Intip Cara Membuat Daftar Hadir Online dengan Google Form!
Sebagai karyawan, absensi merupakan salah satu rutinitas yang harus dilakukan sebelum mulai bekerja. Data kehadiran karyawan dapat dilakukan dengan cara membuat daftar hadir online di Google Form. Di zaman digitalisasi seperti sekarang, tidak sedikit perusahaan yang mulai menggunakan absensi secara daring untuk kemudahan karyawan dan perusahaan sendiri. Salah satu cara untuk membuat daftar hadir online saat ini dapat melalui Google Form. Bagaimana caranya? Simak penjelasannya di bawah ini.
Sumber: iStockPhoto
Keuntungan Membuat Daftar Hadir Online
Berikut beberapa keuntungan menggunakan daftar hadir secara daring.
1. Data yang Sangat Akurat
Dengan memanfaatkan berbagai macam teknologi untuk membangun sistem e-absensi, maka seluruh data yang tersimpan di dalamnya pun merupakan data faktual yang akurat. Apalagi data ini telah terenkripsi dengan aman, sehingga datanya tidak dapat dimanipulasi. Karena hal itu, sistem e-absen ini juga dapat mengurangi baik terjadinya human error. Baik secara sengaja maupun tidak sengaja.
2. Hanya Memerlukan Sedikit Tenaga Kerja
Berkat sistemnya yang otomatis dan sudah terintegrasi, aplikasi absensi online tidak lagi memerlukan banyak tenaga kerja untuk mengurusi perihal absensi. Sehingga perusahaan dapat menghemat pengeluaran untuk memakai tenaga karyawan tambahan.
3. Terintegrasi dengan Sistem Lain
Sistem absensi telah terintegrasi dengan berbagai sistem lain seperti software payroll atau HRIS yang dapat membantu untuk mempermudah proses payroll gaji karyawan. Mulai dari penggunaan aplikasi absensi online pada setiap perangkat karyawan, hingga sistem cloud yang dapat membantu menyimpan seluruh data absensi karyawan secara aman.
4. Lebih Efisien dan Hemat Waktu
Sistem yang masih manual tentu memiliki celah yang bisa jadi kekurangan sistem itu sendiri. Seperti misalnya sistem absensi manual yang rawan terjadinya “titip absen.” Belum lagi, jika mesin absen hanya ada satu, hal ini akan menimbulkan antrean panjang, yang membuat karyawan bisa menjadi telat masuk kerja.
5. Efisiensi dari Segi Biaya
Ketika menggunakan sistem absensi manual, tentu Anda harus menyediakan berbagai perangkat untuk mendukung sistem tersebut, seperti mesin fingerprint. Jika perusahaan sudah memiliki banyak karyawan pun, Anda pasti membutuhkan lebih dari satu mesin. Tentu menyediakan mesin tersebut tidaklah dengan biaya yang sedikit. Jika perusahaan ingin melakukan efisiensi dari biaya tersebut, sistem absensi berbasis aplikasi online adalah jawabannya. Tak membutuhkan perangkat, hanya telepon seluler yang sudah dimiliki masing-masing karyawan. Perusahaan pun tetap bisa memonitor data kehadiran karyawan secara real time.
6. Rekapitulasi Lebih Mudah
Perusahaan juga akan mendapatkan keuntungan saat mengumpulkan data. Jika dengan sistem absensi manual, tim HR harus mencatat dan menghitung satu persatu. Dengan adanya sistem absensi berbasis aplikasi daring, persoalan rekapitulasi akan lebih mudah.
Biasanya aplikasi sudah terintegrasi, dan keseluruhan absen karyawan sudah tercatat. Jadi pada akhir bulan tim HR pun sudah bisa tinggal membuka data yang sudah direkapitulasi otomatis oleh sistem. Pastinya lebih hemat waktu dan tenaga, bukan?
7. Membuat Karyawan Lebih Produktif
Bisa dibilang kalau sistem absensi manual itu tentu lebih “repot.” Para karyawan pun tergolong lebih susah ketika harus mengajukan cuti atau lembur. Karena biasanya para karyawan yang ingin mengajukan cuti harus mengisi formulir, lalu meminta tanda tangan persetujuan atasannya atas cuti karyawan tersebut. Belum tentu atasan yang ingin ditemui ada di kantor, belum lagi harus mengurus ke tim HR setelah disetujui. Sangat tidak efisien dan menguras waktu kerja.
Dengan menggunakan aplikasi online, karyawan bisa mengajukan cuti hingga lembur hanya dengan menggunakan telepon selulernya saja. Tentu harus tetap dengan persetujuan atasan. Pengajuan cuti dari karyawan tersebut akan langsung muncul sebagai notifikasi pada aplikasi sang atasan. Sehingga bisa diakses dimanapun, bahkan ketika tidak berada di kantor.
Cara Membuat Daftar Hadir Daring dengan Google Form
Google Form merupakan salah satu produk Google Workspace yang digunakan untuk membuat survei atau kuesioner secara digital. Absensi Google Form nantinya akan berbentuk halaman yang dapat dibagikan pada seluruh karyawan Anda berupa tautan. Tautan ini dapat diakses oleh semua jenis perangkat digital. Baik itu smartphone, PC, laptop, atau tablet.
Membuat daftar hadir di Google Form tidak tergolong sulit. Beberapa langkah di bawah ini akan menjelaskan secara lebih rinci tentang bagaimana cara membuat daftar hadir daring di Google Form.
- Buatlah daftar hadir Google Form dengan cara melakukan pencarian “google form” di halaman beranda internet Anda, kemudian bukalah Google Form.
- Kemudian pilih tanda plus (+) untuk membuat dokumen baru.
- Isi judul dan deskripsi form sesuai kebutuhan Anda. Judul dapat diisi daftar hadir dan nama perusahaan Anda, misalnya “Daftar Hadir PT. Makmur Jaya Mandiri”. Sedangkan untuk deskripsi, Anda dapat menambahkan keterangan lebih sesuai kebutuhan Anda.
- Buatlah beberapa pertanyaan yang sesuai dengan kebutuhan Anda dalam mengabsen karyawan, misalnya seperti: nama karyawan, hari dan tanggal, jam masuk kerja, bukti kehadiran, dan lain sebagainya.
- Anda dapat memilih opsi jawaban yang sesuai dengan jenis pertanyaan yang Anda butuhkan. Ada beberapa bentuk pilihan jawaban di Google Form seperti: jawaban singkat, jawaban paragraf, jawaban pilihan ganda, jawaban berbentuk kotak centang, jawaban drop down, skala linier, jawaban berbentuk unggah file, jawaban kisi pilihan ganda, dan lainnya.
- Untuk menambah pertanyaan, Anda hanya perlu klik tombol “Add Option” kemudian isi pertanyaan dan sesuaikan pilihan jawaban yang cocok dengan pertanyaan Anda. Begitu pula untuk pertanyaan selanjutnya.
- Setelah semua pertanyaan untuk kebutuhan daftar hadir Google Form Anda selesai, beri deskripsi kalimat penutup atau sedikit informasi sesuai kebutuhan Anda.
- Selanjutnya Anda dapat membagikan daftar hadir Google Form dengan klik tombol bagikan. Kemudian daftar hadir dapat Anda bagikan pada setiap karyawan dalam bentuk tautan.
Kekurangan Absensi Online
Sumber: iStockPhoto
Kekurangan cara membuat daftar hadir online menggunakan Google Form adalah Anda harus membuat form setiap harinya dan Anda harus memasukkan data absensi ke dalam perhitungan penggajian secara manual. Berbeda dengan aplikasi absensi karyawan daring berbasis mobile Android.
Kekurangan lainnya adalah Google Form sulit untuk menggambarkan kondisi kehadiran yang sebenarnya. Misalnya jam berapakah karyawan benar-benar masuk kerja. Selain itu, situs Google Form hanya bisa digunakan untuk kebutuhan absensi saja. Jika Anda ingin menggunakan Google Form sebagai formulir cuti, Anda harus membuat formulir lainnya.
Berikut kekurangan lain dari penerapan absensi daring.
1. Bergantung pada Gawai
Salah satu kekurangan sistem e-absen adalah karyawan perlu memiliki perangkat, baik smartphone atau laptop, untuk melakukan absensi daring. Meskipun sudah banyak orang yang menggunakan gawai tersebut, tapi tidak semua perangkat tersebut kompatibel untuk melakukan e-absensi. Karena itu karyawan secara sukarela harus menyediakan perangkat yang sesuai untuk dapat melakukan absensi pekerjaannya sendiri.
2. Dapat Terhambat oleh Sinyal Internet yang Buruk
Koneksi internet juga menjadi salah satu halangan sistem e-absensi. Sistem ini harus menggunakan koneksi internet, bisa dari sambungan wifi ataupun data seluler perangkat karyawan. Akan tetapi, apabila karyawan berada di tempat yang tidak menjangkau koneksi internet, memiliki koneksi yang buruk, ataupun tidak memiliki jaringan, maka mereka tidak dapat melakukan absensi.
Gunakan Fitur Absensi Daring di BroadwaysHR!
Pelacakan dan pengelolaan data absensi milik karyawan tentu bukan suatu hal yang mudah. Hal itulah yang akhirnya membuat perusahaan khususnya HR menjadi kewalahan dalam mengolah data absensi karyawan. Oleh karena itu, HR tentu membutuhkan aplikasi HRD untuk membantu kinerjanya. Aplikasi HR seperti BroadwaysHR dapat mengolah data absensi karyawan secara otomatis dan realtime. HR juga dapat melacak serta mengetahui apakah karyawan hadir atau tidak dengan fitur absensi online. Selain itu, aplikasi HR juga dapat mengelola jadwal cuti karyawan atau absensi secara struktural.
Dengan adanya fitur Employee Self Service pada BroadwaysHR, karyawan dapat mengisi daftar hadir meski tidak berada di kantor. Selain itu, fitur ini juga mengakses portal situs untuk melihat data pribadi, dan transaksi lainnya. Segera registrasi di sini untuk mendapatkan uji coba GRATIS selama 30 hari.
