Analisis Beban Kerja: Manfaat, Faktor, dan Cara Hitungnya
Beban kerja yang berlebihan dapat memicu kelelahan serta stres berkepanjangan yang berdampak pada kesehatan fisik dan mental. Stres dan jenuh terjadi saat pekerja dibebani dengan beban kerja yang berlebihan serta dituntut cepat diselesaikan. Untuk mencegah permasalahan ini, Anda harus melakukan analisis beban kerja dalam bisnis yang dijalankan.
Analisis beban kerja atau workload analysis adalah proses sistematis yang dilakukan untuk menentukan jumlah tenaga kerja berdasarkan lama jam kerja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan. Intinya, proses ini dilakukan untuk menentukan kebutuhan tenaga kerja yang optimal untuk perusahaan. Pada artikel ini akan dibahas manfaat, faktor hingga metode perhitungan menganalisa beban kerja yang tepat. Silahkan disimak!
Manfaat Menganalisa Beban Kerja
Menganalisis beban kerja dilakukan untuk menentukan kebutuhan tenaga kerja untuk perusahaan. Workload analysis bermanfaat untuk menilai apakah beban kerja yang diberikan kepada karyawan telah memadai atau tidak. Saat dilakukan dengan tepat, maka akan menciptakan pendelegasian kerja yang seimbang. Intinya memastikan bahwa setiap karyawan mendapatkan pembagian kerja yang adil dan tidak timpang.
Workload analysis yang baik sangat menguntungkan bagi produktivitas perusahaan. Strategi bisnis ini akan menggali karyawan potensial yang kemudian ditempatkan pada posisi yang tepat. Ini diperlukan untuk kebutuhan perusahaan di masa kini dan mendatang dalam mencapai business goals.
Faktor dalam Perhitungan Analisis Beban Kerja
Terdapat beberapa faktor yang diperhitungkan dalam menghitung workload secara maksimum, meliputi:
1. Jam Kerja yang Bersifat Aktual Efektif
Beban kerja yang aktual serta jam kerja menjadi indikator utama dalam melakukan workload analysis. Dengan memperhatikan sekaligus mempertimbangkan jam kerja yang aktual untuk setiap individu, maka departemen HR dan perusahaan dapat melihat detail hari kerja secara lebih efektif.
2. Waktu Kerja
Waktu kerja artinya waktu yang diperlukan individu untuk merampungkan rangkaian alur kerja yang menjadi tanggung jawabnya. Tugas perusahaan adalah menentukan waktu kerja secara akurat sebelum melakukan perhitungan workload analysis.
3. Volume atau Jumlah Pekerjaan
Jumlah pekerjaan yang dimaksud termasuk beban kerja yang ditanggung oleh setiap karyawan di perusahaan tempatnya bekerja. Karena sangat bervariasi antar karyawan, beban kerja menjadi variabel yang dinamis dalam perhitungan workload analysis.
4. Beban Kerja
Terakhir, faktor terpenting dalam perhitungan workload analysis adalah beban kerja itu sendiri. Pertama, perusahaan menghitung beban kerja setiap waktu serta jumlah beban kerjanya. Dengan begitu, baru dapat menerapkan metode dan cara perhitungan secara tepat.
Metode Perhitungan Workload
Metode penghitungan beban kerja bersifat praktis empiris, artinya dilakukan berdasarkan fakta sebenarnya di lapangan untuk mengetahui banyaknya tenaga kerja yang dibutuhkan. Beberapa metode perhitungan yang dapat dipilih oleh perusahaan adalah sebagai berikut:
1. Metode Pertanyaan (Tanya Jawab)
Pihak perusahaan menyusun daftar pertanyaan yang akan ditanyakan kepada karyawan saat melakukan workload analysis. Pertanyaan bisa berbentuk open yang yang akan mengungkapkan detail tugas karyawan.
2. Metode Wawancara
Dalam penghitungan analisis workload bisa dengan cara mewawancarai setiap pekerja di perusahaan. Tujuan dilakukan wawancara untuk mendalami secara langsung beban kerja yang diberikan kepada setiap karyawan.
3. Metode Observasi
Pengamatan atau observasi membantu perusahaan menilai apakah setiap individu memang tepat dan cocok untuk menempati suatu jabatan tertentu. Dengan metode ini, maka perusahaan dapat mempertimbangkan bagaimana individu mampu melaksanakan pekerjaannya seperti harapan perusahaan. Metode ini sering diterapkan perusahaan untuk menganalisa beban kerja lebih cepat.
Cara Menghitung Beban Kerja Karyawan
Beberapa perusahaan masih menerapkan cara-cara sederhana dalam perhitungan workload setiap karyawan. Meski terlihat remeh, namun beban kerja setiap karyawan dapat memengaruhi minat serta hasil kerjanya. Untuk itu, mari kita pahami cara menghitung workload analysis.
1. Cara Pertama
Pertama, cara sederhana yang dilakukan perusahaan dengan mengolah data laporan workload dari unit pelaksana, yang kemudian dibuat secara khusus oleh perusahaan. Dalam menghitung beban kerja karyawan cukup mudah, yaitu mengalikan total beban kerja dengan waktu bekerja. Hasil akhir yang didapat menentukan posisi jabatan kemudian unit akan menghitung satuan orang per jam atau QJ.
2. Cara Kedua
Perhitungan workload analysis menggunakan cara yang membutuhkan ketelitian. Hitungan waktu yang digunakan meliputi harian, mingguan, bulanan, sampai tahunan.
Hitungan waktu efektif untuk bekerja harian, mingguan, bulanan, hingga tahunan adalah sebagai berikut:
Satu hari kerja adalah 7 jam x 60 menit, artinya dalam satu hari terdapat 420 menit. Berikutnya, waktu efektif 5 hari kerja dalam seminggu adalah, 5 hari x 7 jam x 60 menit sehingga jumlahnya 2.100 menit dalam seminggu. Sementara total waktu efektif kerja dalam setiap bulan, yakni 20 hari x 7 jam x 60 menit, yang hasilnya 8.400 menit dalam sebulan. Terakhir, waktu efektif selama setahun adalah 240 hari x 7 jam x 60 menit, hasilnya 100.800 menit.
Perlu Anda pahami, menganalisis beban kerja memerlukan proses yang cukup panjang, karena jabatan hingga background pendidikan karyawan menjadi faktor penentu seberapa besar kebutuhan pegawai. Dengan menerapkan cara-cara sederhana untuk menghitung besarnya kebutuhan karyawan, maka sistem kerja akan menyesuaikan.
Baca juga: 4 Cara Performance Review yang Harus Diketahui Manajer!
Untuk merancang sistem analisis beban kerja di perusahaan Anda, manfaatkan aplikasi HRIS yang untuk menghimpun data karyawan yang terintegrasi dengan jumlah jam kerja. Seluruh karyawan dapat memenuhi kebutuhan administrasi secara online, salah satu aplikasi HRIS yang bisa Anda andalkan adalah BroadwaysHR.
Mulai dari pencatatan kehadiran dan cuti karyawan, performance appraisal, hingga tugas yang telah diselesaikan dapat dipantau hanya melalui aplikasi. Soal jam kerja fleksibel juga dapat terukur dengan baik melalui BroadwaysHR.
Hubungi kami di sini untuk nikmati FREE TRIAL dan dapatkan informasi lebih jauh hanya untuk Anda! Mulai FREE TRIAL-nya sekarang juga.
