6 Manfaat Software Employee Database dan 5 Tips Memilihnya
Employee database merupakan data yang memuat informasi penting terkait karyawan di sebuah perusahaan. Supaya keamanan data karyawan lebih terjaga, maka Anda bisa memanfaatkan teknologi software database karyawan yang menerapkan teknologi terkini dan bisa disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Selain menjamin keamanan, pengolahan data karyawan juga semakin praktis karena tidak memakai cara manual lagi.
Dalam memilih software database karyawan, ada beberapa hal yang perlu Anda cermati terlebih dahulu supaya tidak salah pilih. Simak beberapa tips dalam memilihnya dan cari tahu rekomendasi software employee database terbaik dengan membaca artikel berikut!
Mengenal Software Employee Database
Sebelum memahami berbagai tips tentang cara memilih software database karyawan yang tepat, simak dulu pengertiannya! Software employee database adalah aplikasi yang dirancang untuk menyimpan dan mengelola data serta informasi terkait karyawan sebuah perusahaan.
Selain itu, keberadaan aplikasi tersebut juga membantu pihak-pihak tertentu yang dalam hal ini tim HRD dan manajemen terkait untuk melacak data karyawan secara online. Bahkan karyawan pun bisa mengakses informasi terkait data dirinya sendiri untuk direvisi atau diperbarui secara daring lewat gawai masing-masing.
Lalu, informasi apa saja yang biasanya ada di dalam database karyawan tersebut? Umumnya, hal ini memuat data tentang profil dan informasi pribadi karyawan seperti nama, usia, background akademis, jabatan, gaji pokok, masa kerja, potongan pajak, dan sebagainya.
Pemanfaatan teknologi dalam penyimpanan dan olah data karyawan akan memudahkan pihak-pihak terkait saat membutuhkannya untuk kepentingan perusahaan. Kemudahan tersebut nantinya juga akan memengaruhi setiap keputusan manajemen menjadi lebih cepat dan akurat.
Baca juga: 9 Jenis dan Komponen Potongan Gaji Karyawan, Perlu Dipahami
Manfaat Employe Database
Sumber: Freepik
Pada intinya, pemakaian aplikasi employee database akan membuat segalanya menjadi lebih mudah dan praktis. Ketahui berbagai manfaat lainnya dalam ulasan di bawah ini yuk!
1. Data Tersimpan Lebih Rapi
Penyimpanan data dengan menggunakan software database karyawan akan membuatnya lebih rapi. Selain itu perusahaan bisa membatasi siapa saja yang bisa mengakses data-data karyawan tersebut, sehingga keamanan data lebih terjamin dan menekan risiko penyalahgunaan data oleh pihak tertentu.
2. Memudahkan HRD dalam Monitoring Karyawan
Database karyawan juga memuat informasi mengenai presensi pegawai, izin kerja, dan hal-hal lain yang berhubungan dengan kedisiplinan kerja. Melalui data tersebut, pihak HRD bisa melakukan kontrol dan evaluasi kepada pekerja dengan mudah.
3. Tersedia Layanan Employee Self Service
Seperti yang sudah disinggung sebelumnya bahwa setiap SDM juga bisa mengakses informasi terkait data diri dan karyawan lain dari ponsel pribadi. Dengan demikian, pihak HRD akan terbantu karena karyawan bisa mengoreksi secara mandiri terkait informasi yang masih salah. Selain itu, setiap karyawan juga bisa mengetahui profil setiap atasan sehingga mempercepat proses adaptasi di dalam perusahaan.
4. Sistem Input Data Paperless
Penggunaan aplikasi database karyawan mengubah input data manual menjadi berbasis digital. Hal ini membuat pemakaian kertas berkurang sehingga lebih ramah lingkungan.
5. Bisa Disesuaikan dengan Kebutuhan Perusahaan
Setiap perusahaan pasti membutuhkan sistem pengolahan data yang berbeda-beda. Dalam hal ini, aplikasi data karyawan menawarkan fleksibilitas sehingga bisa menyesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Jadi, Anda tidak perlu memisahkan data-data tertentu di dalam folder tersendiri tapi bisa dimasukkan ke dalam satu data yang terpusat.
6. Keamanan Data Karyawan Lebih Terjamin
Keunggulan lain yang dimiliki software database karyawan adalah keamanan data lebih terjamin. Penggunaan program excel lebih rentan terkena virus, hilang, atau bahkan disalahgunakan. Hal ini berbeda dengan aplikasi database karyawan yang memiliki akurasi dan keamanan level tinggi sehingga rahasia perusahaan terkait data karyawan lebih terjamin.
Baca juga: Pentingnya Data Karyawan bagi Perusahaan, Kini Telah Terintegrasi dan Real Time!
Cara Memilih Software Employee Database yang Tepat
Sumber: Freepik
Saat ini, banyak perusahaan-perusahaan pengembang software database karyawan yang menawarkan produk dengan keunggulannya masing-masing. Agar tidak salah pilih, maka pastikan untuk menerapkan beberapa tips di bawah ini.
1. Memastikan Keamanan Data
Keamanan data karyawan adalah hal yang sangat krusial. Oleh sebab itu, Anda harus mengutamakan masalah ini saat memilih aplikasi database karyawan. Penyedia layanan software database karyawan yang akan dipilih harus bisa menjamin keamanan data seluruh karyawan di dalam perusahaan.
2. Menyediakan Fungsi dan User Interface yang Sesuai
Selain masalah keamanan data, pastikan juga bahwa penyedia layanan software database yang Anda pilih juga menawarkan fungsi dan user interface yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Dengan demikian otoritas pekerja atau siapapun yang punya wewenang bisa mengaksesnya secara mudah.
3. Responsif dan Menawarkan Service After Sales
Dalam penggunaannya, perusahaan mungkin akan mengalami kendala teknis tertentu di waktu-waktu tertentu. Dalam hal ini, perusahaan tentu masih membutuhkan bantuan penyedia layanan untuk mengatasinya.
Oleh sebab itu, pilihlah penyedia layanan yang responsif dan menawarkan service after sales, sehingga jika terjadi kendala ada garansi dalam mencari solusinya.
4. Pilih Penyedia Layanan yang Berpengalaman
Reputasi penyedia layanan software database juga jadi pertimbangan lain saat memilihnya. Jadi, pilihlah vendor yang sudah berpengalaman dan dipercaya oleh banyak perusahaan. Penyedia layanan yang sudah memiliki jam terbang tinggi pastinya menjanjikan pelayanan yang terbaik.
5. Mematuhi Kaidah di Dalam UU Tenaga Kerja
Hal-hal terkait karyawan atau tenaga kerja sudah diatur di dalam peraturan perundang-undangan atau UU tenaga kerja. Oleh karena itu, penyedia layanan software database harus memahami kebijakan terkait ketenagakerjaan agar perusahaan tidak berurusan dengan masalah hukum di masa depan.
Baca juga: HRIS: Berbagai Fitur Pilihan dan 6 Manfaat untuk Perusahaan
Pilih BroadwaysHR untuk Employee Database Perusahaan Anda
Rekomendasi penyedia layanan software employee database terbaik yang bisa Anda pilih adalah BroadwaysHR. Dalam hal ini, BroadwaysHR punya banyak keunggulan yang memenuhi ekspektasi perusahaan seperti layanan data yang terintegrasi, keamanan data yang terjamin, produk-produk yang berkualitas, bisa disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan, serta menyediakan layanan after sales.
Melalui fitur Employee Management di dalamnya, keseluruhan data karyawan menjadi terintegrasi, baik data pribadi karyawan, karier, social security, pajak, gaji, organisasi dan lainnya. Hal ini tentu akan memudahkan tim terkait dalam menyusun laporan sehingga urusan administrasi juga menjadi lebih rapi dan mudah diakses.
Konsultasikan kebutuhan perusahaan Anda hanya kepada BroadwaysHR dan wujudkan sistem olah data karyawan yang praktis, mudah, cepat, dan aman dengan klik di sini!
Nikmati juga layanan coba gratis aplikasinya selama 30 hari sekarang juga!
