi Pemicu Kritis

Saat menghadapi krisis, para pemimpin keuangan dengan cepat membuat pedoman tentang bagaimana organisasi harus merespons dengan mengembangkan beberapa skenario. Skenario-skenario ini dibangun di atas serangkaian asumsi seputar peristiwa yang memengaruhi kelangsungan hidup organisasi dan harus memicu serangkaian tindakan. Pada saat krisis, perusahaan perlu menggabungkan data historis dengan hasil yang masuk akal untuk menentukan konsekuensi bagi setiap bagian organisasi.

Rencana skenario dapat memberikan ruang bagi para pemimpin untuk memperlambat dan menilai faktor-faktor ekonomi, politik dan lingkungan. Faktor-faktor yang diprioritaskan ini merupakan bagian penting dari skenario krisis.

2. Tetaplah Sederhana

Ketika membuat beberapa skenario, mudah bagi tim keuangan untuk merasa kewalahan dengan berbagai kemungkinan hasil. Bagaimana seseorang dapat merencanakan dengan baik untuk begitu banyak kemungkinan? Sederhananya, Anda tidak bisa. Itulah mengapa yang terbaik adalah membuatnya tetap sederhana.

Fokuslah pada 2-3 ketidakpastian utama dan buatlah skenario dari kondisi tersebut. Pemimpin keuangan perlu memprioritaskan dan mengembangkan perspektif tentang setiap skenario untuk membantu perusahaan menavigasi.

3. Bangun Strategi Respons yang Agile

Setiap skenario harus berisi detail yang cukup untuk menilai kemungkinan keberhasilan atau kegagalan berbagai opsi strategis. Setelah semua ini siap, pemimpin keuangan dapat membuat kerangka kerja yang membantu tim eksekutif mengambil keputusan. Setiap keputusan yang diambil perlu dipantau secara real-time sehingga tim dapat dengan cepat merespons secara berkelanjutan.

Peran HRIS dalam Penerapan Perencanaan Skenario

Melakukan scenario planning adalah sangat penting untuk Anda yang berada di pasar kompetitif dan industri yang bergerak dengan cepat. Selain untuk proses mitigasi risiko, proses scenario planning juga sangat penting untuk memastikan operasional bisnis berjalan dengan efisien sekalipun terjadi hal yang diluar kendali Anda, misalnya seperti pandemi Covid 19 kemarin. Data memainkan peran penting dalam proses pembuatan scenario planning, salah satunya adalah data keuangan.

Untuk proses pengelolaan data keuangan dan pembukuan yang lebih efektif, Anda bisa mencoba menggunakan aplikasi HRIS yang mudah digunakan seperti BroadwaysHR. Dalam aplikasi ini, terdapat beberapa fitur yang bisa Anda gunakan, seperti Organization Development. Fitur tersebut bisa Anda gunakan untuk merancang scenario planning seperti yang telah dijelaskan di atas. Untuk bisa menikmati fitur tersebut secara GRATIS selama 30 hari, Anda dapat melakukan registrasi di sini.