surat refernesi kerja

7 Poin Penting dalam Surat Referensi Kerja untuk Karyawan Terbaik Anda

Reference check adalah salah satu alat paling berguna dalam perekrutan karyawan. Surat referensi kerja dapat membantu memverifikasi dan menilai keterampilan kerja pelamar, posisi sebelumnya yang dipegang, tanggung jawab, karakter pribadi, dan kinerja dalam pekerjaan. Sebagai manajer atau supervisor, anggota tim Anda mungkin meminta untuk disiapkan surat referensi kerja (employee reference letter) berguna dalam mendukung staff Anda pada perjalanan karier baru mereka dan membantu mengamankan posisi mereka sesuai dengan kemampuannya. Dalam artikel ini akan diulas mengenai manfaat dan langkah penting untuk menulis surat referensi kerja.

Manfaat Membuat Surat Referensi Kerja

Surat referensi yang dibuat oleh pemberi kerja adalah dokumen yang ditulis oleh pemberi kerja untuk memberikan informasi detail tentang perilaku, kemampuan, kualitas, dan pencapaian mantan karyawan mereka di perusahaan. Surat penting ini berisi rekomendasi dari pemberi kerja sebelumnya yang mendukung keterampilan kandidat. Dalam kebanyakan kasus, surat referensi ini menjadi persyaratan untuk merekrut staf baru dalam sebuah organisasi.

Berikut ini adalah beberapa manfaat menulis surat referensi kerja bagi Anda dan mantan karyawan Anda:

  • Membangun kepercayaan dalam tim dan mendorong karyawan melakukan segala hal yang terbaik di tempat kerja.
  • Mendukung mantan karyawan Anda karena mereka memerlukan referensi untuk memulai pekerjaan baru.
  • Menunjukkan tingkat profesionalisme Anda dan tanda rasa terima kasih atas pekerjaan dan dedikasi karyawan Anda di perusahaan.

Bagaimana Cara Membuat Surat Referensi Kerja?

surat referensi kerja

Sumber: Freepik

Usahakan agar employee reference letter yang Anda tulis tetap pendek, padat, dan sederhana. Ini membantu pembaca untuk mengetahui skill dan pengalaman pelamar secara instan. Pilih nada surat yang mencerminkan sikap sopan, positif, dan apresiatif. Gaya bahasa ini akan berdampak positif pada umpan balik yang diterima karyawan Anda yang sedang melamar di tempat kerja baru. Simak langkah-langkah berikut ini saat akan menulis surat referensi kerja untuk karyawan Anda:

1. Menyatakan Niat Anda sebagai Pemberi Kerja

Langkah awal ini merupakan praktik standar untuk menyatakan tujuan surat Anda ditulis sejak awal dengan bahasa yang sederhana dan jelas. Pernyataan niat ini membantu pembaca memahami apa isi surat itu dengan cepat.

2. Sertakan Posisi Pekerjaan Karyawan Saat ini

Poin ini sangat ideal untuk menyatakan posisi pekerjaan karyawan Anda saat ini dan lamanya layanan yang diberikan kepada tim Anda. Informasi ini membantu untuk membuktikan apa yang pelamar tuliskan di surat lamaran atau CV. Pembaca atau tim perkerut ingin mengetahui bahwa pemohon jujur dalam lamaran pekerjaannya.

3. Sebutkan Prestasi Karyawan Anda

Surat referensi pekerjaan mencakup rincian tugas yang berhasil dilakukan oleh karyawan Anda dan pujian (commendations) yang mereka peroleh di perusahaan Anda. Langkah ini membantu untuk menemukan area mana yang mungkin memerlukan pelatihan ekstra bagi pelamar. Misalnya: “Roy telah menangani berbagai proyek perusahaan dengan baik dan profesional. Kami telah menominasikannya untuk penghargaan ‘Karyawan Paling Aktif’ karena kontribusinya yang tiada henti.”

4. Highlight Beberapa Contoh Pengalaman

manajer perusahaan

Sumber: Freepik

Berikan beberapa contoh pengalaman yang Anda alami bersama karyawan Anda. Tujuannya adalah untuk memberi pemahaman kepada tim perekrut baru tentang karakter pelamarnya. Ini juga menunjukkan bagaimana karyawan Anda semasa bekerja dapat dengan mudah berhubungan dengan rekan kerja dan menyoroti sikapnya terhadap pekerjaan. Misalnya, “Saya beberapa kali kewalahan dengan sebuah proyek besar, dan dia bekerja lembur untuk memastikan pelayanan kami tepat waktu.”

5. Terbuka untuk Korespondensi Lebih Lanjut

Tunjukkan kepada pembaca bahwa Anda terbuka untuk mendengar kabar karier mantan karyawan Anda di masa mendatang. Atau bisa juga perusahaan baru tempat mantan karyawan Anda bekerja saat ini ingin menghubungi Anda lagi untuk menanyakan beberapa hal. Menulis surat referensi kerja ini akan membantu pembaca merasa nyaman untuk menghubungi Anda melalui telepon atau mengirim email.

6. Berikan Detail Kontak Anda

Berikan rincian kontak Anda yang akan bermanfaat bagi perusahaan baru. Ini sangat berguna saat pihak perekrut ingin mendapatkan informasi tambahan dari Anda tentang kandidat. Anda dapat memasukkan alamat email, nomor telepon, dan alamat kantor Anda.

7. Tanda Tangan

Bubuhkan tanda tangan Anda untuk memberi bukti kepada pembaca bahwa Anda menyetujui apa yang tertulis dalam surat itu. Anda bisa memberikan tanda tangan basah atau tanda tangan digital sesuai ketentuan.

Contoh Surat Referensi Kerja

Bapak Reynaldi yang terhormat,

Saya senang untuk merekomendasikan Saudara Rio Jones melamar di perusahaan Anda. Dia telah bekerja untuk Multiple Media sebagai konsultan media digital selama lima tahun. Posisi saya adalah manajer langsungnya.

Rio bertanggung jawab untuk menghasilkan prospek secara online, menanggapi pertanyaan pelanggan dengan baik, dan menyiapkan laporan teknis. Kesemuanya selalu berhasil diselesaikannya tepat waktu. Dedikasinya yang luar biasa kepada tim kami membuat kami menerima penghargaan untuk 'Konten Media Terbaik' pada tahun 2021. Pengalaman kerjanya akan sempurna sebagai modal untuk menempati posisi manajer digital di perusahaan Anda.

Saya sangat yakin dengan kemampuan Rio untuk sukses di organisasi mana pun yang dia ikuti. Saya berharap yang terbaik untuk karier gemilangnya di masa depan.

Silakan hubungi saya di +62801000xxxxx atau email saya di e.mail@email.com jika Anda memiliki pertanyaan lain.

Salam,


Catharina Wayne

Kapan Surat Referensi Kerja Harus Disertakan?

Jika tim perekrut di perusahaan baru tidak secara khusus memintanya, tergantung kebijaksanaan Anda sebagai manajer apakah menyediakannya dengan aplikasi atau tidak. Pertimbangkan untuk menulis dan mengirim surat referensi jika menyoroti pencapaian atau keterampilan tertentu yang berhubungan dengan posisi baru yang karyawan Anda di perusahaan baru. Employee reference letter yang kuat dapat membantu karyawan Anda lebih menonjol dibanding kandidat lain.

surat referensi kerja

Sumber: Freepik

Baca juga: Cara Membuat Surat Resign Kerja dengan 3 Langkah Ini, Ikuti dengan Benar

Menulis surat dalam format bisnis yang tepat akan lebih mudah jika perusahaan Anda memiliki berbagai template yang pastinya sangat membantu. Aplikasi HR BroadwaysHR menawarkan sistem berbasis cloud yang memudahkan seluruh urusan administrasi HR, termasuk permintaan berbagai surat dari karyawan Anda hanya dengan satu aplikasi. 

surat referensi kerja

Dengan fitur Employee Self Service, karyawan dapat mengakses dan melihat data pribadi, absensi, transaksi, hingga urusan administratif melalui portal berbasis website yang terintegrasi. Segera hubungi kami di sini dan cobalah Free Trial-nya!