5 Fakta tentang Human Resource Planning bagi Perusahaan

Dalam mencapai tujuan bisnis, sebuah perusahaan pastinya membutuhkan perencanaan sumber daya manusia atau human resource planning (HRP) yang efektif. Hal ini dikarenakan sumber daya manusia atau karyawan akan menjalankan operasional bisnis. Sehingga, mereka harus memiliki keahlian yang diharapkan perusahaan. HRP atau human resource planning adalah proses yang menjadi tanggung jawab HR. Dengan menerapkan metode perencanaan ini, HR dapat memetakan dan mengevaluasi bagaimana keadaan SDM di perusahaan serta mengambil keputusan untuk melakukan perekrutan. Berikut 5 fakta mengenai HRP.

Definisi Human Resource Planning

Sumber: iStockPhoto

Perencanaan SDM atau Human Resource Planning (HRP) adalah proses strategis yang bertujuan untuk mengidentifikasi dan merencanakan kebutuhan perusahaan terhadap kebutuhan SDM. Human resource planning ini melibatkan analisis mendalam terhadap kebutuhan tenaga kerja, perencanaan kebutuhan rekrutmen, pengembangan karyawan, pengaturan alokasi tenaga kerja, dan manajemen kinerja.

Dalam human resource planning ini perusahaan melakukan analisis terhadap kebutuhan tenaga kerja di masa depan. Hal ini mencakup penilaian terhadap jumlah karyawan yang dibutuhkan, jenis keterampilan yang diperlukan, dan spesifikasi pekerjaan yang diharapkan. Dengan memahami kebutuhan tenaga kerja di masa depan, perusahaan dapat  mempersiapkan langkah-langkah strategis untuk memenuhi kebutuhan tersebut.

Manfaat Human Resources Planning

Berikut adalah beberapa manfaat potensial dari melakukan human resource planning:

1. Membuat Adaptasi terhadap Perubahan Menjadi Lebih Mudah

Informasi yang dikumpulkan dari human resource planning mengantisipasi pergeseran kebutuhan kepegawaian atau bagaimana industri beroperasi untuk menyesuaikan diri dan berhasil. Hal ini bisa sangat penting jika mengungkapkan area khusus di mana perusahaan dapat memilih untuk memasarkan dirinya sendiri. Para profesional SDM dapat merencanakan untuk menggeser peran dan memperkirakan karyawan baru.

2. Mendorong Pertumbuhan Perusahaan

Sepanjang hidup perusahaan, perusahaan dapat mengalami banyak perubahan terkait jumlah dan kebutuhan staf. Mungkin ada karyawan yang pensiun, mengejar peluang lain, atau menerima promosi internal, menciptakan pergeseran konstan dalam pekerjaan yang harus diisi oleh perusahaan. Human resource planning menyebabkan para profesional SDM mempertimbangkan kemungkinan perubahan dan mempersiapkan diri untuk kebutuhan perekrutan di masa depan. Rencana ini juga memungkinkan mereka untuk menganggarkan dan merencanakan kebutuhan staf tambahan, perluasan departemen, dan potensi pensiun.

3. Mempertahankan Keunggulan Kompetitif

Human resource planning dapat membantu bisnis membuat pelatihan taktis jangka panjang dan keputusan perekrutan. Rencana tersebut dapat membantu Anda mengidentifikasi kebutuhan pelatihan, dan kapan Anda perlu meningkatkan upaya perekrutan Anda. Para profesional HR memahami tunjangan atau manfaat yang diinginkan oleh calon karyawan, seperti menyeimbangkan kehidupan keluarga dan pekerjaan mereka, serta hal-hal lain yang dihargai oleh karyawan yang akan menjaga tingkat turnover tetap rendah. Ketika para profesional SDM menyesuaikan metode perekrutan mereka dan tunjangan yang mereka tawarkan, mereka dapat membuat perusahaan mereka lebih menarik bagi calon karyawan dibandingkan dengan pesaing.

4. Meningkatkan Value Karyawan

Proses human resource planning menekankan peninjauan karyawan saat ini. Tinjauan ini mencakup jabatan dan keterampilan yang dimiliki staf dan mengidentifikasi bakat-bakat yang penting bagi operasi perusahaan. Dengan memiliki rencana, para profesional sumber daya manusia dapat menentukan karyawan yang membutuhkan lebih banyak pelatihan untuk menyelesaikan tugas mereka secara efektif, atau menetapkan karyawan mana yang memiliki keterampilan dan sifat yang menjadikan mereka kandidat yang sangat baik untuk posisi kepemimpinan atau spesialisasi lainnya.

Tahapan Human Resources Planning

Sumber: iStockPhoto

1. Mememeriksaan dan Memetakan SDM yang Dimiliki  

Anda dapat melakukan pemeriksaan jumlah karyawan, membuat pemetaan mengenai keahlian, kompetensi dan performa mereka. Ini penting untuk mengetahui potensi SDM perusahaan Anda dan melakukan perkiraan kebutuhan di masa yang akan datang.

2. Melakukan Prediksi Kebutuhan SDM dalam Jangka Panjang 

Pada tahapan kedua, Anda harus melakukan prediksi atau memperkirakan kebutuhan sumber daya manusia di perusahaan dalam jangka panjang. Prediksi jangka panjang akan membantu program HRD di perusahaan menjadi lebih terarah. Karena Anda telah mengetahui berapa banyak jumlah SDM yang Anda butuhkan dan jenis karyawan seperti apa yang Anda perlukan di masa yang akan datang. Anda dapat melakukan perkiraan kebutuhan menggunakan analisis SWOT untuk mencari kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman yang akan datang.

3. Membandingkan SDM yang Dimiliki dengan Kebutuhan Jangka Panjang

Pada tahapan ini, Anda perlu mengetahui apakah perusahaan Anda memiliki kelebihan atau kekurangan karyawan. Anda perlu memastikan apakah pasokan tenaga kerja dan kebutuhan tenaga kerja telah sesuai. Perbandingan kedua hal ini akan berguna untuk membuat perencanaan yang akan diambil. 

4. Merencanakan Tindakan  

Setelah membandingkan antara SDM yang dengan kebutuhan jangka panjang, Anda perlu membuat rencana strategi HRD. Hal ini untuk merealisasikan tindakan dan contoh strategi SDM yang akan diambil. Pada tahap ini Anda perlu memutuskan, jika terjadi kekurangan karyawan Anda harus membuat rencana perekrutan karyawan baru. Sebaliknya, jika terjadi kelebihan karyawan maka Anda perlu membuat rencana untuk transisi karyawan, relokasi, atau pensiun. 

5. Menerapkan Rencana 

Tahap selanjutnya adalah implementasi rencana. Pada tahap ini rencana yang sudah ditetapkan baik itu rencana melakukan rekrutmen tenaga kerja, melakukan pelatihan tenaga kerja, atau melakukan pengurangan tenaga kerja dengan relokasi atau pensiun dapat dilaksanakan.

6. Mengevaluasi Setiap Rencana

Setelah mengimplementasikan rencana, tahapan yang terakhir adalah melakukan evaluasi secara berkala. Tahap ini penting untuk memantau efektivitas dari strategi HR yang telah diimplementasikan. Dalam tahap ini juga perlu dilakukan untuk melakukan penyesuaian atau perubahan rencana di kemudian hari jika diperlukan.

Faktor yang Mempengaruhi Human Resource Planning

Walaupun human resource planning mendatangkan berbagai manfaat bagi perusahaan, namun di dalam praktiknya terdapat beberapa faktor yang mempengaruhi keberhasilan dan kelancaran penyusunannya. Berikut ini beberapa faktor yang harus Anda perhatikan.

1. Tipe dan Strategi Perusahaan

Tipe dan strategi perusahaan memiliki pengaruh besar dalam penyusunan human resource planning. Dengan melihat tipe dan strategi perusahaan, HR bisa memprediksi dan memproyeksikan berapa banyak SDM yang dibutuhkan untuk suatu pekerjaan. Selain itu, HR dan manajemen juga harus menentukan kemana strategi perencanaan SDM akan difokuskan. Di mana biasanya HR akan memfokuskan pada rekrutmen dan proses seleksi kandidat yang dibutuhkan perusahaan.

2. Keadaan yang Tidak Pasti

Tidak bisa kita pungkiri bersama jika dunia HR adalah dunia yang penuh dengan ketidakpastian. Termasuk juga dalam human resources planning yang bergantung pada aspek internal dan eksternal. Ketidakpastian tersebut bisa datang dari keadaan politik, gejolak sosial dan ekonomi, adanya teknologi baru, karyawan pensiun, dan banyak lainnya yang dapat mempengaruhi kelancaran praktek perencanaan SDM.

3. Rentang Waktu

HRP perlu memiliki rentang waktu, biasanya dipersiapkan untuk enam bulan hingga satu tahun mendatang. Rentang waktu ini dimaksudkan agar rencana yang telah dibuat dapat dijalankan segera dan tetap relevan dengan keadaan bisnis.

4. Pasar Tenaga Kerja

Menemukan kandidat yang cocok dengan kebutuhan perusahaan tidaklah mudah, hal inilah yang harus diantisipasi HR. Namun, melalui HR planning semuanya bisa dipersiapkan dengan baik mulai dari posisi apa yang membutuhkan karyawan baru, karyawan seperti apa yang akan mendapatkan promosi atau demosi.

5. Tekanan Internal

Tekanan di internal juga menjadi faktor yang mempengaruhi human resource planning. Tuntutan dari pihak internal yang lebih tinggi sering membuat HR tidak bisa menjalankan rencana yang telah disusun, hal ini sering terjadi sehingga mau tidak mau HR perlu melakukan penyesuaian dalam penyusunan perencanaan SDM.

BroadwaysHR, Solusi Aman Merencanakan Human Resource Planning

Human resource planning membantu perusahaan untuk menyusun dan menganalisis kebutuhan tenaga kerja di perusahaan. Sehingga, perekrutan karyawan baru dapat dilakukan dengan lebih efektif dan efisien. Salah satu yang mendukung human resource planning adalah bagaimana HR dapat menemukan kandidat yang tepat dalam proses rekrutmen. Maka dari itu, HR juga perlu mengembangkan strategi pencarian bakat.

BroadwaysHR adalah salah satu aplikasi berbasis HRIS yang bisa membantu Anda untuk merencanakan HRP. Melalui fitur Organization Management, Anda dapat melakukan pengembangan dan pengelolaan organisasi. Ini meliputi pengaturan job holder, employee assesment, dan lainnya. Segera registrasi di sini untuk mendapatkan uji coba secara GRATIS selama 30 hari.