Implementasi Absensi Digital di Perusahaan, Ini Kelebihannya
Karyawan adalah aset berharga dan garis terdepan perusahaan. Terutama di era digital, perusahaan dapat mencapai tujuan dan kesuksesan hanya bersama karyawan. Untuk tetap menjaga kenyamanan dan mempertahankan karyawan, pengelola Sumber Daya Manusia (SDM) perlu memiliki sistem perusahaan terbaik.
Seiring berkembangnya zaman, terutama karena adanya pandemi, trend remote working kini banyak digunakan perusahaan sebagai cara yang lebih efektif dan efisien untuk karyawan. Sebagai salah satu metode yang cukup populer dibandingkan dengan aplikasi fingerprint/absen sidik jari adalah sebuah sistem kehadiran secara daring yang lazimnya dikenal sebagai aplikasi absensi digital. Apa yang membuat jenis absensi ini lebih baik dibanding aplikasi absensi lainnya? Simak 7 keuntungan menerapkan absensi digital di perusahaan.
7 Kelebihan Absensi Digital
1. Biaya Infrastruktur dan Maintenance Relatif Murah
Aplikasi absensi digital dapat diunduh secara gratis pada Play Store (Android) atau App Store (iOS) melalui gawai yang dimiliki masing-masing karyawan.
2. Integrasi Data dengan Aplikasi HRIS
Aplikasi absensi online dapat diintegrasikan dengan aplikasi Human Resource Information System (HRIS) sehingga data absen sidik jari/fingerprint yang terekam, dapat masuk ke aplikasi HRIS secara otomatis tanpa perlu adanya pemindahan data secara manual.
3. Mengakomodasi Kebutuhan dan Fleksibilitas Remote Working
Memudahkan pengelolaan karyawan yang memiliki jam kerja fleksibel. Aplikasi absensi daring juga mengakomodasi kebutuhan karyawan yang bekerja secara remote, karena mereka tidak perlu hadir ke kantor hanya untuk absen sidik jari.
4. Akurasi Data Tinggi dan Dapat Diandalkan Dibanding Software Absensi Sidik Jari
Pencatatan data lokasi serta waktu check-in/check-out dapat dipastikan akurat, karena aplikasi ini memanfaatkan fitur clock dan absensi berbasis GPS tracking pada masing-masing gawai.
5. Lebih Fleksibel
Absensi konvensional atau luring seperti menggunakan mesin sidik jari tidak bisa mengakomodasi kebutuhan karyawan ketika menerapkan remote working. Berbeda dengan absensi daring gratis untuk pegawai yang sesederhana bisa menggunakan Google Forms yang berbasis situs.
Karyawan dapat mengaksesnya di mana saja sehingga karyawan yang mobile juga lebih dimudahkan. Jenis absensi pegawai atau karyawan secara daring lainnya seperti aplikasi absensi digital juga menawarkan fleksibilitas yang tidak bisa didapatkan pada sistem absensi konvensional yang lain.
6. Lebih Efektif dan Aman
Bukan hanya bagi karyawan, absensi online untuk karyawan juga memudahkan Anda sebagai HR dalam merekam waktu kerja karyawan. Program absensi untuk karyawan secara daring ini juga bersifat real-time, sehingga sulit bagi karyawan untuk mengubah data absensi. Sekalipun bisa, maka akan ketahuan siapa yang menggantinya.
7. Efisien dan Hemat dalam Biaya
Jika Anda memerlukan biaya termasuk perawatan ketika menggunakan mesin absensi sidik jari, program aplikasi absensi karyawan secara daring berbasis situs ini bisa Anda lakukan secara gratis. Sekalipun mengeluarkan biaya, sistem absensi daring untuk karyawan merupakan investasi terbaik bagi perusahaan karena penggunaannya yang lebih komprehensif dibanding mesin manual.
Jenis Absensi Digital
Ada beberapa jenis aplikasi untuk absensi digital, di antaranya adalah sebagai berikut.
1. Fitur Aplikasi Time Management – BroadwaysHR
Pencatatan waktu kerja secara fleksibel mengikuti kebijakan perusahaan dalam pengaturan waktu kerja, kebijakan lembur, kebijakan ganti libur, dan lembur. Data absensi terkirim otomatis dan digunakan untuk perhitungan penggajian karyawan.
2. Time Clock – Homebase
Aplikasi absensi daring Android ini bisa didapatkan secara gratis dengan beberapa fitur menarik yang ditawarkan, mulai dari kontrol absensi, fitur penjadwalan rekrutmen serta bisa diakses dengan beberapa pilihan paket. Fiturnya user friendly dengan berbagai kemudahan yang ditawarkan misalnya saja membuat jadwal dan pelacakan jam.
3. Clockify – Time Tracker
Aplikasi absen karyawan Android ini juga gratis untuk memudahkan pengelolaan absensi dengan dua fitur utama time tracker dan timesheet. Clockify juga menghadirkan performance and project review report yang berfungsi memudahkan pemantauan kinerja karyawan.
4. When I Work
Aplikasi absen android daring ini lebih cocok untuk bisnis ataupun usaha kecil karena gratis hanya untuk digunakan 75 karyawan saja, di luar itu dikenakan biaya. Fitur pada aplikasi ini juga cukup lengkap mulai dari pengelolaan shifting, jam lembur, attendance monitoring, team message hingga penjadwalan karyawan.
5. Quickbooks Time
Menyediakan fitur timesheet, Quickbooks Time memberikan kenyamanan HR untuk monitoring aktivitas pegawai. Aplikasi ini memiliki fitur memeriksa waktu, membuat jadwal, mengelola waktu istirahat, dan melacak berapa lama pegawai bekerja.
Absensi Digital, Amankah?
Meskipun saat ini sudah banyak perusahaan yang beralih menggunakan aplikasi absensi digital, namun masih ada beberapa perusahaan yang masih bertahan untuk menggunakan perangkat pemindai sidik jari dalam mencatat kehadiran karyawan. Salah satu alasannya adalah data absensi karyawan tersimpan di mesin fingerprint yang mudah diunduh. Artinya, penyimpanan data sepenuhnya ada di bawah kendali perusahaan.
Secara teknis, penggunaan aplikasi absensi digital justru lebih aman ketimbang absensi manual yang tidak dibekali back-up data. Meski data tidak berada di perusahaan, bukan berarti penyimpanannya tidak terjamin. Selain itu, akses data sepenuhnya ada di tangan pengguna.
Nah, itulah yang perlu Anda ketahui tentang penerapan absensi digital dalam organisasi ataupun perusahaan. Dengan menggunakan aplikasi digital, karyawan bisa mengajukan cuti hingga lembur hanya dengan menggunakan gawainya saja. Tentunya harus tetap dengan persetujuan atasan. Pengajuan cuti dari karyawan tersebut akan langsung muncul sebagai notifikasi pada aplikasi. Sehingga bisa diakses di mana pun, bahkan ketika tidak berada di kantor.
Sebagai HR yang Anda bisa mengatur proses absensi digital dengan lebih mudah melalui aplikasi BroadwaysHR pada fitur Time Management secara GRATIS selama 30 hari. Klik di sini untuk informasi selengkapnya, atau coba gratis aplikasinya di sini.
