Penerapan Employee Appraisal dengan Aplikasi HR

Dalam sebuah perusahaan, penilaian kinerja karyawan selalu diberlakukan secara berkala. Sebagai karyawan, employee appraisal bukanlah hal yang asing. Proses tersebut kerap kali membuat jantung para karyawan berdebar-debar. Pasalnya, proses itu menjadi penilaian kinerja mereka serta kerap berpengaruh pada pendapatan dan karier. Untuk memahami bagaimana penerapan penilaian tersebut dengan aplikasi HR, simak penjelasannya di bawah ini.

Sumber: iStockPhoto

Definisi Employee Appraisal

Employee appraisal biasa digunakan untuk mengevaluasi keterampilan, pencapaian, dan pertumbuhan karyawan, serta menemukan kekurangannya. Istilah ini juga kerap kali disebut sebagai annual review, performance review, performance appraisal, atau evaluasi kerja. Perusahaan sering menggunakan penilaian karyawan ini sebagai dasar dari kenaikan gaji, promosi, bonus hingga dasar untuk penurunan peringkat dan pemutusan hubungan kerja. Penilaian karyawan yang yang dilakukan dengan baik dan profesional dapat meningkatkan retensi dan motivasi karyawan sehingga tujuan organisasi dapat tercapai seperti yang diharapkan.

Manfaat Penilaian Karyawan

Ada banyak sekali manfaat yang bisa didapatkan oleh perusahaan yang melakukan penilaian karyawan secara rutin, Berikut ini adalah beberapa manfaat penilaian karyawan yang dapat dirasakan perusahaan.

1. Mengetahui Kelebihan dan Kekurangan Karyawan

Tujuan dari diadakannya penilaian karyawan adalah untuk meninjau kinerja pekerjaan seorang karyawan selama beberapa periode waktu tertentu. Data dari penilaian tersebut nantinya dapat digunakan untuk menyoroti kelebihan dan kekurangan karyawan untuk meningkatkan kinerjanya pada masa depan.

2. Meningkatkan Keterlibatan Karyawan

Seorang karyawan akan lebih terlibat terhadap pekerjaan dan perusahaan jika mereka merasa bahwa atasan dan perusahaan memperdulikan mereka. Hal ini dapat dicapai dengan melakukan penilaian karyawan secara rutin dan memberikan mereka umpan balik mengenai pekerjaan yang selama ini mereka lakukan. Dengan memberikan umpan balik, karyawan akan merasa bahwa atasan dan perusahaan peduli terhadap kinerja mereka. Dengan begitu, karyawan akan bekerja dengan lebih giat lagi dan lebih terlibat terhadap pekerjaan dan perusahaan.

3. Membantu Program Pengembangan

Ketika perusahaan hendak melakukan program pengembangan karyawan, perusahaan harus mengetahui program seperti apa yang paling cocok, tepat, dan memang dibutuhkan agar dapat benar-benar mengembangkan perusahaan. Data yang didapatkan dari penilaian karyawan dapat membantu perusahaan menentukan program pengembangan seperti apa yang paling dibutuhkan oleh karyawan.

4. Menentukan Bonus dan Kenaikan Gaji

Data yang didapatkan dari penilaian karyawan dapat digunakan perusahaan untuk menentukan bonus dan kenaikan gaji karyawan. Selain itu, jika ada karyawan yang meminta kenaikan gaji, perusahaan juga dapat menggunakan data yang didapatkan dari penilaian karyawan untuk menentukan apakah karyawan tersebut layak mendapatkan kenaikan gaji atau tidak. Besaran kenaikan gajinya juga dapat ditentukan oleh perusahaan berdasarkan data dari penilaian karyawan.

Tujuan Penilaian Karyawan

Kegiatan ini juga memiliki tujuan yang tentunya sangat bermanfaat untuk kelangsungan hidup perusahaan. Berikut deretan tujuan penilaian karyawan.

1. Alat untuk membuat catatan yang berkaitan secara langsung terkait pembagian gaji pokok, kenaikan gaji, bonus, hingga untuk promosi jabatan.
2. Media pendukung para  manajer atau atasan dalam membuat keputusan yang tepat.
3. Membantu para atasan mengetahui kelebihan serta kekurangan setiap karyawan. Sehingga atasan bisa menempatkan mereka pada posisi yang tepat.
4. Menilai dan memelihara potensi yang dimiliki dalam diri karyawan agar terdorong untuk menjadi lebih baik di masa yang akan datang.
5. Memberikan umpan balik atau feedback kepada karyawan tentang hasil kinerjanya.
6. Membantu mempengaruhi karyawan agar mereka mau meningkatkan kinerja untuk tujuan bersama.
7. Meninjau dan menentukan program pelatihan atau pengembangan yang sesuai dengan kebutuhan karyawan.

9 Cara Melakukan Penilaian Karyawan secara Obyektif

Sumber: iStockPhoto

1. Periode yang Sesuai

Pastikan penilaian yang Anda lakukan sesuai dengan durasi yang sesuai dengan periode dan SOP perusahaan. Seringkali HR hanya mengingat waktu terakhir rekan kerja atau direct report kita bekerja saat memberikan penilaian. Hal yang dapat dilakukan sebagai seorang manajer atau HR adalah membuat catatan khusus tentang pencapaian-pencapaian positif dan negatif yang terjadi dalam periode yang telah ditentukan agar nilai yang diberikan benar-benar mencerminkan performa yang sesungguhnya.

2. Persona Atau Kepribadian

Setiap orang unik dan memiliki personanya masing-masing, dan setiap manajer memiliki impresi yang berbeda-beda pada setiap karyawan. Mengesampingkan persona atau impresi seorang karyawan pada saat memberikan penilaian kerja dapat menjadi langkah awal untuk memberikan penilaian hasil kerja tanpa subjektivitas.

3. Sifat Khusus

Bias akan sifat khusus mungkin terbaca cukup mirip dengan persona. Namun sifat pada poin ini lebih menekankan pada kecenderungan manusia untuk menormalisasi suatu sifat baik secara berlebihan untuk menutupi kekurangan pada kemampuan yang lain. Sebagai HR yang objektif, dapat membedakan hal-hal yang menjadi sifat dan soft-skill yang dibutuhkan saat bekerja adalah sangat krusial.

4. Nilai Tengah

Salah satu teknik yang cukup mudah untuk memberikan penilaian kepada karyawan terutama apabila jumlahnya banyak adalah memberikan nilai yang mirip-mirip saja. Namun bias ini dapat memperkeruh hasil akhir karena tidak ada perbedaan yang signifikan antara karyawan yang memang benar-benar bekerja secara sangat baik dan dibawah standar. Menghapus nilai yang tengah yang netral dari sistem penilaian bisa menjadi salah satu cara menghindari subjektivitas poin ini. Karena perbedaan antara poin memiliki kriteria yang lebih jelas. Pastikan pula sistem penilaian dan rubriknya memiliki ketentuan yang dapat diikuti semua manajer.

5. Hasil Pekerjaan Extra Mile

Seperti yang telah ditekankan pada poin sebelumnya, pastikan Anda memiliki rubrik penilaian yang objektif. Sebelum memulai memberikan penilaian hasil kerja, mari perhatikan dua contoh hasil pekerjaan berikut.

X dan Y sama-sama bekerja pada satu manajer yang sama. X selalu menyelesaikan pekerjaan dengan apik namun sangat jarang melakukan inisiatif untuk mengambil proyek-proyek di luar kapasitasnya. Y bekerja dengan kapasitas dan kualitas yang kurang lebih sama dengan X, namun selalu mengambil inisiatif tinggi dan selalu goes above and beyond dalam memberi dukungan untuk rekan-rekan kerja lainnya.

Apabila kita memberikan hasil yang sama pada X dan Y, maka tumbuh anggapan bahwa bekerja secara extra-mile ternyata tidak memberikan pengaruh yang begitu signifikan pada penilaian kinerja karyawan. Hal ini akan menyebabkan bawahan anda bekerja biasa-biasa saja karena tidak ada recognition dari anda sebagai seorang manajer.

6. “Sama Seperti Saya”

Kantor merupakan tempat berkumpulnya banyak individu dengan latar belakang yang berbeda-beda bisa dari asal daerah, ras, agama, hobi, sampai asal universitas. Dengan kesamaan antara satu dengan yang lainnya membuat kita merasa lebih memiliki tempat dan lebih diterima di perusahaan. Namun memberikan nilai lebih karena seseorang “sama seperti saya” adalah hal yang kurang profesional. Pastikan penilaian hasil kerja merupakan murni bagaimana seseorang tersebut berkontribusi dalam hal pekerjaan.

7. Kemampuan Manajer

Sebagai seorang manajer, memiliki tanggung jawab untuk memastikan beberapa divisi berjalan adalah sebuah sebuah keharusan. Namun memastikan setiap divisi memiliki target yang sesuai dengan kapasitasnya masing-masing adalah hal yang perlu ditelaah lebih dalam.

8. Gender

Diskriminasi sangat sering terjadi di dunia kerja. Data dari StraitsTime tahun 2021 menyatakan bahwa 4 dari 10 pekerja wanita di Singapura mengalami diskriminasi pada dunia kerja dibanding hanya 1 dari 10 pada pria. Salah satu contoh yang biasa terjadi adalah pemberian penilaian hasil kerja kualitatif berdasarkan sifat, bukan berdasarkan kinerja. Pastikan semua karyawan memiliki kesetaraan yang sama untuk mendapatkan feedback kualitatif berdasarkan kinerjanya, bukan berdasarkan sifat, terutama pada perempuan dimana masih sering ditemukan ketidaksetaraan.

9. Jumlah Responden

Setiap manajer tentu akan senang apabila 75% karyawannya merasa nyaman bekerja sebagai direct report. Nyatanya, 75%  tidak selalu menjadi persentase yang baik karena kita tetap harus melihat jumlah dari keseluruhan orang yang ada. Apabila jumlah pegawai di tim tersebut hanya ada 4, maka ada satu orang yang kurang nyaman. Pastikan untuk selalu memperhatikan nilai mutlak dan persentase dari sebuah hasil agar memiliki gambaran yang lebih menyeluruh dan benar-benar mewakili apa yang terjadi pada suatu divisi.

Menerapkan Penilaian Karyawan dengan BroadwaysHR

Itulah beberapa informasi terkait kegiatan employee appraisal yang dibutuhkan setiap organisasi atau perusahaan guna mengetahui kinerja karyawannya. Jika Anda memiliki karyawan yang banyak maka kegiatan ini perlu dilakukan secara rutin. Karena keberhasilan perusahaan bisa dilihat dari kinerja karyawan yang ada di dalamnya. 

Nah, karena penilaian ini juga bisa digunakan sebagai penentu gaji, jabatan, dan lainnya, maka penilaian ini harus dicatat dengan rapi dan akurat agar atasan, manajemen atau HRD bisa dengan mudah melihat perkembangan karyawan-karyawan mereka. Untuk mempermudah pengerjaan tersebut, perlu adanya aplikasi HRIS seperti BroadwaysHR. Adanya fitur Organization Development dapat membantu Anda dalam melakukan employee appraisal. Coba secara GRATIS selama 30 hari dengan registrasi di sini.