contoh rincian biaya perjalanan dinas

Contoh Rincian Biaya Perjalanan Dinas dan Cara Reimbursement

Perjalanan dinas adalah kegiatan yang lazim dilakukan oleh karyawan swasta untuk kepentingan perusahaan. Kegiatan ini tidak hanya melibatkan perjalanan semata, tetapi juga melibatkan biaya-biaya yang harus dikeluarkan oleh perusahaan sebagai penggantian dana perjalanan dinas yang dilakukan oleh karyawan swasta tersebut. Biaya perjalanan dinas karyawan swasta sendiri dibagi menjadi beberapa jenis. Apa saja ya contoh rincian biaya perjalanan dinas?

contoh rincian biaya perjalanan dinas

Sumber: iStockPhoto

Definisi Perjalanan Dinas

Perjalanan dinas adalah kegiatan perjalanan yang dilakukan oleh karyawan atau pejabat suatu perusahaan untuk kepentingan kerja dinas. Perjalanan ini dapat dilakukan dalam berbagai skala. Mulai dari perjalanan di dalam kota hingga perjalanan ke luar negeri. Biasanya hal ini dilakukan untuk memenuhi kebutuhan bisnis yang tidak dapat diselesaikan di tempat kerja. 

Tujuan perjalanan dinas adalah sebagai berikut.

  • Melakukan pertemuan dengan rekan kerja, pelanggan, atau pihak terkait lainnya.
  • Melakukan investigasi.
  • Menghadiri seminar atau konferensi.
  • Tugas lain yang berkaitan dengan pekerjaan.

Prosedur Melakukan Perjalanan Dinas

Karyawan biasanya akan mendapat surat perjalanan dinas terlebih dahulu sebelum melakukan kegiatan tersebut. Surat ini biasanya berisi:

  • Tujuan perjalanan
  • Durasi perjalanan
  • Anggaran biaya
  • Daftar tugas yang harus dilakukan

Selain itu, karyawan juga harus mengikuti aturan dan kebijakan perusahaan terkait perjalanan dinas. Pada akhir perjalanan, karyawan biasanya harus membuat laporan perjalanan dinas yang memuat rincian biaya, tugas yang telah diselesaikan, dan hasil yang telah dicapai selama perjalanan dinas tersebut. Laporan ini biasanya digunakan oleh perusahaan untuk melakukan audit dan mengevaluasi keberhasilan perjalanan dinas.

3 Contoh Jenis Rincian Biaya saat Perjalanan Dinas

Setidaknya ada tiga jenis biaya yang mungkin timbul saat karyawan melakukan dinas luar kota. Berikut adalah 3 di antaranya.

1. Biaya Perjalanan Dinas (Transportasi, Penginapan, Makanan)

Biaya perjalanan dinas adalah biaya-biaya yang terkait dengan perjalanan karyawan itu sendiri. Contoh yang ada adalah seperti biaya tiket perjalanan dan transportasi selama di daerah (pesawat, kereta, kapal), biaya penginapan, dan juga biaya makan. Ada kalanya perusahaan juga memberikan insentif berupa uang harian atau bonus bagi karyawan yang melakukan perjalanan dinas.

2. Biaya Operasional/Bisnis Perusahaan

Di dalam perjalanan dinas, ada kalanya karyawan harus membayar biaya-biaya pendukung pekerjaannya. Hal ini dinamakan biaya operasional. Misalkan saja biaya rapat atau meeting dengan klien, biaya pencetakan dokumen, biaya sewa working space, biaya pulsa untuk menghubungi rekanan, dan lain-lain.

3. Biaya Kesehatan

Biaya kesehatan adalah penggantian biaya medis apabila terjadi kegawatdaruratan terjadi dan mengharuskan karyawan mendapatkan layanan kesehatan saat karyawan melakukan dinas keluar kota.

Contoh Rincian Biaya Perjalanan Dinas yang bisa Klaim Reimburse

contoh rincian biaya perjalanan dinas

Sumber: iStockPhoto

Biaya perjalanan dinas perusahaan dapat bervariasi tergantung pada banyak faktor, termasuk tujuan perjalanan, lama perjalanan, jenis transportasi, dan tingkat akomodasi yang dipilih. Berikut beberapa contoh biaya perjalanan dinas perusahaan yang umum terjadi:

  1. Tiket Pesawat. Biaya tiket pesawat bisa menjadi biaya terbesar dalam perjalanan dinas. Harga tiket pesawat tergantung pada jarak, waktu pemesanan, dan jenis kelas yang dipilih.
  2. Transportasi. Biaya transportasi selama perjalanan, seperti taksi, bus, kereta, atau mobil sewaan, juga bisa menjadi biaya besar. Harga transportasi tergantung pada tujuan dan lama perjalanan.
  3. Akomodasi. Biaya akomodasi, seperti hotel atau apartemen, bisa menjadi biaya yang signifikan dalam perjalanan dinas. Harga akomodasi tergantung pada tingkat kenyamanan dan fasilitas yang tersedia.
  4. Makanan. Biaya makanan selama perjalanan juga bisa menjadi biaya besar, terutama jika perjalanan membutuhkan penginapan di luar kota. Harga makanan tergantung pada lokasi dan jenis restoran yang dipilih.
  5. Visa dan Dokumen Perjalanan. Biaya visa dan dokumen perjalanan seperti paspor dan tiket kereta api dapat menjadi biaya tambahan dalam perjalanan dinas.
  6. Asuransi Perjalanan. Asuransi perjalanan dapat memberikan perlindungan bagi karyawan yang melakukan perjalanan dinas, dan biayanya dapat ditanggung oleh perusahaan.
  7. Biaya Komunikasi. Biaya komunikasi seperti panggilan telepon, pesan teks, atau akses internet juga dapat menjadi biaya yang signifikan dalam perjalanan dinas.
  8. Biaya Hiburan. Biaya hiburan seperti tiket pertunjukan atau makan malam dengan klien atau mitra bisnis juga dapat menjadi biaya yang signifikan dalam perjalanan dinas.

Ketika melakukan perjalanan dinas, perusahaan biasanya menetapkan batas atas biaya yang dapat dikeluarkan oleh karyawan. Hal ini bertujuan untuk mengontrol pengeluaran perusahaan dan memastikan bahwa biaya perjalanan dinas tetap dalam anggaran yang telah ditetapkan.

Kendala yang Terjadi Ketika Pengajuan Reimbursement

Proses penggantian dana ini seringkali menimbulkan masalah, terutama pada perusahaan dengan tingkat mobilitas yang tinggi. Bisa jadi satu proses reimbursement belum selesai, karyawan tersebut sudah kembali berangkat melakukan perjalanan dinas lagi. Berikut adalah contoh-contoh masalah yang mungkin terjadi akibat sulitnya mengelola reimbursement karyawan yang sedang dinas:

1. Hilangnya Dokumen Pendukung

Contoh dokumen pendukung biaya yang kerap hilang untuk pengajuan reimburse perjalanan dinas perusahaan adalah boarding pass, kwitansi pembayaran makan, kwitansi biaya transportasi darat seperti taksi atau travel, dan lain-lain. Seringkali, karyawan kesulitan untuk mendokumentasikan proses-proses tersebut atau dokumen tersebut tertinggal tidak turut terbawa kembali ke kantor.

2. Pengajuan Reimbursement Manual yang Berlarut-larut

Pengajuan reimbursement manual yang berlarut-larut dalam menimbulkan keengganan bagi karyawan untuk melakukan perjalanan dinas. Tentu saja hal ini merupakan masalah karena dapat menghambat bisnis perusahaan.

3. Karyawan Tidak Paham Komponen Pengeluaran Apa Saja yang Boleh Di-Reimburse

Masalah lain yang kerap timbul adalah kesalahpahaman akibat karyawan tidak memahami komponen pengeluaran apa saja yang boleh di-reimburse. Atau, terdapat kebijakan perusahaan yang tidak mengakomodasi kondisi di lapangan yang mengakibatkan adanya komponen pengeluaran tidak dapat di-reimburse.

BroadwaysHR, Solusi Otomasi Pekerjaan HR

contoh rincian biaya perjalanan dinas

Contoh rincian biaya perjalanan dinas merupakan salah satu pengeluaran yang ditangani oleh HR. Banyaknya tugas yang dikerjakan secara manual mungkin akan merepotkan HR. Dengan adanya aplikasi HRIS, pekerjaan HR akan terasa lebih gampang. Salah satu aplikasi HRIS yang digunakan adalah BroadwaysHR.

Aplikasi ini memiliki beberapa fitur untuk mendukung pekerjaan HR. Seperti pengelolaan payroll, pencatatan waktu kerja, hingga pembayaran pajak dan BPJS. Aplikasi ini juga memiliki fitur Employee Self Service, dimana melalui portal berbasis laman, karyawan bisa mengaksesnya melalui gawai pribadi. Karyawan dapat melihat data pribadi dan transaksi lainnya. Segera registrasi di sini untuk mendapatkan uji coba GRATIS selama 30 hari.