Hand Over Letter Penting untuk Serah Terima Pekerjaan di Perusahaan, Simak di Sini!

Entah itu Anda ditawari pekerjaan baru, cuti, atau sedang menuju promosi jabatan, meninggalkan pekerjaan saat ini tidaklah semudah dibayangkan. Untuk itulah, pengaturan selama masa transisi serah terima pekerjaan sangatlah penting untuk meminimalisasi masalah pada operasi bisnis Anda. Sebaliknya, saat seorang karyawan pergi dan hand over atau serah terima tidak ditangani dengan tepat, dapat merugikan organisasi Anda. Sebagai pemimpin atau manajer bisnis, kewajiban Anda adalah memastikan siapapun yang mengambil beban kerja, memiliki detailed account tentang tugas mereka. Serah terima pekerjaan yang berhasil akan membantu pihak penerima mengambil tanggung jawab untuk menetap di posisinya dan lebih nyaman di kala beradaptasi dengan peran baru. Untuk itulah mari kita pahami lebih mendalam tentang hand over dalam pekerjaan.

Apa itu Hand Over?

Surat hand over adalah dokumen yang ditulis oleh karyawan yang akan keluar pekerjaan (secara permanen atau sementara) dan ditujukan untuk penggantinya dengan merinci tugas dan tanggung jawab posisi pekerjaan tersebut. Keberadaan surat serah terima ini penting sekaligus menjadi panduan bagi penerus Anda tentang cara melakukan tugas pekerjaan.

Hand over letter atau surat serah terima pekerjaan diperlukan bagi seseorang yang menyerahkan tugas dan tanggung jawab kepada orang lain. Surat serah terima pekerjaan atau hand over adalah pernyataan yang harus dengan jelas menyebutkan nama orang yang menjadi penerus untuk jabatan tertentu dalam perusahaan. Selain itu juga mencantumkan siapa pengirim dokumen serta apa saja aset yang diserahkan.

Sumber: Freepik

Prosedur Melakukan Hand Over Kerja

Untuk memulai proses hand over atau serah terima, Anda harus saling berdiskusi dengan karyawan yang akan meneruskan Anda. Diskusi penting dilakukan seputar rincian tugas standar pekerjaan harian dan informasi lainnya yang perlu diketahui. Meskipun proses hand over dapat bervariasi antar masing-masing pekerjaan, secara umum prosedur serah terima yang baik harus mencakup prosedur standar berikut ini:

• Perincian Tanggung Jawab dan Tugas Sehari-hari (Day-to-Day Tasks)
• Daftar Proyek yang Sedang Berjalan dan Tenggat Waktu, Termasuk Update Status dan Kendala yang DIhadapi
• Jadwal Pertemuan Berulang (Reoccuring Meetings)
• Work Schedule
• Informasi Login ke Software atau Tools
• Panduan Lengkap untuk Menggunakan Software, Tools, dan System
• Akses ke Lokasi File Penting
• Membuka Akses Informasi TI
• Kontak Staf Kerja Terdekat
• Daftar Kontak Pelanggan, Klien, Kolega, dan Manajer

Sumber: Freepik

Hal terbaik dalam menjalankan prosedur hand over langkah demi langkahnya adalah memulai prosesnya sedini mungkin, karena situasi tak terduga dapat terjadi selama proses berlangsung. Manfaat memulai lebih awal, Anda akan dapat memastikan semuanya telah tercakup dan meneliti kembali area yang masih kurang. Usahakan mulai proses sejak minggu pertama pemberitahuan handover dan siapkan handover letter pada minggu terakhir bekerja. Prosedur penting ini perlu dilakukan untuk membantu tim memeriksa dokumen dan menanyakan komponen yang masih kurang sebelum meninggalkan pekerjaan. 

Contoh Template Surat Serah Terima Pekerjaan

Serah terima yang baik sangat penting untuk banyak pekerjaan agar bisnis tetap berjalan dengan lancar. Tak hanya berguna bagi karyawan yang menerima pekerjaan baru, hand over letter sangat penting bagi manajer, tim, dan perusahaan. Melalui surat ini, karyawan yang akan meneruskan lebih mudah memahami tanggung jawab yang akan mereka laksanakan. Pada akhirnya, serah terima pekerjaan yang baik akan mengurangi kesalahan dan meningkatkan produktivitas kerja. Berikut ini adalah contoh template surat serah terima pekerjaan.

Baca juga: 7 Poin Penting dalam Surat Referensi Kerja untuk Karyawan Terbaik Anda

BroadwaysHR membantu para pemimpin perusahaan dengan memberikan solusi sederhana dan praktis untuk urusan HR. Dalam hal mengurus dan mengumpulkan hand over letter yang dikirimkan karyawan kepada perusahaan, sistem berbasis cloud yang terintegrasi dan praktis sangatlah membantu perusahaan Anda. Organization Management menawarkan fitur pengembangan dan pengelolaan organisasi meliputi job holder setting, employee assessment, employee training, dan lainnya. Untuk informasi selengkapnya, hubungi kami di sini dan cobalah Free Trial!