aplikasi payroll berbasis web

Ini 4 Perbedaan Aplikasi Payroll Berbasis Web dan Manual

Perhitungan gaji yang cukup kompleks dan menyita waktu menjadi alasan bagi pengembang untuk menciptakan aplikasi payroll berbasis web. Bayangkan saja, saat periode gajian tiba, petugas yang bertanggung jawab harus menghitung keseluruhan komponen gaji secara satu per satu dengan cara manual. Selain berisiko menyebabkan salah hitung, jadwal pembayaran gaji juga bisa terlambat jika petugas tidak bisa menyelesaikannya secara tepat waktu. Jadi, segera beralih ke sistem payroll online sekarang juga dan rasakan manfaatnya berikut ini.

Pentingnya Aplikasi Payroll Berbasis Web

Memasuki era digital, banyak perusahaan yang sudah beradaptasi dengan sistem payroll berbasis web demi kemudahan dalam membayar gaji karyawan. Apalagi bagi perusahaan yang memiliki karyawan dalam jumlah yang banyak. Perhitungan upah dengan cara manual tentu sudah tidak relevan dan hanya menambah beban kerja tim HR yang bertugas.

Di sisi lain, aplikasi payroll online memberikan segudang manfaat yang sangat menguntungkan perusahaan dan juga karyawan. Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya bahwa, penggunaan aplikasi payroll berbasis web akan menghemat waktu serta biaya operasional yang dibutuhkan pada proses perhitungan upah.

Hal tersebut akan berimbas pada meningkatnya efisiensi kerja karena proses perhitungan terjadi secara otomatis melalui sistem. Bahkan, hal ini juga sudah mencakup distribusi upah ke masing-masing rekening karyawan serta pembuatan slip gaji.

Aplikasi payroll online juga dirancang sesuai dengan kaidah-kaidah yang ada di dalam peraturan perundang-undangan, terutama di lingkup perpajakan. Dengan demikian, perusahaan akan terhindar dari kemungkinan terkena denda dan sanksi ketenagakerjaan lainnya.

Hebatnya, aplikasi penggajian online juga memiliki tingkat keamanan yang tinggi karena didukung oleh teknologi berbasis cloud. Perusahaan dapat membatasi siapa saja yang bisa mengakses data gaji karyawan. Selain itu, data tersimpan secara digital sehingga lebih aman, tidak seperti pengarsipan manual yang rentan rusak atau hilang.

Meskipun perusahaan harus mengeluarkan budget lebih untuk instalasi sistem payroll online tersebut, tapi hal ini justru akan menghemat biaya di masa depan karena masa pakainya bersifat jangka panjang.

Kesimpulannya, perusahaan sebaiknya beralih menggunakan sistem pengupahan online demi pengelolaan gaji yang lebih sistematis. Proses otomatisasi pada aplikasi akan mempercepat proses hitung dan menjamin distribusi gaji selalu tepat waktu sesuai periode yang telah ditetapkan.

Baca juga: 5 Prosedur Mudah dalam Sistem Penggajian Karyawan

Perbandingan Aplikasi Payroll Berbasis Web dengan Sistem Manual

aplikasi payroll berbasis web

Sumber: Freepik

Sebagai pertimbangan Anda, berikut ini telah terangkum perbandingan antara sistem payroll manual dan aplikasi penggajian online dengan menyoroti perihal rekap data, perhitungan gaji, pembuatan laporan, dan proses pembuatan slip gaji.

1. Rekapitulasi Data

Proses rekap data pada aplikasi payroll online akan berlangsung secara cepat, tepat, dan akurat karena prosesnya bersifat otomatis. Selain itu, data gaji juga terintegrasi dengan data komponen lainnya sehingga petugas tidak perlu mencocokkannya secara satu per satu.

Sebaliknya, Anda akan memerlukan lebih banyak waktu serta mencocokkan data secara satu per satu untuk mencegah kesalahan hitung saat menghitung gaji secara manual.

2. Perhitungan Gaji

Sama halnya dengan rekapitulasi data, perhitungan gaji akan terkalkulasi secara otomatis sekaligus dengan hasil yang berbeda-beda pada setiap karyawan. Namun, Anda harus menghitung gaji karyawan secara satu per satu saat masih menerapkan sistem payroll manual.

3. Laporan Payroll

Pembuatan laporan payroll juga lebih mudah dengan aplikasi penggajian online. Tim HR tinggal memasukkan data yang telah tersedia di sistem dan laporan akan tersaji secara otomatis. Lain halnya dengan sistem manual yang mengharuskan Anda untuk mengumpulkan berbagai dokumen pendukung untuk menyesuaikan data.

4. Pembuatan Slip Gaji

Umumnya, pembuatan slip gaji karyawan lewat aplikasi payroll berbentuk digital sehingga bisa diakses oleh karyawan secara mandiri lewat gawai masing-masing. Di sisi lain, sistem payroll manual masih menggunakan media kertas untuk mencetak struk gaji, sehingga karyawan bisa mengeceknya saat tim HR sudah membagikan.

Baca juga: 8 Langkah Membuat Struktur Gaji Karyawan & Pertimbangannya

Manfaat Aplikasi Payroll Berbasis Web

aplikasi payroll berbasis web

Sumber: Freepik

Manfaat aplikasi payroll berbasis web lebih dari sekedar menghemat waktu dan pengeluaran saja. Secara lebih luas, berikut ini adalah segudang manfaat aplikasi penggajian online yang perlu Anda tahu.

1. Mengurangi Limbah Kertas

Proses perhitungan gaji secara online akan mengurangi limbah kertas di lingkungan kerja. Pasalnya, dari proses hitung, distribusi gaji, dan pembuatan slip gaji menggunakan cara digital yang tidak memerlukan media kertas lagi. 

Selain itu, data dalam format digital juga memiliki keabsahan yang sama dengan format kertas, sehingga secara hukum hal ini masih diperbolehkan.

2. Keamanan data Lebih Terjamin

Teknologi yang ada di dalam aplikasi payroll dapat digunakan untuk mengelola izin, memastikan informasi aman, dan hanya bisa diakses oleh pihak-pihak yang berkepentingan. Izin akses juga bisa di-update dalam jangka waktu tertentu, sehingga meningkatkan keamanan data dari orang-orang yang tidak bertanggung jawab.

Selain itu, semua perubahan data tercatat secara otomatis sehingga tim HR mengetahui riwayat lengkap dari setiap informasi. Bahkan, sistem juga akan mencatat siapa saja yang mengakses, aktivitas yang dilakukan, serta tanggal dan jam akses berlangsung.

3. Mengurangi Stres Kerja

Kemudahan yang ditawarkan aplikasi payroll sangat membantu kinerja tim HR. Pasalnya, pekerjaan menghitung gaji cukup kompleks dan melibatkan banyak data serta proses kalkulasi yang menyita waktu. Tak jarang hal ini akan memicu stres kerja, apalagi jika jumlah SDM dan beban kerja yang ditanggung tidak seimbang.

Namun, penerapan aplikasi penggajian online mengubah proses hitung gaji yang rumit menjadi lebih sederhana, sehingga pekerjaan bisa selesai lebih cepat. Dengan demikian, tim HR bisa menyelesaikan tugas secara cepat waktu dan tidak perlu bekerja overtime saat momen gajian tiba.

4. Layanan Self Service untuk Karyawan

Aplikasi payroll berbasis web juga menawarkan layanan self service yang bisa dimanfaatkan karyawan perusahaan untuk mengecek slip gaji, mencari informasi tertentu, dan melakukan perubahan data melalui gawai masing-masing. 

Jadi, karyawan secara mandiri dapat melakukan hal-hal yang diperlukan tanpa harus menghadap langsung ke departemen HRD. 

5. Dapat Diakses Kapan Saja dan Dari Mana Saja

Aplikasi gaji berbasis digital sangat direkomendasikan karena bisa dihubungkan ke sistem HR perusahaan dari semua perangkat yang terhubung internet. Hal ini sangat penting terutama bagi karyawan yang bekerja secara remote atau memiliki mobilitas yang tinggi di luar perusahaan.

Baca juga: Begini Cara Menghitung Persentase Kenaikan Gaji yang Benar!

Broadways sebagai Software Payroll Berbasis Web Terbaik

Jika Anda masih bingung ingin menggunakan aplikasi payroll berbasis web yang mana, pastikan BroadwaysHR jadi pilihannya. Sistem otomatisasi di dalam aplikasi akan mendukung proses perhitungan upah secara cepat sehingga distribusi gaji bisa dilakukan secara tepat waktu.

Di dalamnya juga terdapat fitur Payroll Management yang terintegrasi langsung ke data karyawan, rekapitulasi presensi, iuran BPJS, perhitungan pajak, dan komponen gaji lainnya. Jadi, dapat dipastikan bahwa proses payroll berlangsung secara efisien sehingga mencegah kemungkinan terjadinya salah hitung atau keterlambatan pembayaran gaji. 

Klik di sini untuk terhubung dengan tim kami, dan nikmati segudang manfaat berlangganan BroadwaysHR untuk perusahaan Anda sekarang juga!

aplikasi payroll berbasis web